Organiser un cinéma en plein air sans mauvaise surprise
Un cinéma en plein air se prépare d’abord sur le papier, puis sur le terrain. Commencez par obtenir les droits de diffusion, réserver le lieu et vérifier les autorisations avant d’annoncer le film. Ensuite, sécurisez l’électricité, le matériel et un lieu intérieur de secours, car une averse ou une panne suffit à compromettre la séance. Le jour J, prévoyez assez de temps pour tester l’image et le son dans les conditions réelles, installer les circulations et accueillir le public avant la tombée de la nuit.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Gérer les droits de diffusion et de projection
- 2
Réserver le lieu
- 3
Vérifier les autorisations
- 4
Prévoir l’alimentation électrique
- 5
Publier le programme du film
- 6
Envoyer les invitations
2 personnes
- 7
Traiter les inscriptions
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Vérifier les prévisions météo
- 10
Confirmer le lieu intérieur de secours
- 11
Tester l'équipement
2 personnes
- 12
Faire les courses
2 personnes
- 13
Préparer le fichier vidéo
- 14
Portionner les amuse-bouches
3 personnes
- 15
Refroidir les boissons
2 personnes
- 16
Acheminer le matériel sur le site
3 personnes
- 17
Contrôler le site
2 personnes
- 18
Brancher l’électricité
2 personnes
- 19
Installer les tentes de fête
4 personnes
- 20
Installer l'écran et le projecteur
3 personnes
- 21
Brancher et tester le son
2 personnes
- 22
Préparer les chaises et les couvertures
4 personnes
- 23
Installer les tables et le buffet
3 personnes
- 24
Installer l’éclairage
2 personnes
- 25
Balisage de l’entrée et des parcours
2 personnes
- 26
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
Événement
- 27
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 28
Servir les snacks et les boissons
3 personnes
- 29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 30
Contrôler les déchets et le site
2 personnes
- 31
Annoncer le film
- 32
Lancer et gérer le film
2 personnes
- 33
Faire partir les visiteurs en toute sécurité
3 personnes
Suivi
- 34
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 35
Démonter le buffet et le point boissons
3 personnes
- 36
Collecter et trier les déchets
3 personnes
- 37
Ranger les chaises et les couvertures
4 personnes
- 38
Démonter l’écran et les tentes
4 personnes
- 39
Nettoyer le site
3 personnes
- 40
Laver et sécher la vaisselle
2 personnes
- 41
Retourner les matériels
2 personnes
- 42
Conserver les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaises empilablesqté 80
- Tables pliantesqté 8
- Tentes de réceptionqté 2
- Couvertures de pique-niqueqté 40
- Tables de buffetqté 3
Équipement
- Projecteur
- Écran de projection
- Ordinateurs portables
- Enceintes portablesqté 2
- Microphone
- Multiprisesqté 4
- Rallongesqté 6
- Passe-câblesqté 8
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 4
- Lanternes LEDqté 8
- Lampes de pocheqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 120
- Bols réutilisablesqté 100
- Assiettes réutilisablesqté 100
- Couvertsqté 100
- Saladiers de serviceqté 10
- Cuillères de serviceqté 10
Cuisine
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Machines à pop-cornqté 2
- Bouilloiresqté 2
Décoration
- Panneaux indicateursqté 8
- Affiches du programmeqté 6
- Rouleaux de ruban de balisageqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de balaiqté 3
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Gantsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réglez les droits de diffusion et les autorisations avant de publier le programme : sans ces validations, mieux vaut ne pas annoncer le titre du film. Prévoyez aussi la date limite des inscriptions et le recueil des besoins alimentaires.
- Vérifiez les prévisions météo plusieurs fois, notamment 72 heures puis 24 heures avant la séance. Confirmez un lieu intérieur de secours au plus tard la veille et informez les inscrits du changement possible.
- Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur, les enceintes et le microphone sur place au moins 2 heures avant l’arrivée du public. Lancez le fichier vidéo en entier ou vérifiez au minimum son format, sa résolution et ses pistes audio.
- Installez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant les chaises et les tables. Gardez les câbles hors des passages, balisez l’entrée et prévoyez des lampes de poche pour les déplacements après la projection.
- Refroidissez les boissons et portionnez les amuse-bouches avant l’ouverture, plutôt que pendant l’accueil. Pour une séance d’environ 2 heures, prévoyez une distribution simple et accessible : gobelets, bols, assiettes, couverts et poubelles à proximité du buffet.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour installer un cinéma en plein air ?
- Prévoyez au moins 3 heures sur place avant l’arrivée du public. Comptez davantage si vous devez monter des tentes, installer l’écran, tirer les câbles et régler le son dans un nouvel emplacement.
- Quand vérifier la météo pour un cinéma en plein air ?
- Faites une première vérification 72 heures avant, puis une nouvelle 24 heures avant et le jour même. La décision de maintenir la séance ou de basculer vers le lieu intérieur doit être communiquée dès que possible, idéalement la veille.
- Comment tester le projecteur pour une séance en plein air ?
- Testez-le dans les mêmes conditions que la projection, au moins 2 heures avant le début. Vérifiez la netteté, la luminosité, le cadrage, la lecture du fichier vidéo et la synchronisation avec les enceintes.
- Que prévoir en cas de pluie pour un cinéma en plein air ?
- Réservez un lieu intérieur de secours avant d’envoyer les invitations et confirmez sa disponibilité la veille. Prévoyez aussi le temps nécessaire pour déplacer le matériel, les chaises et le buffet sans exposer les appareils à l’humidité.
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