Organiser un camp de squash sans perdre le fil

Un camp de squash se prépare dans un ordre précis : inscrire les participants, sécuriser les autorisations, réserver les courts, puis construire les groupes et les matchs. Le jour venu, l’accueil doit être séparé de la zone sportive pour éviter les files et les retards. Prévoyez aussi le matériel en double lorsque c’est possible, un planning imprimé et un temps de contrôle avant l’arrivée du premier participant. Les oublis concernent souvent les besoins alimentaires, les transports et les raquettes mal préparées.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Collecter les formulaires d’autorisation
5
Réserver des courts de squash
6
Réserver du matériel sportif supplémentaire
7
Envoyer les informations de transport
8
Créer la répartition des participants
2 personnes
9
Établir le planning des matchs
2 personnes
10
Imprimer la liste de contacts
11
Préparer les badges nominaux
2 personnes
12
Faire les courses
2 personnes
13
Vérifier le matériel sportif
2 personnes
14
Vérifier la tension des raquettes
15
Préparer les ballons de match
2 personnes
16
Préparer la nourriture
3 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Inspecter le lieu
2 personnes
19
Installer la table d’inscription
2 personnes
20
Installer les tables et les chaises
4 personnes
21
Préparer les stations de sport
4 personnes
22
Installer la signalétique
2 personnes
23
Dresser les tables
3 personnes
24
Préparer la liste des présences

Événement

25
Accueillir les participants
4 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Distribuer les badges nominatifs
2 personnes
28
Expliquer les règles du camp
2 personnes
29
Animer l’échauffement de squash
3 personnes
30
Animer la formation technique
4 personnes
31
Ravitailler les points d'eau
2 personnes
32
Distribuer le snack de pause
3 personnes
33
Expliquer le programme de la compétition
2 personnes
34
Encadrer les matchs
6 personnes
35
Suivre les scores du match
2 personnes
36
Servir le dîner
4 personnes
37
Rassembler la vaisselle
2 personnes
38
Encadrer les finales
4 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Remettre les prix
2 personnes
41
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

42
Rassembler le matériel sportif
4 personnes
43
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
44
Faire la vaisselle
3 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Nettoyer les courts de squash
3 personnes
47
Nettoyer la cuisine
2 personnes
48
Remettre le lieu en état
2 personnes
49
Réfrigérer les restes
2 personnes
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Informer les parents de l’issue

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 32
Bancsqté 4

Matériel de sport

Raquettes de squashqté 30
Balles de squashqté 60
Lunettes de sportqté 30
Chasubles sportivesqté 30
Cônesqté 24
Échelles de coordinationqté 2
Chronomètresqté 4
Panneaux de scoreqté 6
Élastiques d’entraînementqté 12
Sacs de sportqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Imprimante
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone
Glacièresqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettesqté 40
Bolsqté 32
Couvertsqté 40
Tassesqté 24
Carafesqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 3
Louchesqté 6

Décoration

Étiquettes nominativesqté 35
Marqueurs indélébilesqté 6
Panneaux de signalisationqté 8
Prix et médaillesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balaisqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons microfibresqté 12
Gel hydroalcooliqueqté 4

Catering

Courses

Conseils

Commencez par les inscriptions et fixez une date limite au moins 10 jours avant le camp. Demandez en même temps les besoins alimentaires, les autorisations et les coordonnées utiles : relancer ces informations la veille complique tout.
Réservez les courts avant de construire le planning des matchs. Gardez une marge d’au moins 15 minutes entre deux créneaux pour absorber les retards, changer les groupes et remettre le matériel en place.
Préparez la répartition des participants sur papier et en version numérique. Imprimez la liste des contacts, les présences et les tableaux de score au plus tard la veille, car une panne d’ordinateur ne doit pas bloquer l’accueil.
Contrôlez les raquettes, les balles, les lunettes et les chronomètres deux jours avant. Vérifiez notamment la tension des raquettes et comptez le matériel par station, plutôt que de découvrir un manque au début d’un match.
Installez l’accueil, la signalétique, les tables et les stations sportives avant l’arrivée du groupe. Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et préparez une zone distincte pour les repas afin de ne pas encombrer les courts.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp de squash ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fixez la clôture des inscriptions environ 10 jours avant, afin d’avoir le temps de former les groupes et de réserver le matériel supplémentaire.
Combien de temps prévoir pour préparer un camp de squash ?: Comptez 3 à 4 semaines pour une organisation complète, surtout si plusieurs courts et autorisations sont nécessaires. Réservez les courts dès que la date est confirmée, puis finalisez le planning 2 à 3 jours avant l’événement.
Que faut-il vérifier la veille d’un camp de squash ?: Vérifiez les réservations, les inscriptions, les autorisations, les besoins alimentaires et les informations de transport. Comptez aussi les raquettes, balles, lunettes, chasubles et chronomètres, puis imprimez les listes utiles.
Comment organiser les matchs pendant un camp de squash ?: Répartissez les participants par niveau et par groupes avant le jour du camp. Prévoyez des créneaux avec au moins 15 minutes de battement et affichez le planning près de l’accueil et des courts.

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