Organiser un cinéma en plein air, étape par étape

Un cinéma en plein air se prépare d’abord comme une projection technique, puis comme un accueil du public. Commence par fixer la date et le lieu, obtenir les droits du film et vérifier les autorisations avant de réserver le matériel. Ensuite, sécurise l’électricité, teste le film avec ses sous-titres et prépare un plan météo. Le jour J, l’installation de l’écran, du projecteur, du son et des câbles doit être terminée avant l’arrivée des spectateurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Obtenir les droits de projection du film
3
Vérifier les autorisations
4
Vérifier l’alimentation électrique
2 personnes
5
Tester le film et les sous-titres
2 personnes
6
Réserver les fournisseurs
7
Envoyer les invitations
2 personnes
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Publier le programme
11
Suivre les prévisions météo
12
Imprimer la liste des visiteurs
13
Préparer les fichiers vidéo
14
Faire les courses
3 personnes
15
Vérifier le matériel
3 personnes
16
Confirmer l’arrivée des bénévoles
17
Communiquer la décision météo
2 personnes
18
Inspecter le site
3 personnes
19
Briefer l’équipe de montage
20
Brancher l’électricité
2 personnes
21
Monter l'écran
4 personnes
22
Installer le projecteur
2 personnes
23
Brancher le son
2 personnes
24
Recouvrir les câbles en toute sécurité
2 personnes
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Déployer les couvertures de pique-nique
2 personnes
27
Installer les tables et le point de vente
3 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Installer la décoration
2 personnes
30
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Installer la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
33
Placer les panneaux d’information
2 personnes
34
Effectuer le test technique final
2 personnes

Événement

35
Assurer l'accueil à l'entrée
2 personnes
36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
37
Présenter le programme
38
Servir des snacks
3 personnes
39
Servir les boissons
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Indiquer les places aux visiteurs
2 personnes
43
Annoncer le film
44
Lancer le film
45
Veiller à la technique pendant le film
2 personnes
46
Accompagner les visiteurs au départ
3 personnes

Suivi

47
Rassembler les objets perdus
2 personnes
48
Ranger le service traiteur
3 personnes
49
Ranger les chaises et les couvertures
4 personnes
50
Éteindre la technique
2 personnes
51
Démonter l’écran
4 personnes
52
Retirer les câbles et l’éclairage
3 personnes
53
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
54
Nettoyer le site
4 personnes
55
Nettoyer le matériel
3 personnes
56
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
57
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Couvertures de pique-niqueqté 25
Tablesqté 8
Tentes de réceptionqté 2
Table pliante pour l’entrée
Table pliante pour le cateringqté 2

Équipement

Projecteur extérieur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphoneqté 2
Ordinateur portable pour le film
Câble HDMIqté 2
Câble HDMI de secours
Multiprisesqté 6
Rallonges électriquesqté 5
Goulottes de câblesqté 12
Piles de rechangeqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 12
Lumières à batterieqté 20

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Verres à vin réutilisablesqté 30
Coupelles pour snacksqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Pincesqté 6

Cuisine

Distributeurs de boissonsqté 3
Glacièresqté 6
Pains de glaceqté 24
Thermosqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Décoration

Guirlandesqté 8
Décoration de toile de fondqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Affiches du programmeqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Balayette et pelleqté 3
Balaiqté 2
Seauxqté 3
Serpillièreqté 3
Gafferqté 6
Gants de travailqté 8

Catering

Courses

Conseils

Réserve le projecteur extérieur, l’écran, les haut-parleurs et la table de mixage dès que la date est fixée. Prévois aussi un câble HDMI de secours : une panne de connexion peut retarder toute la séance.
Teste le fichier vidéo complet au moins 48 heures avant la projection, avec les sous-titres activés. Vérifie aussi le son sur les haut-parleurs utilisés sur place, pas seulement sur un ordinateur portable.
Contrôle l’alimentation électrique sur le site avant le montage. Calcule les longueurs de rallonges nécessaires, répartis les multiprises et couvre chaque câble avec une goulotte avant l’ouverture au public.
Prépare une décision météo avec une heure limite claire, par exemple à 14 h le jour même. Communique le maintien, le report ou l’annulation aux inscrits par le même canal afin d’éviter les informations contradictoires.
Garde au moins 60 minutes entre le début du montage et l’arrivée du public. Pendant ce créneau, installe les chaises et les couvertures, teste l’image et le son, puis vérifie que l’entrée, l’éclairage et les circulations restent dégagés.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un cinéma en plein air ?: Prévois au minimum 3 à 4 semaines pour obtenir les droits de projection, les autorisations et réserver le matériel. Garde les 48 dernières heures pour le test du film, les prévisions météo et les confirmations avec les fournisseurs et les bénévoles.
Quand faut-il tester le film et les sous-titres ?: Fais un test complet au moins 48 heures avant la séance, puis un contrôle rapide avec le projecteur et l’ordinateur portable le jour même. Vérifie l’image, la bande-son, les sous-titres et le câble HDMI de secours.
Que faire s’il pleut le soir de la projection ?: Fixe une heure de décision, idéalement vers 14 h le jour même, en fonction des prévisions et de la sécurité du site. Informe immédiatement les inscrits et l’équipe de montage ; une tente ne remplace pas une installation électrique protégée ni un site sûr.
À quelle heure commencer l’installation d’un cinéma en plein air ?: Commence au moins 2 heures avant l’accueil du public si l’écran, le projecteur, le son et l’électricité doivent être installés sur place. Termine les essais techniques au moins 30 minutes avant l’ouverture pour garder une marge en cas de problème.

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