Zo organiseer je een schoolkamp zonder last-minute chaos

Een schoolkamp organiseren begint niet met activiteiten bedenken, maar met veiligheid, vervoer en een compleet deelnemersoverzicht. Leg eerst het kampterrein en de reis vast en verzamel daarna aanmeldingen, dieetwensen, medische informatie en noodcontacten. Werk vervolgens de kamerindeling, afspraken en het programma uit. In de laatste week draait alles om controleren: boodschappen, materiaal, bagage, vertrekdocumenten en een alternatief programma bij slecht weer.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Kampterrein reserveren
2
Vervoer reserveren
3
Deelnemerslijst opstellen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
2 personen
7
Medische informatie verzamelen
2 personen
8
Noodcontacten registreren
2 personen
9
Kamerindeling maken
2 personen
10
Activiteitenprogramma maken
3 personen
11
Regels en afspraken opstellen
2 personen
12
Weersverwachting controleren
13
Programma aanpassen bij slecht weer
2 personen
14
Boodschappen bestellen
2 personen
15
Sportmateriaal controleren
2 personen
16
Spelmateriaal verzamelen
2 personen
17
Slaapruimtes indelen
3 personen
18
Bagagelabels maken
2 personen
19
Deelnemersbrief uitdelen
2 personen
20
Boodschappen ophalen
2 personen
21
Boodschappen controleren
2 personen
22
Maaltijden voorbereiden
3 personen
23
Bagage inladen
4 personen
24
Materiaal inladen
4 personen
25
Vertrekdocumenten klaarleggen
2 personen

Event

26
Aanwezigheid controleren
3 personen
27
Bagage in de bus laden
4 personen
28
Deelnemers verwelkomen
4 personen
29
Slaapruimtes toewijzen
4 personen
30
Bagage naar kamers brengen
4 personen
31
Kampregels uitleggen
3 personen
32
Terrein en grenzen verkennen
5 personen
33
Teamindeling maken
3 personen
34
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
35
Tafels dekken
4 personen
36
Avondmaaltijd serveren
5 personen
37
Dranken bijvullen
2 personen
38
Avondspel begeleiden
5 personen
39
Avondsnacks serveren
2 personen
40
Avondronde uitvoeren
3 personen
41
Bedtijd begeleiden
5 personen
42
Ontbijt voorbereiden
4 personen
43
Ontbijt serveren
5 personen
44
Lunchpakketten maken
4 personen
45
Ochtendactiviteit begeleiden
5 personen
46
Lunch uitdelen
4 personen
47
Middagspellen begeleiden
5 personen
48
Dranken koud zetten
2 personen
49
Diner voorbereiden
4 personen
50
Diner serveren
5 personen
51
Kampvuuractiviteit begeleiden
5 personen
52
Avondronde uitvoeren
3 personen
53
Bedtijd begeleiden
5 personen
54
Ontbijt en koffie klaarmaken
4 personen
55
Ontbijt serveren
5 personen
56
Slaapruimtes opruimen
5 personen
57
Laatste groepsactiviteit begeleiden
5 personen
58
Bagage verzamelen
4 personen
59
Terrein controleren
4 personen
60
Materiaal inladen
4 personen
61
Aanwezigheid voor vertrek controleren
3 personen
62
Aankomst en bagage uitdelen
4 personen

Nazorg

63
Gevonden voorwerpen verzamelen
2 personen
64
Overgebleven eten sorteren
2 personen
65
Servies afwassen
4 personen
66
Keuken schoonmaken
3 personen
67
Materiaal schoonmaken
3 personen
68
Afval verzamelen
3 personen
69
Afval wegbrengen
2 personen
70
Geleend materiaal retourneren
2 personen
71
Vervoer afronden
72
Ouders informeren over gevonden spullen
2 personen
73
Kampmateriaal opbergen
3 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Klaptafelsaantal 8
Klapstoelenaantal 35
Biertafelsaantal 4
Kapstokkenaantal 4
Opbergkrattenaantal 12

Servies

Herbruikbare bordenaantal 40
Herbruikbare kommenaantal 40
Herbruikbare bekersaantal 50
Mokkenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Opscheplepelsaantal 8
Serveerschalenaantal 8

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 4
Steelpanaantal 3
Grote kookpanaantal 3
Koekenpanaantal 3
Vergietenaantal 3
Maatbekersaantal 3
Keukentangenaantal 4
Koelboxenaantal 5
Thermoskannenaantal 5
Waterkokersaantal 3

Apparatuur

Draagbare speakersaantal 2
Powerbanksaantal 6
Verlengkabelsaantal 4
Stekkerdozenaantal 4
Zaklampenaantal 8
Batterijenaantal 24
EHBO-kofferaantal 2
Fluitjesaantal 6

Sportmateriaal

Voetballenaantal 4
Volleybalaantal 2
Basketballenaantal 2
Tennisballenaantal 12
Springtouwenaantal 8
Pionnenaantal 24
Hoepelsaantal 10
Blinddoekenaantal 10
Watersponzenaantal 20
Touwaantal 3
Kompasaantal 6
Fietspompenaantal 2

Decoratie

Vlaggenlijnenaantal 6
Naamstickersaantal 50
Watervaste stiftenaantal 12
Gekleurd papieraantal 100
Plakbandaantal 6
Schaaraantal 8
Krijtbordaantal 2

Slaapmateriaal

Slaapmattenaantal 35
Slaapzakkenaantal 35
Kussensaantal 35
Dekensaantal 35
Kledinghangersaantal 40

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Afwasteiltjesaantal 4
Afwasborstelsaantal 6
Sponzenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Bezemaantal 3
Vloertrekkeraantal 2
Handveger en blikaantal 3

Catering

Boodschappen

Tips

Plan vaste momenten voor informatieverzameling: vraag dieetwensen, medische informatie en noodcontacten uiterlijk twee weken voor vertrek op. Controleer daarna per deelnemer of alle gegevens compleet zijn.
Maak het programma met een binnenalternatief per buitenactiviteit. Controleer de weersverwachting 48 uur en opnieuw 24 uur voor vertrek, zodat je op tijd kunt bijsturen.
Label bagage voordat iedereen vertrekt en deel de deelnemersbrief uiterlijk een week vooraf uit. Zet daarop ook wat mee moet, hoe laat iedereen aanwezig is en bij wie vragen terechtkunnen.
Controleer boodschappen en materiaal niet pas op locatie. Loop de bestelling en de sport- en spelmaterialen minimaal één dag voor vertrek na en houd ontbrekende spullen apart bij.
Laad bagage, materiaal en vertrekdocumenten in een vaste volgorde in. Leg EHBO-koffer, zaklampen, batterijen en powerbanks niet onderin, zodat je ze onderweg of bij aankomst direct kunt pakken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een schoolkamp organiseren?: Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met het kampterrein en vervoer. Verzamel deelnemersgegevens en verstuur de praktische informatie uiterlijk 2 weken voor vertrek.
Wanneer verzamel je medische gegevens voor een schoolkamp?: Vraag medische informatie, dieetwensen en noodcontacten op zodra de aanmelding opent. Plan een controle 2 weken voor vertrek en bewaar de actuele gegevens bij de begeleiders.
Hoe maak je een programma voor een schoolkamp bij slecht weer?: Maak voor elke buitenactiviteit minstens één binnenalternatief. Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en pas het programma uiterlijk de avond voor vertrek aan.
Wanneer pak je de spullen voor een schoolkamp in?: Controleer sportmateriaal, spelmateriaal, keukenbenodigdheden en techniek minimaal 1 dag vooraf. Laad bagage en materiaal op de vertrekdag volgens een vaste indeling en leg vertrekdocumenten apart klaar.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.