Schullandheim organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor

Bei einem Schullandheim mit 74 Vorbereitungsschritten entscheidet die Reihenfolge über einen ruhigen Ablauf. Beginne mit Campdatum, Unterkunft und Gruppentransport, bevor du Anmeldungen und Einverständnisse bearbeitest. Danach folgen medizinische Angaben, Zimmeraufteilung, Programm und Verpflegung. In den letzten Tagen prüfst du Wetter, Material, gekühlte Lebensmittel und die Anwesenheitslisten für die Abfahrt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Campdatum und Ort festlegen
2 Personen
2
Unterkunft reservieren
3
Transport für die Gruppe reservieren
4
Teilnehmerliste erstellen
2 Personen
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Medizinische Daten erfassen
2 Personen
9
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
10
Zimmeraufteilung erstellen
3 Personen
11
Programm zusammenstellen
4 Personen
12
Aktivitäten und Spiele auswählen
3 Personen
13
Mahlzeiten und Pausen planen
2 Personen
14
Bedarf erfassen
2 Personen
15
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
16
Einkaufsliste erstellen
2 Personen
17
Elternbrief mit Programm versenden
2 Personen
18
Einverständniserklärungen prüfen
2 Personen
19
Gruppeneinteilung für Aktivitäten erstellen
2 Personen
20
Wettervorhersage prüfen
21
Einkaufen gehen
3 Personen
22
Gepäck und Materialien sammeln
4 Personen
23
Lebensmittel gekühlt lagern
2 Personen
24
Anwesenheitslisten ausdrucken

Event

25
Abfahrtsbereich einrichten
3 Personen
26
Gepäck laden
4 Personen
27
Anwesenheit bei Abfahrt prüfen
3 Personen
28
Gruppe zur Unterkunft begleiten
5 Personen
29
Zimmer und Schlafplätze aufteilen
4 Personen
30
Hausregeln und Programm erklären
3 Personen
31
Gepäck in die Zimmer bringen
5 Personen
32
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
33
Abendessen vorbereiten
4 Personen
34
Abendessen servieren
4 Personen
35
Getränke nachfüllen
2 Personen
36
Abendspiel begleiten
5 Personen
37
Abendsnacks verteilen
2 Personen
38
Abendrunde durch die Zimmer machen
3 Personen
39
Geschirr und Küche reinigen
3 Personen
40
Nachtwache einteilen
2 Personen
41
Frühstück vorbereiten
3 Personen
42
Frühstück servieren
4 Personen
43
Morgenaktivität begleiten
5 Personen
44
Lunchpaket vorbereiten
4 Personen
45
Mittagessen austeilen
3 Personen
46
Nachmittagsaktivität begleiten
5 Personen
47
Pausengetränke bereitstellen
2 Personen
48
Gruppenfoto machen
2 Personen
49
Abendessen vorbereiten
4 Personen
50
Abendessen servieren
4 Personen
51
Abendprogramm betreuen
5 Personen
52
Abendhäppchen ausgeben
2 Personen
53
Zimmer kontrollieren
3 Personen
54
Frühstück und Mittagessen vorbereiten
4 Personen
55
Letztes Frühstück servieren
4 Personen
56
Kontrolle des Gepäckeinpackens
4 Personen
57
Zimmer aufräumen
6 Personen
58
Letzte Spielrunde begleiten
5 Personen
59
Mittagessen servieren
4 Personen
60
Abschlussinspektion der Unterkunft durchführen
3 Personen
61
Gepäck und Material laden
5 Personen
62
Anwesenheit vor der Abfahrt prüfen
3 Personen
63
Gruppe zum Startpunkt begleiten
5 Personen
64
Schüler an die Eltern übergeben
4 Personen

Nachbereitung

65
Zurückgebliebene Sachen einsammeln
2 Personen
66
Materialien ausladen
4 Personen
67
Materialien reinigen
3 Personen
68
Geschirr abwaschen
3 Personen
69
Kühlboxen leeren
2 Personen
70
Abfall trennen und entsorgen
3 Personen
71
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
72
Vergessene Dinge zurückbringen
2 Personen
73
Endabrechnung prüfen
74
Fotos mit den Eltern teilen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 36
PicknickbänkeAnz. 6

Geschirr

Mehrweg-TellerAnz. 40
Wiederverwendbare SchüsselnAnz. 40
Wiederverwendbare BecherAnz. 50
Wiederverwendbares BesteckAnz. 50

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochmesserAnz. 4
ServierlöffelAnz. 6
SchälchenAnz. 8

Ausstattung

KühlboxenAnz. 4
WasserkocherAnz. 2
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 6
MobiltelefoneAnz. 3

Beleuchtung

TaschenlampenAnz. 8
StirnlampenAnz. 6

Sportmaterial

FußbälleAnz. 3
VolleyballAnz. 2
FrisbeesAnz. 6
KegelAnz. 24
SpringseileAnz. 6
Ballpumpe
SpielkartenAnz. 6
BrettspieleAnz. 6

Büro

KlemmbretterAnz. 6
StifteAnz. 20
NamensaufkleberAnz. 40
Gedruckte TeilnehmerlistenAnz. 8

Sicherheit

WarnwestenAnz. 6
PfeifenAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Reserviere Unterkunft und Transport zuerst, idealerweise mehrere Monate vor dem Termin. Erst wenn Reisedaten und Schlafplätze feststehen, lassen sich Einladungen, Anmeldungen und der Elternbrief zuverlässig planen.
Erfasse bei jeder Anmeldung neben Ernährungswünschen auch medizinische Daten und Notfallkontakte. Prüfe die Einverständniserklärungen spätestens eine Woche vor der Abfahrt, damit fehlende Unterlagen nicht am Treffpunkt auffallen.
Plane das Programm nicht nur nach Aktivitäten, sondern auch nach Pausen und Mahlzeiten. Teile Gruppen und Material vorab ein; so musst du vor Ort nicht gleichzeitig Fußbälle, Volleyball, Frisbees oder Brettspiele organisieren.
Kontrolliere drei bis fünf Tage vorher die Wettervorhersage und passe das Programm an. Prüfe dabei auch Taschenlampen, Stirnlampen, Powerbanks, Mobiltelefone und Verlängerungskabel, weil fehlende Ausrüstung oft erst am Abend bemerkt wird.
Lege am Abfahrtsbereich eine gedruckte Anwesenheitsliste, Klemmbretter, Stifte und Namensaufkleber bereit. Sammle Gepäck und Materialien am Vortag und lagere Lebensmittel wie vorgesehen gekühlt, statt alles erst am Morgen zusammenzusuchen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man ein Schullandheim buchen?: Buche Unterkunft und Gruppentransport möglichst mehrere Monate vor dem Termin. Spätestens 8 bis 12 Wochen vorher sollten Datum, Ort, Schlafplätze und Anreise feststehen, damit Einladungen und Elterninformationen rechtzeitig verschickt werden können.
Wann sollten die Einverständniserklärungen vorliegen?: Setze eine Rückgabefrist etwa 3 bis 4 Wochen vor der Abfahrt. Eine vollständige Kontrolle aller Erklärungen, medizinischen Angaben und Notfallkontakte sollte spätestens 7 Tage vorher erfolgen.
Wie plant man das Programm für ein Schullandheim?: Verteile Aktivitäten, Mahlzeiten und Pausen auf den gesamten Aufenthalt und plane pro Tag mindestens eine wetterunabhängige Alternative ein. Die Gruppeneinteilung und das benötigte Material sollten spätestens eine Woche vorher feststehen.
Was muss am Tag der Abfahrt bereitliegen?: Richte den Abfahrtsbereich mindestens 30 Minuten vor dem vereinbarten Zeitpunkt ein. Dort gehören Anwesenheitslisten, Klemmbretter, Stifte, Namensaufkleber, Gepäck und das gesammelte Aktivitätsmaterial griffbereit hin.

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