Cómo organizar un concierto country sin dejar cabos sueltos

Organizar un concierto country exige coordinar artistas, sonido, escenario, público y catering en un orden muy concreto. Empieza fijando la fecha y el lugar; después tramita los permisos y confirma los proveedores técnicos antes de anunciar el evento. Cuando tengas las necesidades de cada artista, podrás cerrar el programa, asignar voluntarios y preparar la información para los asistentes. El último tramo se centra en confirmar visitantes, revisar las compras, enfriar las bebidas y comprobar el plan alternativo por si cambia el tiempo.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar fecha y lugar
2 personas
2
Solicitar permisos
3
Contratar artistas
2 personas
4
Reservar el equipo de sonido
5
Reservar el escenario
6
Reservar el catering
7
Enviar invitaciones
2 personas
8
Gestionar inscripciones
9
Recoger preferencias dietéticas
10
Enviar la información de aparcamiento
11
Recopilar información de los artistas
12
Recopilar necesidades técnicas
13
Desarrollar el programa
2 personas
14
Hacer el horario de los artistas
15
Asignar voluntarios
16
Imprimir la lista de contactos
17
Pedir pulseras
18
Hacer carteles y señalización
2 personas
19
Comprobar el pronóstico del tiempo
20
Confirmar plan alternativo
2 personas
21
Confirmar el número de visitantes
22
Comprobar la lista de la compra
2 personas
23
Hacer la compra
3 personas
24
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Comprobar el lugar
2 personas
27
Encargar la instalación del escenario
3 personas
28
Montar el sistema de sonido
3 personas
29
Instalar la iluminación
2 personas
30
Montar las carpas
4 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Montar la barra
3 personas
33
Montar el buffet de catering
3 personas
34
Preparar aperitivos
4 personas
35
Montar el punto de café
2 personas
36
Comprobar los baños
2 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Colgar la decoración
3 personas
39
Revisar el escenario y la sala
2 personas

Evento

40
Recibir a los artistas
2 personas
41
Montar la zona de artistas
2 personas
42
Hacer la prueba de sonido
3 personas
43
Montar el puesto de entrada
2 personas
44
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
45
Repartir pulseras
2 personas
46
Servir las bebidas
3 personas
47
Servir aperitivos
3 personas
48
Anunciar el programa
49
Acompañar a los artistas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Reponer el bufé
2 personas
52
Reponer café y té
53
Mantener las mesas limpias
2 personas
54
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
55
Limpiar los baños periódicamente
2 personas
56
Manejar luces y sonido
2 personas
57
Anunciar el número final
58
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

59
Cerrar el bar
3 personas
60
Recoger el catering
3 personas
61
Recoger la vajilla
3 personas
62
Recoger la basura
4 personas
63
Limpiar el lugar
4 personas
64
Desmontar el equipo
3 personas
65
Retirar la decoración
3 personas
66
Recoger el mobiliario
4 personas
67
Desmontar las tiendas
4 personas
68
Desmontar el escenario
3 personas
69
Recoger objetos perdidos
2 personas
70
Contar el inventario
2 personas
71
Comprobar los materiales
2 personas
72
Devolver los objetos prestados
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas de cervezacant. 12
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 8
Mesas de buffetcant. 4
Cubos de barcant. 2
Carpas de fiestacant. 3
Percheroscant. 2

Equipo

Escenario
Altavocescant. 4
Subwooferscant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 6
Soportes de micrófonocant. 6
Cajas DIcant. 4
Altavoces de monitorcant. 3
Atrilescant. 5
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Escaleras del escenariocant. 2

Iluminación

Focos LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6
Trípodes de iluminacióncant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 100
Copas de cervezacant. 120
Copas de vinocant. 60
Tazas de cafécant. 50
Platoscant. 100
Cubiertoscant. 100
Tablas para servircant. 10
Bandejas de servircant. 12

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Neveras portátilescant. 6
Contenedores para hielocant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 8
Jarras de servircant. 6
Termoscant. 4
Bandejas de aluminiocant. 30
Recipientes herméticoscant. 12
Alfombrillas de refrigeracióncant. 12

Decoración

Banderas de paíscant. 12
Pistas de yutecant. 8
Fardos de henocant. 10
Pizarrascant. 6
Manteles runnerscant. 12
Arreglos florales artificialescant. 12
Guirnaldas de lucescant. 4

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de jabón de manoscant. 6
Escobillas de bañocant. 4
Portarrollos de toallascant. 4

Catering

Compras

Consejos

Cierra el lugar, los permisos y el escenario antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para resolver autorizaciones o cambios de montaje.
Pide a cada artista su información técnica y sus horarios con 3 semanas de antelación. Así puedes comprobar micrófonos, cajas DI, monitores, atriles y conexiones antes del día del concierto.
Reserva el sonido y la iluminación según el programa completo, no solo según el número de grupos. Incluye altavoces, subwoofers, mesa de mezclas, focos y suficientes cables alargadores y regletas.
Confirma el número de visitantes 5 días antes y ajusta el catering y la vajilla. Recoge las preferencias dietéticas durante las inscripciones, porque cambiarlas el mismo día suele causar problemas.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y activa el plan alternativo si es necesario. Revisa también las carpas, la señalización, el aparcamiento, las pulseras y la lista impresa de contactos antes de que llegue el público.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto country?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Reserva primero el lugar, los permisos, los artistas, el escenario y el equipo de sonido; deja las compras y el enfriado de bebidas para los últimos 2 días.
¿Cuándo se deben contratar los artistas y reservar el sonido?: Intenta confirmar los artistas y el sonido al menos 6 semanas antes. Pide las necesidades técnicas en cuanto firmen, porque un cambio de instrumentos o canales puede modificar la mesa de mezclas y los monitores.
¿Cuándo hay que cerrar el número de asistentes y el catering?: Cierra una cifra provisional 7 días antes y confírmala definitivamente 5 días antes. En ese momento ajusta las raciones, las bebidas, las mesas de buffet, los vasos, las copas, los platos y los cubiertos.
¿Qué se hace si llueve el día del concierto country?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo la mañana del evento. El plan alternativo debe indicar dónde van el escenario, los artistas, el público y el equipo eléctrico, no solo dónde colocar las carpas.

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