Organiser un concert d’ensemble, étape par étape
Un concert d’ensemble se prépare dans un ordre précis : date, lieux, programme, participants, inscriptions, puis organisation du jour J. Commence par réserver la salle de concert et une salle de répétition avant d’annoncer l’événement. Le programme et l’ordre de passage déterminent ensuite les besoins en pupitres, instruments, microphones et éclairage. Prévois aussi du temps pour confirmer les réservations, tester la technique et répartir les bénévoles.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du concert
2 personnes
- 2
Réserver le lieu
2 personnes
- 3
Réserver la salle de répétition
- 4
Établir le programme
2 personnes
- 5
Confirmer les ensembles participants
2 personnes
- 6
Rassembler les morceaux et les parties
2 personnes
- 7
Fixer l’ordre de passage
2 personnes
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Publier le concert en ligne
- 10
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Confirmer les réservations
- 13
Mettre en page le programme
2 personnes
- 14
Imprimer les livrets du programme
2 personnes
- 15
Informer les musiciens
- 16
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 17
Commander le catering
- 18
Faire les courses
2 personnes
- 19
Vérifier la liste des instruments
2 personnes
- 20
Tester la technique
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Aménager l’entrée
2 personnes
- 23
Préparer la salle
4 personnes
- 24
Installer les chaises
4 personnes
- 25
Aménager l’espace de scène
4 personnes
- 26
Installer les pupitres
3 personnes
- 27
Installer les instruments
4 personnes
- 28
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 29
Régler l’éclairage
2 personnes
- 30
Suspendre la décoration
2 personnes
- 31
Préparer les brochures du programme
2 personnes
- 32
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 33
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 34
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 35
Aménager le vestiaire
2 personnes
- 36
Tester la caisse et le terminal de paiement
2 personnes
- 37
Ouvrir les portes
2 personnes
- 38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 39
Contrôler les billets
2 personnes
- 40
Distribuer les programmes
2 personnes
- 41
Tenir le vestiaire
2 personnes
- 42
Accompagner les musiciens
2 personnes
- 43
Annoncer les spectacles
- 44
Coordonner les changements de scène
3 personnes
- 45
Surveiller le niveau sonore
- 46
Ouvrir le buffet de pause
2 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 49
Réapprovisionner le café et le thé
2 personnes
- 50
Rassembler les déchets
2 personnes
- 51
Accompagner les visiteurs vers la sortie
2 personnes
- 52
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
- 53
Clôturer les paiements
2 personnes
- 54
Ranger les instruments en toute sécurité
4 personnes
Suivi
- 55
Démonter le système de sonorisation
3 personnes
- 56
Ranger les pupitres à musique
3 personnes
- 57
Ranger les chaises
4 personnes
- 58
Dégager les tables
3 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Réfrigérer les restes
2 personnes
- 61
Évacuer les déchets
2 personnes
- 62
Nettoyer la salle
3 personnes
- 63
Vérifier les toilettes
- 64
Nettoyer l’entrée
2 personnes
- 65
Retirer la décoration
2 personnes
- 66
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
- 67
Retourner les matériels
2 personnes
- 68
Conserver les objets trouvés
- 69
Fermer le lieu
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 100
- Tables pliantesqté 10
- Portants de logeqté 3
- Portantsqté 3
- Cintres de vestiaireqté 120
- Tabouretsqté 12
Équipement
- Piano numérique
- Banc de piano
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Haut-parleursqté 2
- Table de mixage
- Amplificateur
- Boîtiers DIqté 2
- Câbles audioqté 12
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Passe-câblesqté 8
- Pupitres de musiqueqté 35
- Sacs de pupitreqté 35
- Métronomeqté 2
- Fourchette de sonnerieqté 2
- Piles AAqté 24
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 6
- Lampadairesqté 4
- Pieds d’éclairageqté 4
Vaisselle
- Tasses à caféqté 100
- Verresqté 120
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Pinces de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Planches à découperqté 3
- Couteaux à painqté 3
- Ciseauxqté 3
- plateauxqté 8
Décoration
- Nappesqté 10
- Tentures de scèneqté 4
- Compositions floralesqté 4
- Panneau d’accueil
- Pupitres de programmeqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balayette et pelleqté 2
- Serpillièresqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve la salle de concert et la salle de répétition dès que la date est fixée. Garde une marge d’au moins deux semaines entre la dernière répétition complète et le concert pour absorber les changements de programme.
- Établis le programme avant d’envoyer les invitations. Rassemble les morceaux et les parties, puis fixe l’ordre de passage afin que les ensembles sachent exactement ce qu’ils doivent préparer.
- Ne limite pas les inscriptions au nombre de sièges disponibles. Recueille aussi les besoins alimentaires et confirme les réservations quelques jours avant le concert, car les désistements et les demandes particulières arrivent tard.
- Teste toute la chaîne technique pendant une répétition : microphones, pieds, haut-parleurs, table de mixage, amplificateur, câbles, rallonges et multiprises. Prévois des piles AA et des passe-câbles avant l’installation du public.
- Prépare l’accueil et la scène avant l’ouverture du lieu. Installe les chaises, pupitres, éclairages, portants et tables, puis réserve un responsable pour l’entrée et un autre pour les musiciens afin d’éviter les blocages pendant les derniers réglages.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert d’ensemble ?
- Prévois au moins 8 à 12 semaines pour un concert réunissant plusieurs ensembles. Ce délai permet de réserver les deux salles, confirmer les participants, préparer le programme, ouvrir les inscriptions et organiser la technique.
- Quand faut-il réserver la salle pour un concert d’ensemble ?
- Réserve la salle dès que la date est choisie, idéalement 8 à 12 semaines avant le concert. Vérifie en même temps les horaires d’accès, les répétitions, le rangement du matériel et les possibilités d’installation.
- Quand envoyer les invitations pour un concert ?
- Envoie les invitations après avoir confirmé le programme, les ensembles participants et l’ordre de passage, généralement 4 à 6 semaines avant la date. Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant le concert.
- Combien de temps avant le concert faut-il tester la technique ?
- Fais un test complet 2 à 3 heures avant l’arrivée du public, puis vérifie à nouveau les microphones, haut-parleurs, câbles et éclairages après l’installation. Une répétition technique séparée est préférable si plusieurs ensembles se produisent.
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