Cómo organizar un concierto de conjunto paso a paso
Organizar un concierto de conjunto requiere coordinar músicos, repertorio, sala y técnica en un orden concreto. Empieza fijando la fecha y reservando tanto el lugar como la sala de ensayo; después confirma los conjuntos y reúne las partituras. Durante las últimas semanas, cierra el programa, las inscripciones, el catering y los voluntarios. El día del concierto, reserva al menos dos horas para probar el sonido, preparar el escenario, colocar las sillas y montar la entrada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha del concierto
2 personas
- 2
Reservar el lugar
2 personas
- 3
Reservar la sala de ensayo
- 4
Elaborar el programa
2 personas
- 5
Confirmar los conjuntos participantes
2 personas
- 6
Reunir partituras y partes
2 personas
- 7
Fijar el orden de actuación
2 personas
- 8
Enviar invitaciones
2 personas
- 9
Publicar el concierto en línea
- 10
Gestionar inscripciones
2 personas
- 11
Recoger preferencias dietéticas
- 12
Confirmar las reservas
- 13
Maquetar el programa
2 personas
- 14
Imprimir folletos del programa
2 personas
- 15
Informar a los músicos
- 16
Asignar voluntarios
2 personas
- 17
Pedir el catering
- 18
Hacer la compra
2 personas
- 19
Comprobar la lista de instrumentos
2 personas
- 20
Probar la técnica
2 personas
Evento
- 21
Abrir la ubicación
2 personas
- 22
Montar la entrada
2 personas
- 23
Preparar la sala
4 personas
- 24
Colocar las sillas
4 personas
- 25
Montar el espacio del escenario
4 personas
- 26
Colocar los atriles
3 personas
- 27
Preparar los instrumentos
4 personas
- 28
Montar el sistema de sonido
3 personas
- 29
Configurar la iluminación
2 personas
- 30
Colgar la decoración
2 personas
- 31
Preparar folletos del programa
2 personas
- 32
Montar el buffet de catering
3 personas
- 33
Enfriar las bebidas
2 personas
- 34
Preparar café y té
2 personas
- 35
Montar el guardarropa
2 personas
- 36
Probar la caja y el datáfono
2 personas
- 37
Abrir las puertas
2 personas
- 38
Recibir a los visitantes
3 personas
- 39
Comprobar los mapas
2 personas
- 40
Repartir folletos del programa
2 personas
- 41
Atender el guardarropa
2 personas
- 42
Acompañar a los músicos
2 personas
- 43
Anunciar las actuaciones
- 44
Coordinar los cambios de escenario
3 personas
- 45
Vigilar el nivel de sonido
- 46
Abrir el buffet del descanso
2 personas
- 47
Servir aperitivos
3 personas
- 48
Rellenar las bebidas
2 personas
- 49
Reponer café y té
2 personas
- 50
Recoger la basura
2 personas
- 51
Guiar a los visitantes hacia la salida
2 personas
- 52
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
- 53
Cerrar pagos
2 personas
- 54
Guardar los instrumentos de forma segura
4 personas
Seguimiento
- 55
Desmontar el sistema de sonido
3 personas
- 56
Recoger los atriles de música
3 personas
- 57
Recoger sillas
4 personas
- 58
Recoger las mesas
3 personas
- 59
Lavar la vajilla
3 personas
- 60
Refrigerar los sobrantes
2 personas
- 61
Retirar los residuos
2 personas
- 62
Limpiar la sala
3 personas
- 63
Comprobar los baños
- 64
Limpiar la entrada
2 personas
- 65
Retirar la decoración
2 personas
- 66
Recoger el material prestado
2 personas
- 67
Devolver los materiales
2 personas
- 68
Guardar los objetos perdidos
- 69
Cerrar el recinto
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 100
- Mesas plegablescant. 10
- Percheros para camerinoscant. 3
- Percheroscant. 3
- Perchas para el guardarropacant. 120
- Taburetescant. 12
Equipo
- Piano digital
- Banco de piano
- Micrófonoscant. 4
- Soportes para micrófonocant. 4
- Altavocescant. 2
- Mesa de mezclas
- Amplificador
- Cajas DIcant. 2
- Cables de audiocant. 12
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 6
- Alfombrillas para cablescant. 8
- Atriles de músicacant. 35
- Bolsas para pupitrescant. 35
- Metrónomocant. 2
- Diapasóncant. 2
- Pilas AAcant. 24
Iluminación
- Focos LEDcant. 6
- Lámparas de piecant. 4
- Soportes de iluminacióncant. 4
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 4
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de pancant. 3
- Tijerascant. 3
- bandejascant. 8
Decoración
- Mantelescant. 10
- Telones de escenariocant. 4
- Arreglos floralescant. 4
- Cartel de bienvenida
- Atriles para programascant. 4
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Recogedor y escobacant. 2
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 3
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra el orden de actuación al menos 10 días antes y envíalo a todos los músicos junto con el programa. Así pueden comprobar cambios de repertorio, duración y necesidades de atriles o instrumentos.
- Haz una lista técnica por conjunto y prueba micrófonos, altavoces, mesa de mezclas, amplificador, cajas DI y cables como mínimo 2 horas antes de abrir la sala. Deja pilas AA y regletas de repuesto a mano.
- Calcula las sillas según el público previsto y coloca el escenario antes de que lleguen los músicos. Los atriles, taburetes, banco de piano y piano digital suelen olvidarse porque no forman parte del montaje de la entrada.
- Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones y confirma el número final al catering 3 días antes. Compra o prepara tazas, vasos, platos y cubiertos según ese recuento, no según una estimación inicial.
- Asigna voluntarios con funciones y horarios concretos: al menos una persona para la entrada, otra para camerinos y otra para coordinar a los conjuntos. Dales instrucciones por escrito antes del día del concierto, incluidos los horarios de apertura y desmontaje.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto de conjunto?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes para reservar la sala, la sala de ensayo y confirmar los conjuntos. Deja cerrados el programa, el orden de actuación y los voluntarios al menos 10 días antes.
- ¿Cuánto tiempo antes hay que llegar el día del concierto?
- Abre el lugar unas 3 horas antes si tienes que montar escenario, sillas, entrada y técnica. Reserva las 2 primeras horas para el montaje y la prueba de sonido, y deja al menos 60 minutos para corregir problemas.
- ¿Cuándo se debe imprimir el programa del concierto?
- Maqueta y revisa el programa entre 7 y 10 días antes, cuando el orden de actuación ya esté confirmado. Imprime los folletos 3 o 4 días antes para evitar que un cambio de última hora deje información incorrecta.
- ¿Cómo calcular el catering para un concierto de conjunto?
- Confirma el número de músicos, voluntarios y asistentes previstos 3 días antes y añade un margen del 10 %. Separa las preferencias dietéticas recogidas durante las inscripciones antes de hacer el pedido o la compra.
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