Organiser un camp scolaire : la méthode complète

Un camp scolaire se prépare d’abord sur le papier, bien avant le départ. Commence par confirmer le camp et le transport, puis rassemble les informations de chaque participant : inscription, alimentation, santé et contact d’urgence. Ensuite, construis le programme, répartis les chambres et prépare les repas, le matériel et les documents de départ. Cette organisation évite les oublis qui posent problème sur place, notamment les allergies, les médicaments, les batteries déchargées et les changements de météo.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le camp
2
Réserver le transport
3
Établir la liste des participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
2 personnes
7
Collecter les informations médicales
2 personnes
8
Enregistrer les contacts d'urgence
2 personnes
9
Établir le plan des chambres
2 personnes
10
Créer le programme d'activités
3 personnes
11
Établir les règles et les consignes
2 personnes
12
Vérifier les prévisions météo
13
Adapter le programme en cas de mauvais temps
2 personnes
14
Commander les courses
2 personnes
15
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
16
Rassembler le matériel de jeu
2 personnes
17
Aménager les espaces de couchage
3 personnes
18
Créer des étiquettes à bagages
2 personnes
19
Distribuer la lettre aux participants
2 personnes
20
Récupérer les courses
2 personnes
21
Vérifier les courses
2 personnes
22
Préparer les repas
3 personnes
23
Charger les bagages
4 personnes
24
Charger le matériel
4 personnes
25
Préparer les documents de départ
2 personnes

Événement

26
Vérifier les présences
3 personnes
27
Charger les bagages dans le bus
4 personnes
28
Accueillir les participants
4 personnes
29
Attribuer les espaces de couchage
4 personnes
30
Apporter les bagages dans les chambres
4 personnes
31
Expliquer les règles du camp
3 personnes
32
Explorer le terrain et les limites
5 personnes
33
Établir la répartition des équipes
3 personnes
34
Préparer le repas du soir
4 personnes
35
Dresser les tables
4 personnes
36
Servir le dîner
5 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Animer le jeu du soir
5 personnes
39
Servir les en-cas du soir
2 personnes
40
Effectuer la ronde du soir
3 personnes
41
Accompagner le coucher
5 personnes
42
Préparer le petit déjeuner
4 personnes
43
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
44
Préparer les lunchs
4 personnes
45
Encadrer l’activité du matin
5 personnes
46
Distribuer le déjeuner
4 personnes
47
Encadrer les jeux de l’après-midi
5 personnes
48
Mettre les boissons au frais
2 personnes
49
Préparer le dîner
4 personnes
50
Servir le dîner
5 personnes
51
Encadrer l’activité du feu de camp
5 personnes
52
Effectuer la ronde du soir
3 personnes
53
Accompagner le coucher
5 personnes
54
Préparer le petit-déjeuner et le café
4 personnes
55
Servir le petit-déjeuner
5 personnes
56
Ranger les espaces de couchage
5 personnes
57
Animer la dernière activité de groupe
5 personnes
58
Rassembler les bagages
4 personnes
59
Contrôler le site
4 personnes
60
Charger le matériel
4 personnes
61
Vérifier les présences avant le départ
3 personnes
62
Accueil et remise des bagages
4 personnes

Suivi

63
Rassembler les objets trouvés
2 personnes
64
Trier les restes
2 personnes
65
Faire la vaisselle
4 personnes
66
Nettoyer la cuisine
3 personnes
67
Nettoyer le matériel
3 personnes
68
Rassembler les déchets
3 personnes
69
Évacuer les déchets
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Finaliser le transport
72
Informer les parents des objets trouvés
2 personnes
73
Ranger le matériel de camp
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 35
Tables de bièreqté 4
Porte-manteauxqté 4
Caisses de rangementqté 12

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 40
Bols réutilisablesqté 40
Gobelets réutilisablesqté 50
Tassesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Poêle en acierqté 3
Grande marmiteqté 3
Poêle à frireqté 3
Passoiresqté 3
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 4
Glacièresqté 5
Thermosqté 5
Bouilloiresqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Batteries externesqté 6
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Lampes de pocheqté 8
Pilesqté 24
Trousse de premiers secoursqté 2
Siffletsqté 6

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Volley-ballqté 2
Ballons de basketqté 2
Balles de tennisqté 12
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 24
Cerceauxqté 10
Masquesqté 10
Éponges d’eauqté 20
Cordeqté 3
Boussoleqté 6
Pompes à véloqté 2

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Étiquettes nominativesqté 50
Marqueurs indélébilesqté 12
Papier de couleurqté 100
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 8
Tableau à craieqté 2

Matériel de couchage

Matelas de couchageqté 35
Sacs de couchageqté 35
Coussinsqté 35
Couverturesqté 35
Cintresqté 40

Nettoyage

Poubellesqté 8
Bacs à vaisselleqté 4
Brosses à vaisselleqté 6
Épongesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Balaiqté 3
Raclette de solqté 2
Balayette et pelleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le départ. Tu auras ainsi le temps de relancer les familles et de vérifier les informations médicales, alimentaires et les contacts d’urgence.
Prépare le plan des chambres dès que la liste des participants est stabilisée. Garde une version imprimée pour les accompagnateurs et prévois les besoins particuliers avant d’aménager les espaces de couchage.
Construis le programme avec une solution de repli pour chaque activité extérieure. Consulte les prévisions météo 48 heures avant le départ, puis adapte les activités et le matériel en conséquence.
Vérifie les quantités de repas après réception des inscriptions, et contrôle les courses dès leur récupération. Les glacières, thermos, grande marmite et ustensiles de service sont souvent oubliés jusqu’au moment de cuisiner.
Prépare les bagages, le matériel et les documents de départ la veille. Charge séparément les trousses de premiers secours, lampes de poche, piles, batteries externes et rallonges afin de les retrouver rapidement.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp scolaire ?: Prévois idéalement 6 à 8 semaines. Les réservations du camp et du transport doivent être faites en premier, puis les inscriptions et les informations médicales doivent être clôturées environ 3 semaines avant le départ.
Quand faut-il demander les informations médicales des élèves ?: Demande-les dès l’inscription et fixe une date limite au plus tard 3 semaines avant le camp. Vérifie ensuite les allergies, traitements, restrictions alimentaires et contacts d’urgence avant de finaliser les repas et les groupes.
Quand préparer le plan des chambres pour un camp scolaire ?: Prépare-le dès que les inscriptions sont presque terminées, environ 2 semaines avant le départ. Contrôle-le une dernière fois après la clôture des inscriptions pour intégrer les absences ou besoins spécifiques.
Que faire s’il pleut pendant un camp scolaire ?: Prévois une activité intérieure pour chaque activité extérieure et décide du changement au moins quelques heures avant le début. Vérifie les prévisions à 48 heures, puis adapte le programme et rassemble le matériel de remplacement.

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