Cómo organizar un concierto en un museo sin perder el control
Organizar un concierto en un museo exige coordinar dos experiencias a la vez: la música y la visita al espacio. Empieza fijando la fecha con el museo y confirmando músicos, repertorio y salas antes de anunciar nada. Después ordena permisos, inscripciones, información al público, catering y equipo técnico. El día del concierto, la protección de las obras, la accesibilidad y una prueba de sonido con tiempo son tan importantes como el programa.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Fijar la fecha del concierto con el museo
2 personas
- 2
Confirmar músicos y repertorio
2 personas
- 3
Hacer la reserva de las salas del museo
- 4
Gestionar permisos y licencia musical
- 5
Elaborar el programa y el horario
2 personas
- 6
Enviar invitaciones
2 personas
- 7
Publicar el concierto en línea
- 8
Gestionar inscripciones
2 personas
- 9
Recoger preferencias dietéticas
- 10
Pedir el catering
- 11
Reservar los instrumentos y el equipo técnico
- 12
Enviar información a los visitantes
- 13
Comprobar la ruta y la accesibilidad
2 personas
- 14
Establecer las normas del museo para los visitantes
- 15
Imprimir las acreditaciones y la lista de invitados
- 16
Comprobar el stock y el material
2 personas
- 17
Hacer la compra
2 personas
- 18
Enfriar bebidas
2 personas
- 19
Transportar los instrumentos con seguridad
2 personas
- 20
Abrir las salas del museo
2 personas
- 21
Proteger obras de arte y vitrinas
3 personas
- 22
Montar la entrada y el guardarropa
2 personas
- 23
Colocar las sillas
4 personas
- 24
Colocar las mesas de recepción
2 personas
- 25
Despejar la zona del escenario
2 personas
- 26
Colocar atriles y sillas
2 personas
- 27
Montar el sistema de sonido
2 personas
- 28
Probar la iluminación del concierto
2 personas
- 29
Probar micrófonos e instrumentos
3 personas
- 30
Preparar el buffet de catering
3 personas
- 31
Colocar programas y señalización
2 personas
- 32
Dar briefing al equipo de recepción
3 personas
Evento
- 33
Abrir las puertas y la entrada
3 personas
- 34
Recibir y registrar a los visitantes
4 personas
- 35
Gestionar el guardarropa
2 personas
- 36
Servir café y té
2 personas
- 37
Guiar a los visitantes al salón
2 personas
- 38
Anunciar el concierto
- 39
Realizar el concierto
6 personas
- 40
Rellenar las bebidas
2 personas
- 41
Servir los aperitivos del descanso
3 personas
- 42
Guiar a los visitantes a la recepción
2 personas
- 43
Servir las bebidas de despedida
2 personas
- 44
Gestionar la entrega del guardarropa
2 personas
- 45
Acompañar a los visitantes de forma segura a la salida
2 personas
Seguimiento
- 46
Desmontar los instrumentos
3 personas
- 47
Desmontar el equipo de sonido
2 personas
- 48
Recoger vajilla y vasos
3 personas
- 49
Ordenar el bufé y la cocina
2 personas
- 50
Recoger y clasificar los residuos
2 personas
- 51
Retirar sillas y mesas
4 personas
- 52
Despejar obras de arte y vitrinas
3 personas
- 53
Limpiar las salas y los baños
3 personas
- 54
Controlar el guardarropa y la entrada
2 personas
- 55
Cerrar las salas del museo
2 personas
- 56
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Sillascant. 120
- Mesas plegablescant. 8
- Percheroscant. 3
- Taburetes de escenariocant. 6
- Atrilescant. 8
Vajilla
- Copas de vinocant. 120
- Vasos para aguacant. 120
- Tazas de cafécant. 80
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 12
Equipo
- Sistema de sonido compacto
- Micrófonoscant. 4
- Soportes de micrófonocant. 4
- Mesa de mezclas
- Cajas DIcant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Alfombrillas para cablescant. 12
- Mesas para instrumentoscant. 3
Iluminación
- Focos LED uplightcant. 8
- Enrollacablescant. 4
Decoración
- Mantelescant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Atriles para programascant. 6
- Credencialescant. 20
- Folletos del programacant. 130
- Carteles direccionalescant. 8
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Termoscant. 6
- Teterascant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Contenedores para hielocant. 2
Limpieza
- Cubos de limpiezacant. 3
- Fregonascant. 3
- Recogedor y escobacant. 2
- Paños de microfibracant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, las salas y el repertorio antes de enviar invitaciones. Deja al menos 4 semanas para tramitar permisos, licencia musical y comunicación al público.
- Calcula la capacidad real de cada sala según las sillas, la ruta de evacuación y el espacio para instrumentos. Haz una comprobación de accesibilidad al menos 7 días antes y envía las indicaciones a los visitantes.
- Programa la llegada del equipo técnico y de los músicos por separado. Reserva como mínimo 90 minutos para transportar instrumentos, proteger vitrinas, colocar cables y hacer la prueba de sonido.
- Recoge las inscripciones y las preferencias dietéticas antes de pedir el catering. Como referencia operativa, confirma el número final de asistentes 3 días antes para ajustar bebidas, café, vajilla y servicio.
- Prepara la entrada antes de abrir las salas: lista de invitados, acreditaciones, guardarropa y carteles direccionales deben estar listos 30 minutos antes. Comprueba también que no queden cables sin cubrir ni zonas del escenario obstruidas.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un concierto en un museo?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite fijar fecha y salas, confirmar músicos, gestionar permisos y licencia musical, publicar el evento y cerrar el catering sin trabajar a última hora.
- ¿Cuánto tiempo se necesita para montar un concierto en un museo?
- Reserva al menos 3 horas antes de la llegada del público. Ese tiempo cubre la apertura de salas, protección de obras, colocación de sillas y mesas, montaje del sonido, instalación segura de cables y prueba acústica.
- ¿Cuándo hay que cerrar la lista de invitados y el catering?
- Cierra las inscripciones y las preferencias dietéticas 3 días antes del concierto. Imprime la lista de invitados y las acreditaciones después de esa fecha, dejando tiempo para revisar cambios y preparar la recepción.
- ¿Qué permisos hacen falta para dar un concierto en un museo?
- Como mínimo, confirma por escrito la autorización del museo y consulta la licencia musical aplicable antes de anunciar el concierto. Hazlo idealmente 4 semanas antes, porque los requisitos dependen del repertorio, el aforo y el lugar.
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