Organiser un camp scolaire sans oublier l’essentiel

Un camp scolaire se prépare dans un ordre précis : sécuriser la date et le lieu, réserver le séjour et le transport, puis gérer les participants et les autorisations. Les informations médicales, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires doivent être centralisés avant de répartir les chambres et les groupes. Ensuite, construisez un programme réaliste, vérifiez le matériel et préparez les repas. Les derniers jours servent surtout à contrôler la météo, les listes et les bagages.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du camp
2 personnes
2
Effectuer la réservation du séjour
3
Réserver le transport pour le groupe
4
Établir la liste des participants
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Collecter les informations médicales
2 personnes
9
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
10
Établir le plan des chambres
3 personnes
11
Établir le programme
4 personnes
12
Choisir les activités et les jeux
3 personnes
13
Planifier les repas et les pauses
2 personnes
14
Inventorier les fournitures
2 personnes
15
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
16
Faire la liste des courses
2 personnes
17
Envoyer la lettre aux parents avec le programme
2 personnes
18
Vérifier les formulaires d’autorisation
2 personnes
19
Faire la répartition des groupes pour les activités
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Faire les courses
3 personnes
22
Rassembler les bagages et le matériel
4 personnes
23
Conserver les aliments au frais
2 personnes
24
Imprimer les listes de présence

Événement

25
Aménager le point de départ
3 personnes
26
Charger les bagages
4 personnes
27
Vérifier la présence au départ
3 personnes
28
Accompagner le groupe jusqu’au logement
5 personnes
29
Répartir les chambres et les couchages
4 personnes
30
Expliquer le règlement intérieur et le programme
3 personnes
31
Apporter les bagages dans les chambres
5 personnes
32
Animer l’activité de l’après-midi
5 personnes
33
Préparer le repas du soir
4 personnes
34
Servir le dîner
4 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Animer le jeu du soir
5 personnes
37
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
38
Faire la ronde du soir dans les chambres
3 personnes
39
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
40
Répartir la surveillance de nuit
2 personnes
41
Préparer le petit déjeuner
3 personnes
42
Servir le petit-déjeuner
4 personnes
43
Encadrer l’activité du matin
5 personnes
44
Préparer un panier-repas
4 personnes
45
Distribuer le déjeuner
3 personnes
46
Animer l’activité de l’après-midi
5 personnes
47
Préparer les boissons de la pause
2 personnes
48
Prendre une photo de groupe
2 personnes
49
Préparer le dîner
4 personnes
50
Servir le dîner
4 personnes
51
Encadrer le programme du soir
5 personnes
52
Distribuer les en-cas du soir
2 personnes
53
Vérifier les chambres
3 personnes
54
Préparer le petit-déjeuner et le déjeuner
4 personnes
55
Servir le dernier petit-déjeuner
4 personnes
56
Vérifier la préparation des bagages
4 personnes
57
Ranger les chambres
6 personnes
58
Animer le dernier tour de jeu
5 personnes
59
Servir le déjeuner
4 personnes
60
Effectuer l’inspection finale de l’hébergement
3 personnes
61
Charger les bagages et le matériel
5 personnes
62
Vérifier les présences avant le départ
3 personnes
63
Accompagner le groupe au point de départ
5 personnes
64
Remettre les élèves aux parents
4 personnes

Suivi

65
Récupérer les objets oubliés
2 personnes
66
Décharger le matériel
4 personnes
67
Nettoyer le matériel
3 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Vider les glacières
2 personnes
70
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Retourner les objets oubliés
2 personnes
73
Vérifier le décompte final
74
Partager les photos avec les parents

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 36
Bancs de pique-niqueqté 6

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Louchesqté 6
Petits bolsqté 8

Équipement

Glacièresqté 4
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Rallongesqté 3
Batteries externesqté 6
Téléphones portablesqté 3

Éclairage

Lampes de pocheqté 8
Lampes frontalesqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 3
Volley-ballqté 2
Frisbeesqté 6
Cônesqté 24
Cordes à sauterqté 6
Pompe à ballons
Cartes de jeuxqté 6
Jeux de sociétéqté 6

Bureau

Presse-papiersqté 6
Stylosqté 20
Étiquettes nominativesqté 40
Listes imprimées des participantsqté 8

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 6
Siffletsqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par la réservation du séjour et du transport avant d’envoyer les invitations. Gardez une marge d’au moins 2 à 3 semaines pour corriger les inscriptions et les autorisations manquantes.
Fixez une date limite d’inscription et relancez les familles 7 jours avant cette échéance. Demandez en même temps les informations médicales, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires.
Préparez le plan des chambres et la répartition des groupes après avoir traité les inscriptions, pas avant. Imprimez une liste de présence par groupe et gardez-en une copie au point de départ.
Prévoyez un programme avec des pauses et une solution de repli pour la météo. Vérifiez notamment les ballons, cônes, frisbees, jeux de société, lampes et batteries externes avant de rassembler le matériel.
Faites les courses après l’inventaire des fournitures et contrôlez les glacières le jour du départ. Les aliments à conserver au frais doivent être chargés en dernier et rester identifiables pendant le transport.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp scolaire ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant le départ. Les réservations du séjour et du transport doivent être faites en premier, puis les inscriptions et les autorisations peuvent être suivies sur plusieurs semaines.
Quand envoyer les invitations pour un camp scolaire ?: Envoyez-les dès que le séjour et le transport sont réservés, de préférence 6 à 8 semaines avant le départ. Donnez une date limite d’inscription située au moins 3 semaines avant le camp.
Combien de temps avant faut-il récupérer les informations médicales ?: Fixez la collecte des informations médicales et des contacts d’urgence au plus tard 3 semaines avant le départ. Faites une dernière vérification 7 jours avant, car les allergies ou traitements peuvent avoir changé.
Quand préparer les bagages et le matériel du camp ?: Rassemblez le matériel non périssable 2 à 3 jours avant le départ et faites l’inventaire le même jour. Préparez les aliments frais et les glacières le jour du départ, juste avant le chargement.

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