Organiser un concert au musée, étape par étape
Un concert au musée se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu, la date et les autorisations, puis les artistes, le programme et les inscriptions. La technique doit s’adapter aux salles sans gêner les œuvres ni la circulation des visiteurs. Prévoyez aussi l’accueil, l’accessibilité, le vestiaire et le catering, souvent réglés trop tard. Ce plan vous aide à avancer jusqu’à l’installation des chaises, du podium et du matériel sonore le jour venu.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date du concert avec le musée
2 personnes
- 2
Confirmer les musiciens et le répertoire
2 personnes
- 3
Réserver les salles du musée
- 4
Obtenir les permis et la licence de musique
- 5
Établir le programme et le planning
2 personnes
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Publier le concert en ligne
- 8
Traiter les inscriptions
2 personnes
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Commander le catering
- 11
Réserver les instruments de musique et le matériel technique
- 12
Envoyer les informations aux visiteurs
- 13
Vérifier l’itinéraire et l’accessibilité
2 personnes
- 14
Établir les règles du musée pour les visiteurs
- 15
Imprimer les badges et la liste des invités
- 16
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 17
Faire les courses
2 personnes
- 18
Refroidir les boissons
2 personnes
- 19
Transporter les instruments en toute sécurité
2 personnes
- 20
Ouvrir les salles du musée
2 personnes
- 21
Protéger les œuvres d’art et les vitrines
3 personnes
- 22
Aménager l'entrée et le vestiaire
2 personnes
- 23
Installer les chaises
4 personnes
- 24
Installer des tables d'accueil
2 personnes
- 25
Dégager la zone du podium
2 personnes
- 26
Installer les pupitres et les chaises
2 personnes
- 27
Installer le système de sonorisation
2 personnes
- 28
Tester l’éclairage pour le concert
2 personnes
- 29
Tester les microphones et les instruments
3 personnes
- 30
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
- 31
Installer les programmes et la signalétique
2 personnes
- 32
Donner le briefing à l’équipe d’accueil
3 personnes
Événement
- 33
Ouvrir les portes et l’entrée
3 personnes
- 34
Accueillir et enregistrer les visiteurs
4 personnes
- 35
Assurer le vestiaire
2 personnes
- 36
Servir le café et le thé
2 personnes
- 37
Accompagner les visiteurs dans la salle
2 personnes
- 38
Annoncer le concert
- 39
Assurer le concert
6 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Servir les en-cas de pause
3 personnes
- 42
Guider les visiteurs vers la réception
2 personnes
- 43
Servir les boissons d’au revoir
2 personnes
- 44
Assurer la remise au vestiaire
2 personnes
- 45
Accompagner les visiteurs en toute sécurité à la sortie
2 personnes
Suivi
- 46
Démonter les instruments
3 personnes
- 47
Démonter la sono
2 personnes
- 48
Rassembler la vaisselle et les verres
3 personnes
- 49
Ranger le buffet et la cuisine
2 personnes
- 50
Collecter et trier les déchets
2 personnes
- 51
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
- 52
Dégager les œuvres et les vitrines
3 personnes
- 53
Nettoyer les salles et les toilettes
3 personnes
- 54
Vérifier le vestiaire et l'entrée
2 personnes
- 55
Fermer les salles du musée
2 personnes
- 56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 120
- Tables pliantesqté 8
- Portantsqté 3
- Tabourets de scèneqté 6
- Pieds de microqté 8
Vaisselle
- Verres à vinqté 120
- Verres à eauqté 120
- Tasses à caféqté 80
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Plateaux de serviceqté 12
- Cuillères de serviceqté 12
Équipement
- Système de sonorisation compact
- Microphonesqté 4
- Pieds de microqté 4
- Table de mixage
- Boîtiers DIqté 4
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 12
- Tables pour instrumentsqté 3
Éclairage
- Projecteurs LED d'ambianceqté 8
- Rallonges électriquesqté 4
Décoration
- Nappesqté 8
- Compositions floralesqté 6
- Pupitres de programmeqté 6
- Badges nominatifsqté 20
- Flyers du programmeqté 130
- Panneaux indicateursqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Thermosqté 6
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 4
- Conteneurs à glaceqté 2
Nettoyage
- Seaux de nettoyageqté 3
- Serpillièresqté 3
- Balayette et pelleqté 2
- Chiffons microfibresqté 12
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par bloquer la date avec le musée et réservez les salles avant de confirmer les invitations. Demandez dès ce moment les règles concernant les horaires d’ouverture, le bruit, les câbles et la protection des vitrines.
- Obtenez les permis et la licence de musique plusieurs semaines avant le concert. Vérifiez aussi qui prend en charge chaque autorisation : le musée, l’organisateur ou les musiciens.
- Fixez rapidement le répertoire et la durée du programme, puis construisez le planning autour de l’accueil du public. Gardez au moins 30 minutes avant le début pour installer les chaises, dégager la zone du podium et tester les microphones.
- Traitez les inscriptions et les besoins alimentaires avant de commander le catering. Pour éviter les oublis, envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant : itinéraire, accessibilité, horaires, vestiaire et règles du musée.
- Le jour du concert, refroidissez les boissons et vérifiez le stock avant l’arrivée des visiteurs. Transportez les instruments séparément et sécurisez les rallonges, multiprises et câbles avec des passe-câbles pour ne pas créer de risque dans les salles.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un concert au musée ?
- Prévoyez au minimum 6 à 8 semaines pour coordonner la date, les salles, les musiciens, les autorisations et le matériel technique. Ajoutez davantage de temps si le musée impose une procédure spécifique ou si une licence de musique est nécessaire.
- Quand faut-il envoyer les invitations pour un concert au musée ?
- Envoyez une première invitation environ 4 semaines avant la date. Transmettez les informations pratiques et demandez les confirmations définitives 7 jours avant, afin d’ajuster les badges, les places et le catering.
- Combien de chaises prévoir pour un concert au musée ?
- Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez environ 10 % de marge. Pour 80 visiteurs attendus, installez donc environ 88 chaises, en conservant des passages accessibles et une zone dégagée devant les musiciens.
- Quand tester la sonorisation du concert ?
- Effectuez un premier test pendant l’installation, puis un second au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les boîtiers DI, les rallonges et le niveau sonore dans chaque salle.
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