So organisierst du eine Clubmeisterschaft

Eine Clubmeisterschaft gelingt, wenn Format, Regeln und Zeitplan früh feststehen. Beginne mit der Teilnehmerzahl und plane danach Spielplan, Schiedsrichter und Helfer – nicht umgekehrt. In den letzten zwei Wochen geht es vor allem um Bestätigungen, Material und Verpflegung. Am Wettkampftag brauchst du klare Stationen für Anmeldung, Spielfelder, Wertung und Siegerehrung, damit keine Informationen zwischen Tür und Angel verloren gehen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Wettkampfformat festlegen
2 Personen
2
Spielregeln festlegen
2 Personen
3
Einladungen verschicken
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Ernährungswünsche erfassen
6
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
7
Spielplan erstellen
2 Personen
8
Schiedsrichter einteilen
2 Personen
9
Freiwillige einteilen
2 Personen
10
Reservierungen bestätigen
11
Preise und Medaillen bestellen
12
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
13
Einkaufen gehen
2 Personen
14
Wettkampfmaterial prüfen
2 Personen
15
Wertungsbögen drucken
16
Teilnehmer informieren
17
Location öffnen
2 Personen
18
Spielfelder markieren
4 Personen
19
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
20
Wettkampfmaterial bereitlegen
3 Personen
21
Anmeldetisch einrichten
2 Personen
22
Catering bereitstellen
3 Personen
23
Getränke kalt stellen
2 Personen
24
Preistisch aufbauen
2 Personen
25
Briefing für Freiwillige
6 Personen

Event

26
Teilnehmende empfangen
3 Personen
27
Teilnehmer registrieren
3 Personen
28
Eröffnungsbriefing geben
2 Personen
29
Wettkämpfe begleiten
8 Personen
30
Ergebnisse eintragen
2 Personen
31
Getränke nachfüllen
2 Personen
32
Snacks servieren
3 Personen
33
Pausebuffet auffüllen
2 Personen
34
Finalen betreuen
6 Personen
35
Endstände prüfen
2 Personen
36
Preisverleihung durchführen
3 Personen
37
Verabschiedung und Dank sagen
2 Personen

Nachbereitung

38
Spielmaterial zusammenstellen
4 Personen
39
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
40
Geschirr abwaschen
3 Personen
41
Abfall sammeln
2 Personen
42
Location reinigen
4 Personen
43
Materialien verstauen
3 Personen
44
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
45
Ergebnisse veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 80
Anmeldetisch
Preisetisch
PartyzelteAnz. 2

Sportmaterial

WettkampfbälleAnz. 12
TrainingswestenAnz. 30
KegelAnz. 40
AbsperrbandAnz. 4
PfeifenAnz. 8
StoppuhrenAnz. 6
AnzeigetafelnAnz. 6
MessbänderAnz. 3
ErsatzpumpeAnz. 2

Ausstattung

LaptopsAnz. 2
Drucker
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Tragbarer Lautsprecher
Mikrofon

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
KaffeetassenAnz. 60
KaraffeAnz. 4
ThermoskannenAnz. 4

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierschalenAnz. 10
ServierlöffelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
EiswürfelbehälterAnz. 4

Dekoration

ClubflaggenAnz. 8
BannerAnz. 4
TischdeckenAnz. 8
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
BatterielampenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Besen und KehrblechAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
ToilettenbürstenAnz. 2

Catering

Einkäufe

Preise

Becher für GewinnerAnz. 3
MedaillenAnz. 30
UrkundenAnz. 80
Wanderpokal

Sicherheit

Erste-Hilfe-Koffer
EiskompressenAnz. 6

Verwaltung

WertungsbögenAnz. 150
TeilnehmerausweiseAnz. 80
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 10
NamensaufkleberAnz. 100
Pinnwand
MarkerAnz. 12
DruckpapierAnz. 2

Tipps

Lege das Wettkampfformat mindestens vier Wochen vorher fest. Erst wenn Gruppen, Runden und Spieldauer klar sind, kannst du einen realistischen Spielplan und genügend Spielfelder planen.
Verschicke die Einladung mit einer Anmeldefrist von etwa 14 Tagen. Erfasse dabei auch Ernährungswünsche und teile den Teilnehmenden spätestens drei Tage vor dem Termin Spielplan, Regeln und Ankunftszeit mit.
Plane pro Spielfeld mindestens eine zuständige Person ein und benenne zusätzlich eine Reserve. Schiedsrichter, Helfer und die Person für die Wertungsbögen sollten vor dem Wettkampftag schriftlich eingeteilt sein.
Prüfe Wettkampfbälle, Pfeifen, Stoppuhren, Anzeigetafeln und Messbänder zwei bis drei Tage vorher. Eine Ersatzpumpe, zusätzliche Wertungsbögen und funktionierende Verlängerungskabel gehören nicht erst auf die Einkaufsliste am Veranstaltungstag.
Richte am Wettkampftag zuerst Anmeldung, Spielfelder und Wertung ein, bevor Catering und Preistisch aufgebaut werden. Rechne für Aufbau und Technik mindestens 90 Minuten ein und stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt.

Häufige Fragen

Wie früh muss man eine Clubmeisterschaft organisieren?: Mit Format, Regeln und Termin solltest du mindestens sechs Wochen vorher beginnen. Einladungen gehen idealerweise vier Wochen vorher raus, damit du etwa zwei Wochen für Anmeldungen und die Erstellung des Spielplans hast.
Wie erstellt man einen Spielplan für eine Clubmeisterschaft?: Zuerst brauchst du Teilnehmerzahl, Format, Spieldauer und verfügbare Spielfelder. Plane anschließend Pausen und Wechselzeiten ein und veröffentliche den fertigen Spielplan spätestens drei Tage vor dem Wettkampf.
Wie viele Helfer braucht man für eine Clubmeisterschaft?: Plane mindestens eine Person pro Spielfeld für Schiedsrichter- oder Betreuungsaufgaben ein. Zusätzlich brauchst du je eine Person für Anmeldung, Wertung und Siegerehrung; bei mehreren Spielfeldern ist eine Reserve sinnvoll.
Wann sollte man Material und Preise für eine Clubmeisterschaft prüfen?: Kontrolliere Sportmaterial, Drucker, Laptops und Kabel zwei bis drei Tage vor dem Termin. Preise und Medaillen solltest du mindestens eine Woche vorher bestellen, damit fehlende oder falsche Artikel noch ersetzt werden können.

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