Organiser un concert country sans perdre le fil
Un concert country se prépare d’abord comme un projet technique, puis comme un rendez-vous convivial. Commence par fixer la date et le lieu, vérifier les autorisations et réserver rapidement les artistes, la scène et la sonorisation. Ensuite, construis le déroulé autour des balances, des changements de plateau et de l’accueil du public. Les oublis les plus coûteux concernent souvent les besoins techniques, les câbles, le catering des équipes et le plan prévu en cas de mauvais temps.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Demander les autorisations
- 3
Réserver des artistes
2 personnes
- 4
Réserver la sono
- 5
Réserver la scène
- 6
Réserver le catering
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Envoyer les infos de parking
- 11
Rassembler les informations sur les artistes
- 12
Recueillir les besoins techniques
- 13
Élaborer le déroulé
2 personnes
- 14
Établir le planning des artistes
- 15
Répartir les bénévoles
- 16
Imprimer la liste de contacts
- 17
Commander des bracelets
- 18
Créer les panneaux et la signalétique
2 personnes
- 19
Vérifier les prévisions météo
- 20
Confirmer le plan de secours
2 personnes
- 21
Confirmer le nombre de visiteurs
- 22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
- 23
Faire les courses
3 personnes
- 24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
- 25
Refroidir les boissons
2 personnes
- 26
Vérifier le lieu
2 personnes
- 27
Faire installer la scène
3 personnes
- 28
Installer le système de sonorisation
3 personnes
- 29
Installer l'éclairage
2 personnes
- 30
Monter les tentes
4 personnes
- 31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 32
Aménager le bar
3 personnes
- 33
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 34
Préparer les en-cas
4 personnes
- 35
Mettre en place le point café
2 personnes
- 36
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
- 38
Installer la décoration
3 personnes
- 39
Vérifier la scène et la salle
2 personnes
Événement
- 40
Accueillir les artistes
2 personnes
- 41
Aménager la loge des artistes
2 personnes
- 42
Effectuer les réglages sonores
3 personnes
- 43
Aménager le poste d'entrée
2 personnes
- 44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 45
Distribuer les bracelets
2 personnes
- 46
Servir les boissons
3 personnes
- 47
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 48
Annoncer le programme
- 49
Accompagner les artistes
- 50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 51
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 52
Réapprovisionner le café et le thé
- 53
Garder les tables propres
2 personnes
- 54
Vider les poubelles
2 personnes
- 55
Nettoyer les toilettes entre-temps
2 personnes
- 56
Gérer la lumière et le son
2 personnes
- 57
Annoncer le numéro final
- 58
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes
Suivi
- 59
Fermer le bar
3 personnes
- 60
Ranger le service traiteur
3 personnes
- 61
Rassembler la vaisselle
3 personnes
- 62
Rassembler les déchets
4 personnes
- 63
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 64
Démonter le matériel
3 personnes
- 65
Retirer la décoration
3 personnes
- 66
Ranger le mobilier
4 personnes
- 67
Démonter les tentes
4 personnes
- 68
Faire démonter la scène
3 personnes
- 69
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
- 70
Compter le stock
2 personnes
- 71
Vérifier le matériel
2 personnes
- 72
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tables de bièreqté 12
- Chaises pliantesqté 80
- Tabourets de barqté 8
- Tables de buffetqté 4
- Blocs de barqté 2
- Tentes de réceptionqté 3
- Portantsqté 2
Équipement
- Scène
- Haut-parleursqté 4
- Subwoofersqté 2
- Table de mixage
- Microphonesqté 6
- Pieds de microqté 6
- Boîtiers DIqté 4
- Enceintes de monitoringqté 3
- Pieds de microqté 5
- Rallongesqté 12
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 10
- Escaliers de scèneqté 2
Éclairage
- Projecteurs LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 6
- Pieds d’éclairageqté 2
Vaisselle
- Verres à eauqté 100
- Verres à bièreqté 120
- Verres à vinqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Planches de serviceqté 10
- Plateaux de serviceqté 12
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 6
- Conteneurs à glaceqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de chefqté 4
- Pincesqté 8
- Carafesqté 6
- Thermosqté 4
- Plateaux en aluminiumqté 30
- Boîtes de conservationqté 12
- Tapis rafraîchissantsqté 12
Décoration
- Drapeaux de paysqté 12
- Bancs en juteqté 8
- Bottes de foinqté 10
- Panneaux en ardoiseqté 6
- Chemins de tableqté 12
- Compositions florales artificiellesqté 12
- Guirlandes lumineusesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 4
- Seauxqté 4
- Chariots de ménageqté 2
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
- Brosses de toilettesqté 4
- Porte-rouleaux de serviettesqté 4
Catering
- Courses
Conseils
- Bloque les prestataires techniques dès que la date est fixée : la scène, les haut-parleurs, les retours, la table de mixage, les microphones et les boîtiers DI doivent correspondre aux besoins de chaque artiste. Demande leur fiche technique avant de finaliser le planning.
- Prévois les balances séparément du concert. Pour plusieurs groupes, réserve au moins 30 à 45 minutes par formation, puis ajoute 20 minutes de marge avant l’ouverture des portes.
- Ne limite pas le plan de salle à la scène : installe les tables de bière, les tables de buffet, les chaises, les tabourets et les tentes de réception en gardant des passages dégagés. Les passe-câbles et les rallonges doivent être prévus avant l’arrivée du public.
- Centralise les informations pratiques au plus tard 7 jours avant l’événement : horaires, parking, inscriptions, besoins alimentaires et contacts des artistes. Imprime aussi une liste de contacts pour l’équipe, car le téléphone d’une seule personne ne suffit pas le soir du concert.
- Traite la météo comme une décision à prendre, pas comme une simple vérification. Confirme le plan de secours au moins 48 heures avant, puis vérifie le nombre de visiteurs, les stocks non périssables et le refroidissement des boissons la veille.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert country ?
- Prévois idéalement 3 à 6 mois pour réserver les artistes, le lieu, la scène et la sonorisation. Garde les 2 dernières semaines pour les inscriptions, le déroulé, les besoins alimentaires et les confirmations.
- Quand réserver la scène et la sonorisation pour un concert ?
- Réserve-les dès que la date et le lieu sont confirmés, de préférence au moins 8 à 12 semaines avant le concert. Les besoins techniques des artistes doivent être transmis au prestataire avant la validation du matériel.
- Combien de temps prévoir pour les balances ?
- Compte 30 à 45 minutes par artiste ou groupe, puis ajoute au moins 20 minutes de marge avant l’ouverture des portes. Le planning doit aussi inclure les changements de plateau et un test des microphones, retours et DI.
- Quand confirmer le plan de secours en cas de pluie ?
- Confirme-le au moins 48 heures avant le concert, après avoir consulté les prévisions météo. Vérifie alors les tentes de réception, les accès, la protection du matériel électrique et la façon d’informer les visiteurs.
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