Een klassiek concert organiseren: zo pak je het aan
Begin niet met de poster, maar met de datum, locatie en musici. Zodra die drie vaststaan, kun je repertoire, repetities, techniek en kaartverkoop logisch op elkaar afstemmen. Plan daarnaast vroeg wat bezoekers pas op de avond zelf merken: stoelindeling, garderobe, registratie, catering en verlichting. In het kant-en-klare plan staan 71 taken en 52 spullen, zodat je naast de artistieke voorbereiding ook de uitvoering in de zaal niet overslaat.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Concertdatum vastleggen
2 personen
- 2
Locatie reserveren
- 3
Musici contracteren
2 personen
- 4
Repertoire vaststellen
2 personen
- 5
Programma samenstellen
2 personen
- 6
Repetitieruimte reserveren
- 7
Catering reserveren
- 8
Vergunningen controleren
- 9
Verzekering controleren
- 10
Uitnodigingen ontwerpen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Online kaartverkoop openen
- 13
Persbericht versturen
- 14
Promotieposter verspreiden
2 personen
- 15
Aanmeldingen verwerken
- 16
Dieetwensen verzamelen
- 17
Musici informeren
- 18
Partijen en bladmuziek controleren
2 personen
- 19
Technische wensen verzamelen
- 20
Stoelindeling bepalen
2 personen
- 21
Programma laten drukken
- 22
Naamkaartjes voorbereiden
- 23
Vrijwilligers inplannen
- 24
Bezoekerslijst exporteren
- 25
Bevestiging naar bezoekers sturen
- 26
Boodschappenlijst controleren
2 personen
- 27
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
- 28
EHBO-middelen controleren
- 29
Sleutels ophalen
- 30
Boodschappen doen
2 personen
- 31
Dranken koelen
2 personen
- 32
Locatie openen
2 personen
- 33
Zaal en foyerruimte inspecteren
2 personen
- 34
Zaal schoonmaken
3 personen
- 35
Stoelen opstellen
4 personen
- 36
Musiciopstelling maken
3 personen
- 37
Muzieklessenaars plaatsen
2 personen
- 38
Verlichting instellen
2 personen
- 39
Foyertafels inrichten
3 personen
- 40
Programmaboekjes klaarleggen
2 personen
- 41
Cateringbuffet opbouwen
3 personen
- 42
Registratietafel inrichten
2 personen
- 43
Garderobe inrichten
2 personen
- 44
Instrumenten ontvangen
2 personen
- 45
Instrumenten controleren
2 personen
- 46
Inspelen begeleiden
2 personen
Event
- 47
Deuren openen
3 personen
- 48
Bezoekers registreren
3 personen
- 49
Programmaboekjes uitdelen
2 personen
- 50
Garderobe bemannen
2 personen
- 51
Publiek naar zaal begeleiden
2 personen
- 52
Concert aankondigen
- 53
Eerste concertdeel uitvoeren
8 personen
- 54
Pauzedrankjes serveren
4 personen
- 55
Dranken bijvullen
2 personen
- 56
Tweede concertdeel uitvoeren
8 personen
- 57
Applausmoment begeleiden
- 58
Publiek uitgeleiden
3 personen
- 59
Garderobe afhandelen
2 personen
Nazorg
- 60
Servies verzamelen
3 personen
- 61
Buffet afbouwen
3 personen
- 62
Apparatuur uitschakelen
2 personen
- 63
Instrumenten inpakken
3 personen
- 64
Stoelen en tafels opruimen
4 personen
- 65
Afval verzamelen
2 personen
- 66
Servies afwassen
3 personen
- 67
Foyer schoonmaken
3 personen
- 68
Zaal schoonmaken
3 personen
- 69
Geleende materialen verzamelen
2 personen
- 70
Materialen retourneren
2 personen
- 71
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 140
- Foyertafelsaantal 6
- Registratietafel
- Garderoberekkenaantal 4
- Krukkenaantal 8
Apparatuur
- Muzieklessenaarsaantal 12
- Dirigentenlessenaar
- Metronoom
- Microfoonsaantal 2
- Microfoonstatievenaantal 2
- Mengpaneel
- Luidsprekersaantal 2
- Verlengkabelsaantal 6
- Stekkerdozenaantal 4
- Kabelgotenaantal 8
- Pianobank
- Stemvork
- Kassabox
- Pinautomaat
Verlichting
- LED-spotsaantal 6
- LED-noodlampenaantal 4
- Batterijlantaarnsaantal 4
Servies
- Wijnglazenaantal 140
- Waterglazenaantal 140
- Koffiekopjesaantal 140
- Gebaksbordjesaantal 140
- Koffielepelsaantal 140
- Serveerlepelsaantal 12
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 6
- Koelboxenaantal 4
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerschalen met dekselaantal 6
- Flessenopenersaantal 4
- Kurkentrekkersaantal 2
- Snijplankenaantal 3
- Broodmessenaantal 3
- Serveerplateausaantal 10
Decoratie
- Tafelkledenaantal 8
- Bloemstukkenaantal 6
- Lessenaarbandenaantal 12
- Welkomstbord
- Richtingbordjesaantal 8
- Naamkaartjeshoudersaantal 12
Schoonmaak
- Emmersaantal 3
- Dweilenaantal 3
- Bezemsetsaantal 2
- Stoffer en blikaantal 2
- Schoonmaakhandschoenenaantal 6
- Afvalbakkenaantal 8
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de datum en locatie eerst vast en contracteer daarna de musici. Controleer meteen vergunningen, verzekering en de technische mogelijkheden van de zaal; wijzigingen in de laatste 4 weken zijn vaak lastig op te vangen.
- Stel repertoire en programma uiterlijk 6 tot 8 weken vooraf vast. Controleer daarna partijen en bladmuziek per musicus en reserveer een repetitieruimte met voldoende tijd voor een volledige doorloop.
- Open de kaartverkoop pas wanneer programma, aanvangstijd en zaalindeling definitief zijn. Verstuur de bevestiging aan bezoekers uiterlijk 3 dagen voor het concert en verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen.
- Maak een aparte technische controle voor muzieklessenaars, dirigentenlessenaar, microfoons, mengpaneel, luidsprekers en kabels. Test alle aansluitingen minimaal 2 uur vóór binnenkomst van het publiek, inclusief noodverlichting en looproutes.
- Plan vrijwilligers in voor registratie, garderobe, zaalbegeleiding en catering. Zet registratietafel, foyertafels, stoelen en garderoberekken vóór de soundcheck klaar, zodat de musici tijdens de laatste repetitie niet worden gestoord.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een klassiek concert organiseren?
- Begin bij voorkeur 4 tot 6 maanden vooraf met datum, locatie en musici. Plan repertoire, kaartverkoop en promotie daarna in fases, en reserveer de laatste 2 weken voor bevestigingen en controles.
- Wanneer moet je het repertoire voor een klassiek concert vastleggen?
- Leg het repertoire ongeveer 6 tot 8 weken voor het concert vast. Zo hebben musici tijd om partijen te controleren, te repeteren en technische wensen tijdig door te geven.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een concertzaal klaar te zetten?
- Reserveer minimaal 3 uur vóór de start voor stoelen, lessenaars, techniek, verlichting, registratie en catering. Plan daarnaast een soundcheck en laat vrijwilligers minstens 60 minuten vóór de deuren openen aanwezig zijn.
- Wanneer stuur je de bevestiging naar bezoekers?
- Stuur de bevestiging uiterlijk 3 dagen vóór het concert. Vermeld daarin de aanvangstijd, toegangs- of registratie-informatie en eventuele praktische aanwijzingen voor de zaal.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!