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So organisierst du ein Open-Air-Kino

Ein Open-Air-Kino steht und fällt nicht nur mit dem Film, sondern mit Rechten, Strom, Ton und einem belastbaren Wetterplan. Beginne mindestens sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Vorführrechten und Genehmigungen. Danach folgen Einladungen, Anmeldungen und die Planung von Sitzplätzen, Snacks und Getränken. Am Veranstaltungstag prüfst du das Gelände bei Tageslicht und testest Bild und Ton spätestens zwei Stunden vor Beginn.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

  • 1

    Film- und Vorführrechte regeln

  • 2

    Location reservieren

  • 3

    Genehmigungen prüfen

  • 4

    Stromversorgung festlegen

  • 5

    Filmprogramm veröffentlichen

  • 6

    Einladungen verschicken

    2 Personen

  • 7

    Anmeldungen bearbeiten

  • 8

    Ernährungswünsche erfassen

  • 9

    Wettervorhersage prüfen

  • 10

    Ersatz-Indoor-Location bestätigen

  • 11

    Geräte testen

    2 Personen

  • 12

    Einkaufen gehen

    2 Personen

  • 13

    Filmdatei bereitlegen

  • 14

    Snacks portionieren

    3 Personen

  • 15

    Getränke kühlen

    2 Personen

  • 16

    Materialien zum Veranstaltungsort bringen

    3 Personen

  • 17

    Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • 18

    Strom anschließen

    2 Personen

  • 19

    Partyzelte aufbauen

    4 Personen

  • 20

    Leinwand und Beamer aufstellen

    3 Personen

  • 21

    Ton anschließen und testen

    2 Personen

  • 22

    Stühle und Decken bereitstellen

    4 Personen

  • 23

    Tische und Buffet aufstellen

    3 Personen

  • 24

    Beleuchtung anbringen

    2 Personen

  • 25

    Eingang und Laufwege markieren

    2 Personen

  • 26

    Buffet und Getränkestation einrichten

    3 Personen

Event

  • 27

    Besucher empfangen

    3 Personen

  • 28

    Snacks und Getränke servieren

    3 Personen

  • 29

    Getränke nachfüllen

    2 Personen

  • 30

    Abfall und Gelände kontrollieren

    2 Personen

  • 31

    Film ankündigen

  • 32

    Film starten und bedienen

    2 Personen

  • 33

    Besucher sicher abreisen lassen

    3 Personen

Nachbereitung

  • 34

    Geräte ausschalten

    2 Personen

  • 35

    Buffet und Getränkestation abbauen

    3 Personen

  • 36

    Müll sammeln und sortieren

    3 Personen

  • 37

    Stühle und Decken wegräumen

    4 Personen

  • 38

    Bildschirm und Zelte abbauen

    4 Personen

  • 39

    Gelände reinigen

    3 Personen

  • 40

    Geschirr spülen und trocknen

    2 Personen

  • 41

    Materialien zurückgeben

    2 Personen

  • 42

    Fundgegenstände aufbewahren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

  • StapelstühleAnz. 80
  • KlappischeAnz. 8
  • PartyzelteAnz. 2
  • PicknickdeckenAnz. 40
  • BuffetischeAnz. 3

Ausstattung

  • Projektor
  • Projektionsleinwand
  • Laptops
  • Tragbare LautsprecherAnz. 2
  • Mikrofon
  • VerlängerungskabelAnz. 4
  • VerlängerungskabelAnz. 6
  • KabelmattenAnz. 8

Beleuchtung

  • LED-LichterkettenAnz. 4
  • LED-LaternenAnz. 8
  • TaschenlampenAnz. 4

Geschirr

  • Wiederverwendbare BecherAnz. 120
  • Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 100
  • Mehrweg-TellerAnz. 100
  • BestecksetsAnz. 100
  • ServierschalenAnz. 10
  • ServierlöffelAnz. 10

Küche

  • KühlboxenAnz. 4
  • ThermoskannenAnz. 4
  • PopcornmaschinenAnz. 2
  • WasserkocherAnz. 2

Dekoration

  • WegweiserAnz. 8
  • Programmatische PosterAnz. 6
  • Absperrbänder-RollenAnz. 4

Reinigung

  • AbfallbehälterAnz. 8
  • BesensetsAnz. 3
  • EimerAnz. 3
  • PutzlappenAnz. 12
  • HandschuheAnz. 6

Catering

  • Einkäufe

Tipps

  • Klär die Film- und Vorführrechte mindestens sechs Wochen vor dem Termin. Eine gekaufte oder gestreamte Filmdatei reicht für eine öffentliche Vorführung meist nicht aus.
  • Plane Strom nicht erst beim Aufbau: Prüfe mehrere Tage vorher, ob Projektor, Laptop, Lautsprecher und Beleuchtung gemeinsam versorgt werden können, und sichere Kabel mit Kabelmatten.
  • Bestätige die Ersatz-Indoor-Location spätestens eine Woche vorher. Prüfe die Wettervorhersage erneut 24 Stunden vor Beginn und kommuniziere die Entscheidung sofort an alle Angemeldeten.
  • Teste Bild, Ton und die vorbereitete Filmdatei mindestens zwei Stunden vor Einlass vollständig. Ein kurzer Funktionstest ohne Film übersieht oft Probleme mit Lautstärke, Seitenverhältnis oder Anschlüssen.
  • Rechne Sitzplätze und Verpflegung nach den Anmeldungen ab: Stelle pro Person einen Stuhl oder eine Decke bereit und portioniere Snacks erst am Veranstaltungstag. Getränke sollten mindestens zwei Stunden vor Einlass gekühlt werden.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Open-Air-Kino planen?
Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Location, Vorführrechten und Genehmigungen. Technik, Einladungen und Verpflegung lassen sich danach in den folgenden zwei bis drei Wochen konkretisieren.
Wie viele Getränke braucht man für ein Open-Air-Kino?
Plane für die ersten zwei Stunden etwa zwei bis drei Getränke pro Person, zusätzlich Wasser. Bei warmem Wetter solltest du mindestens ein weiteres Getränk pro Person einrechnen.
Wann sollte man beim Open-Air-Kino den Wetterentscheid treffen?
Prüfe die Vorhersage 24 Stunden vorher und entscheide spätestens am Veranstaltungstag bis sechs Stunden vor Einlass. So bleibt genug Zeit, die Indoor-Location zu öffnen und die Teilnehmenden zu informieren.
Wie viel Zeit braucht der Techniktest beim Open-Air-Kino?
Plane mindestens zwei Stunden vor Einlass für Aufbau und vollständigen Test von Projektor, Leinwand, Filmdatei und Ton ein. Bei neuer oder geliehener Technik sind drei Stunden sicherer.

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