Organiser un camp de programmation sans rien oublier

Un camp de programmation se prépare dans un ordre précis : cadrer le programme, confirmer l’équipe, inscrire les participants, puis tester chaque poste de travail. Commencez par définir le public visé et le niveau attendu avant de réserver la salle. Les oublis les plus gênants arrivent souvent la dernière semaine : besoins alimentaires, contacts d’urgence, comptes logiciels, chargeurs et prises disponibles. Ce plan vous aide à passer de la programmation à une salle prête à accueillir les participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Finaliser le programme
2 personnes
2
Définir le public cible des participants
2 personnes
3
Réserver le lieu
4
Valider les enseignants et les accompagnateurs
2 personnes
5
Créer le formulaire d’inscription
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Recueillir les contacts d'urgence
10
Envoyer un rappel
11
Imprimer la liste des participants
12
Imprimer les feuilles de travail
2 personnes
13
Tester les présentations
2 personnes
14
Charger les ordinateurs portables
2 personnes
15
Installer le logiciel
2 personnes
16
Vérifier les comptes
2 personnes
17
Faire les courses
2 personnes
18
Refroidir les boissons
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Répartir le matériel par table
3 personnes
21
Écrire les badges nominatifs
2 personnes
22
Installer les tables
4 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Installer les ordinateurs portables
4 personnes
25
Répartir les points d'alimentation
2 personnes
26
Brancher le projecteur
2 personnes
27
Installer le comptoir d’inscription
2 personnes
28
Mettre en place le service traiteur
3 personnes
29
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

30
Accueillir les participants
4 personnes
31
Enregistrer la présence
2 personnes
32
Distribuer les badges
2 personnes
33
Présenter le programme
34
Expliquer les règles de sécurité
35
Animer un atelier d’introduction
3 personnes
36
Animer les exercices de programmation
5 personnes
37
Servir les boissons de la pause
2 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
39
Servir des amuse-bouches
3 personnes
40
Établir la répartition des équipes
2 personnes
41
Expliquer la consigne du projet
2 personnes
42
Accompagner les équipes de projet
6 personnes
43
Installer le buffet du dîner
3 personnes
44
Servir le dîner
4 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Débarrasser la vaisselle
3 personnes
47
Finaliser les projets
6 personnes
48
Préparer les présentations
2 personnes
49
Présenter les projets d’équipe
3 personnes
50
Remettre les prix et les certificats
2 personnes
51
Encadrer la clôture
2 personnes
52
Saluer les participants à leur départ
4 personnes

Suivi

53
Éteindre les ordinateurs portables
3 personnes
54
Emballer le matériel
3 personnes
55
Rassembler les déchets
3 personnes
56
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
57
Faire la vaisselle
3 personnes
58
Nettoyer la cuisine
2 personnes
59
Nettoyer l’espace
3 personnes
60
Rassembler les objets perdus
61
Inventorier le matériel
2 personnes
62
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
63
Supprimer les photos des participants
64
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 36
Table d'inscription
Tabourets de barqté 4

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Clés USBqté 10
Souris sans filqté 30
Casques audioqté 30
Tableau blancqté 2
Chevalet de conférence
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Verresqté 40
Tassesqté 40
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6
Saladiers de serviceqté 8
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Bouilloiresqté 2
Machine à café
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs de rangementqté 12
Papier aluminiumqté 2
Film alimentaireqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 40
Nappesqté 8
Panneaux du programmeqté 4
Panneaux indicateursqté 6
Marqueursqté 24
Ruban adhésifqté 6
Post-itqté 12
Certificatsqté 35

Matériel d’écriture

Blocs-notesqté 35
Stylos à billeqté 40
Crayonsqté 40
Gommesqté 35

Matériel de sport

Jeux de pauseqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 3

Catering

Courses

Conseils

Finalisez le programme avant d’envoyer les invitations : indiquez les horaires, les ateliers et le niveau requis pour éviter de devoir réorganiser les groupes après les inscriptions.
Ouvrez les inscriptions assez tôt pour recueillir deux informations souvent oubliées : les besoins alimentaires et les contacts d’urgence. Relancez les inscrits au moins 7 jours avant le camp.
Testez les présentations, le projecteur, les câbles HDMI et les comptes logiciels au plus tard la veille. Vérifiez aussi qu’un ordinateur peut être chargé ou remplacé si un poste tombe en panne.
Préparez un poste de travail par participant, puis ajoutez les chargeurs, souris, casques et clés USB nécessaires. Répartissez les multiprises et les rallonges par table afin d’éviter les câbles tendus le jour venu.
Installez la salle avant l’arrivée du groupe : tables, chaises, ordinateurs et points d’alimentation doivent être en place. Préparez également les badges, les feuilles de travail, les boissons refroidies et les en-cas avant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un camp de programmation ?: Prévoyez au moins 4 semaines pour construire le programme, réserver le lieu, confirmer les enseignants et ouvrir les inscriptions. Gardez les 7 derniers jours pour les relances, les tests techniques et la préparation de la salle.
Quand envoyer les invitations pour un camp de programmation ?: Envoyez-les dès que le programme, le public visé et le lieu sont confirmés, idéalement 3 à 4 semaines avant le début. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant l’événement pour traiter les informations reçues.
Comment préparer les ordinateurs pour un camp de programmation ?: Chargez chaque ordinateur portable, installez les logiciels et vérifiez les comptes au plus tard la veille. Testez au moins un poste par atelier et prévoyez les chargeurs, les multiprises et quelques batteries externes pour les imprévus.
Que faut-il vérifier la veille d’un camp de programmation ?: Contrôlez la liste des participants, les contacts d’urgence, les besoins alimentaires et le matériel de chaque table. Faites aussi un test complet des présentations, du projecteur, de l’écran et de la connexion électrique avant de fermer la salle.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.