Open-Air-Kino organisieren: So planst du den Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Kläre die Vorführrechte und nötigen Genehmigungen mindestens 6 bis 8 Wochen vor dem Termin. Ohne diese Zusagen solltest du weder den Film ankündigen noch Lieferanten verbindlich buchen.
• Teste Filmdatei, Laptop, Projektor, HDMI-Kabel, Ton und Untertitel spätestens 3 Tage vorher gemeinsam. Lege zusätzlich eine zweite Videodatei und ein Ersatz-HDMI-Kabel bereit, statt erst beim Einlass nach einer Lösung zu suchen.
• Plane die Stromversorgung vor dem Aufbau mit allen Geräten durch. Verlängerungskabel müssen lang genug sein, Kabelkanäle sollten an Laufwegen liegen und die Anschlüsse mindestens 2 Stunden vor Filmbeginn geprüft werden.
• Verfolge die Wettervorhersage ab 72 Stunden vorher und entscheide spätestens am Veranstaltungstag zu einer festen Uhrzeit über die Durchführung. Teile die Entscheidung sofort mit, damit Gäste und Helfer nicht gleichzeitig am Gelände und zu Hause auf eine Nachricht warten.
• Richte Eingang und Catering getrennt voneinander ein und stelle die Besucherliste vor Einlass ausgedruckt bereit. Kühlboxen, Kühlelemente und Thermoskannen sollten vor dem Aufbau gefüllt beziehungsweise vorgekühlt sein; so blockiert die Ausgabe nicht den Technikcheck.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Kino organisieren?

Beginne idealerweise 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Vorführrechten und Genehmigungen. Technik, Lieferanten und Einladungen sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Termin feststehen.

Wann sollte man die Technik für ein Open-Air-Kino testen?

Führe den vollständigen Test von Film, Untertiteln, Projektor, Laptop, HDMI-Verbindung und Ton mindestens 3 Tage vorher durch. Am Veranstaltungstag folgt zusätzlich ein Funktionstest, sobald Strom und Geräte aufgebaut sind.

Was macht man bei schlechtem Wetter beim Open-Air-Kino?

Lege spätestens 72 Stunden vorher fest, nach welchen Kriterien abgesagt oder verschoben wird. Informiere Gäste und Helfer zu einer klaren Uhrzeit; bei Gewitter oder unsicherer Stromversorgung sollte die Veranstaltung nicht stattfinden.

Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Open-Air-Kinos?

Plane für ein kleines bis mittleres Gelände mindestens 3 Stunden ein, einschließlich Strom, Leinwand, Projektor, Ton, Beleuchtung und Stühlen. Der Technikcheck sollte mindestens 60 Minuten vor Einlass abgeschlossen sein, damit Fehler noch behoben werden können.

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