Organiser un concert classique, étape par étape

Un concert classique se construit d’abord autour d’une date, d’une salle adaptée et de musiciens disponibles. Ensuite, il faut verrouiller le répertoire, les répétitions, les autorisations et les besoins techniques avant d’ouvrir la billetterie. Les dernières semaines servent surtout à coordonner l’accueil, les sièges, les bénévoles et les informations envoyées aux visiteurs. Ce déroulé aide à éviter les oublis qui compliquent le jour du concert.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date du concert
2 personnes
2
Réserver le lieu
3
Recruter des musiciens
2 personnes
4
Déterminer le répertoire
2 personnes
5
Établir le programme
2 personnes
6
Réserver la salle de répétition
7
Réserver le catering
8
Vérifier les autorisations
9
Vérifier l’assurance
10
Concevoir les invitations
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Ouvrir la billetterie en ligne
13
Envoyer le communiqué de presse
14
Diffuser l’affiche promotionnelle
2 personnes
15
Traiter les inscriptions
16
Recueillir les besoins alimentaires
17
Informer les musiciens
18
Vérifier les morceaux et les partitions
2 personnes
19
Recueillir les besoins techniques
20
Définir la répartition des sièges
2 personnes
21
Faire imprimer le programme
22
Préparer les badges nominatifs
23
Planifier les bénévoles
24
Exporter la liste des visiteurs
25
Envoyer la confirmation aux visiteurs
26
Vérifier la liste des courses
2 personnes
27
Calculer les quantités de catering
2 personnes
28
Vérifier le matériel de premiers secours
29
Récupérer les clés
30
Faire les courses
2 personnes
31
Refroidir les boissons
2 personnes
32
Ouvrir le lieu
2 personnes
33
Inspecter la salle et le foyer
2 personnes
34
Nettoyer la salle
3 personnes
35
Installer les chaises
4 personnes
36
Installer les musiciens
3 personnes
37
Installer les pupitres
2 personnes
38
Régler l’éclairage
2 personnes
39
Aménager les tables du foyer
3 personnes
40
Préparer les livrets de programme
2 personnes
41
Monter le buffet traiteur
3 personnes
42
Installer la table d'inscription
2 personnes
43
Aménager le vestiaire
2 personnes
44
Recevoir les instruments
2 personnes
45
Vérifier les instruments
2 personnes
46
Accompagner l’échauffement
2 personnes

Événement

47
Ouvrir les portes
3 personnes
48
Enregistrer les visiteurs
3 personnes
49
Distribuer les livrets du programme
2 personnes
50
Tenir le vestiaire
2 personnes
51
Accompagner le public à la salle
2 personnes
52
Annoncer le concert
53
Interpréter la première partie du concert
8 personnes
54
Servir les boissons de la pause
4 personnes
55
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
56
Interpréter la deuxième partie du concert
8 personnes
57
Animer le moment des applaudissements
58
Accompagner le public à la sortie
3 personnes
59
Gérer le vestiaire
2 personnes

Suivi

60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Démonter le buffet
3 personnes
62
Éteindre l’équipement
2 personnes
63
Emballer les instruments
3 personnes
64
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer le foyer
3 personnes
68
Nettoyer la salle
3 personnes
69
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
70
Retourner les matériels
2 personnes
71
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 140
Tables du foyerqté 6
Table d'inscription
Portantsqté 4
Tabouretsqté 8

Équipement

Pupitres de musiqueqté 12
Pupitre de chef d’orchestre
Métronome
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4
Goulottes de câblesqté 8
Banc de piano
Fourchette de sonnerie
Caisse
Terminal de paiement

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Lampes de secours LEDqté 4
Lampes à pilesqté 4

Vaisselle

Verres à vinqté 140
Verres à eauqté 140
Tasses à caféqté 140
Assiettes à pâtisserieqté 140
Cuillères à caféqté 140
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 6
Tire-bouchonsqté 4
Tire-bouchonsqté 2
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Plateaux de serviceqté 10

Décoration

Nappesqté 8
Compositions floralesqté 6
Bandes pour pupitreqté 12
Panneau d’accueil
Panneaux d’orientationqté 8
Porte-nomsqté 12

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Sets de balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6
Poubellesqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commence par la date et la salle, puis contacte les musiciens avant d’annoncer le concert. Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour aligner disponibilités, répétitions et autorisations.
Fixe le répertoire avant de concevoir le programme ou l’affiche. Demande rapidement les partitions et les besoins techniques : microphones, pupitres, éclairage et alimentation électrique peuvent modifier la disposition de la salle.
Réserve la salle de répétition plusieurs semaines à l’avance et confirme les horaires par écrit. Une répétition générale planifiée au plus tard la veille permet de repérer les problèmes de placement ou de son.
N’attends pas le dernier moment pour gérer les inscriptions et les besoins alimentaires. Exporte la liste des visiteurs 24 à 48 heures avant le concert afin de préparer l’accueil et la répartition des sièges.
Prépare séparément la scène, le foyer et l’accueil du public. Vérifie notamment les câbles, multiprises, lampes de secours, badges nominatifs, verres et machines à café avant l’arrivée des musiciens.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un concert classique ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, recruter les musiciens, fixer le répertoire, obtenir les autorisations et ouvrir la billetterie sans travailler dans l’urgence.
Quand faut-il ouvrir la billetterie d’un concert classique ?: Ouvrez-la environ 4 à 6 semaines avant le concert, une fois la date, la salle, le programme et les informations pratiques confirmés. Vous pourrez ensuite envoyer les confirmations 2 à 3 jours avant l’événement.
Quand faut-il réserver la salle de répétition ?: Réservez-la dès que les musiciens et le répertoire sont définis, généralement 4 à 8 semaines avant le concert. Bloquez au moins une répétition générale dans les 24 heures précédant la représentation.
Que faut-il vérifier la veille d’un concert classique ?: Contrôlez les partitions, les pupitres, le piano et son banc, les microphones, la sonorisation, les rallonges et l’éclairage. Vérifiez aussi la liste des visiteurs, les badges et la répartition des sièges au plus tard le matin précédent.

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