Organiser un camp de jeunes, étape par étape

Un camp de jeunes se prépare d’abord sur le papier : date, terrain, participants et encadrement doivent être confirmés avant d’acheter quoi que ce soit. Ensuite, rassemble les autorisations, les informations médicales et les contacts d’urgence, puis règle le transport et le programme. Les repas et le matériel de camping se vérifient séparément, car les oublis concernent souvent les matelas, les bâches, l’eau ou la chaîne du froid. Termine par un dossier par participant et un contrôle de départ.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le terrain de camping
2
Recueillir les autorisations et les coordonnées
2 personnes
3
Créer la liste des participants
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Collecter les informations médicales
2 personnes
8
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
9
Organiser le transport vers le lieu
2 personnes
10
Confirmer la réservation du terrain de camping
11
Établir le planning des accompagnateurs
2 personnes
12
Élaborer le programme par jour de camp
3 personnes
13
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
14
Inventorier le matériel de camping
2 personnes
15
Établir la liste des courses
2 personnes
16
Planifier les repas et les portions
2 personnes
17
Vérifier les prévisions météo
18
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Acheter des produits frais
2 personnes
21
Trier les courses
3 personnes
22
Remplir les glacières
2 personnes
23
Emballer le matériel
4 personnes
24
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
25
Effectuer le contrôle de départ
3 personnes
26
Transporter le matériel vers le lieu
4 personnes
27
Inspecter le terrain de camping
2 personnes
28
Monter les tentes
6 personnes
29
Aménager les couchages
4 personnes
30
Installer la cuisine et le coin repas
4 personnes
31
Délimiter l'espace d'activité
3 personnes
32
Préparer l’inscription et l’accueil
2 personnes

Événement

33
Accueillir les participants
4 personnes
34
Guider les bagages vers les tentes
4 personnes
35
Expliquer les règles du camp
3 personnes
36
Montrer le site et les sorties de secours
3 personnes
37
Animer le jeu d’accueil
4 personnes
38
Préparer le repas du soir
4 personnes
39
Servir le dîner
3 personnes
40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
41
Animer le jeu du soir
5 personnes
42
Distribuer le repas du soir
2 personnes
43
Encadrer le brossage des dents et le coucher
4 personnes
44
Assurer la veille de nuit
2 personnes
45
Préparer le petit-déjeuner
4 personnes
46
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
47
Ronde du matin et contrôle des tentes
3 personnes
48
Nettoyer le terrain de campement
5 personnes
49
Encadrer l’activité sportive
5 personnes
50
Préparer le déjeuner
4 personnes
51
Servir le déjeuner
3 personnes
52
Débarrasser les tables du déjeuner
3 personnes
53
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
54
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
55
Encadrer les activités libres
4 personnes
56
Préparer le barbecue
5 personnes
57
Servir le barbecue
4 personnes
58
Aménager l’espace feu de camp en toute sécurité
3 personnes
59
Encadrer l’activité du feu de camp
4 personnes
60
Distribuer les boissons du soir et les snacks
2 personnes
61
Accompagner le coucher
4 personnes
62
Assurer la veille de nuit
2 personnes
63
Préparer le petit-déjeuner
4 personnes
64
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
65
Vider les tentes
5 personnes
66
Rassembler les valises et le matériel de couchage
4 personnes
67
Animer l’activité de clôture
5 personnes
68
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
69
Démonter les tentes
6 personnes
70
Démonter la cuisine et le lieu de repas
4 personnes
71
Débarrasser le site des déchets
6 personnes
72
Charger les bagages et le matériel
5 personnes
73
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

74
Rendre le site
2 personnes
75
Décharger le matériel
4 personnes
76
Faire sécher le matériel de camping
3 personnes
77
Faire la vaisselle
3 personnes
78
Nettoyer le matériel
3 personnes
79
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
80
Trier les objets perdus
2 personnes
81
Rendre les objets trouvés
82
Retourner le matériel loué
2 personnes
83
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Bancs de pique-niqueqté 6
Nappesqté 8

Camping

Tentes pour les participantsqté 12
Tentes des accompagnateursqté 4
Matelas gonflablesqté 45
Sacs de couchageqté 45
Coussinsqté 45
Bâches de solqté 16
Piquetsqté 120
Marteauqté 6
Cordeqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Courses

Vaisselle

Assiettesqté 55
Petits bolsqté 55
Gobeletsqté 55
Couvertsqté 55
Planches à découperqté 6

Cuisine

Appareils de cuissonqté 4
Bouteilles de gazqté 6
Grandes casserolesqté 6
Poêlesqté 4
Cuillères de cuisineqté 8
Couteauxqté 8
Verres doseursqté 4
Bidons d'eauqté 8
Tables de travailqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Filet de volley-ball
Balles de tennisqté 12
Cônesqté 30
Cordesqté 10
Marquage du terrainqté 2

Activités

Lampes de pocheqté 12
Boussoleqté 8
Siffletsqté 8
Cartes de la régionqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Couteau suisseqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 6
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Transport

Caisses de transportqté 20
Étiquettes de bagagesqté 50

Conseils

Commence 6 à 8 semaines avant le départ par la réservation du terrain, la liste des participants et les autorisations. Sans ces confirmations, les inscriptions et le transport restent incertains.
Demande les informations alimentaires et médicales au moment de l’inscription, puis vérifie les contacts d’urgence au moins 7 jours avant le camp. Garde ces données dans les dossiers des participants, accessibles aux accompagnateurs.
Prépare un planning avec au moins un responsable identifié pour chaque journée et chaque déplacement. Compte les accompagnateurs avant de confirmer le programme, surtout pour le transport et les activités sportives.
Planifie les repas par jour et sépare les produits frais du reste des courses. Remplis les glacières juste avant le départ et prévois les bidons d’eau ainsi que le matériel de cuisson, souvent oubliés au dernier moment.
Fais l’inventaire du camping par catégorie : tentes, matelas, sacs de couchage, bâches, piquets, marteau et corde. Le jour du départ, utilise une liste de contrôle et vérifie chaque participant, dossier et bagage avant de partir.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser un camp de jeunes ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant le départ. Ce délai permet de réserver le terrain, recueillir les autorisations, traiter les inscriptions et organiser le transport sans attendre les dernières confirmations.
Quelles informations demander aux participants d’un camp de jeunes ?: Demande les coordonnées, les besoins alimentaires, les informations médicales et au moins un contact d’urgence par participant. Vérifie ces données 7 jours avant le départ afin de corriger les dossiers incomplets.
Comment prévoir les repas pour un camp de jeunes ?: Établis un menu pour chaque jour et calcule les portions selon le nombre confirmé de participants et d’accompagnateurs. Achète les produits frais juste avant le départ, puis place-les dans les glacières au dernier moment.
Que vérifier le jour du départ d’un camp de jeunes ?: Contrôle les participants présents, les dossiers, les bagages et le matériel avant de quitter le lieu de rendez-vous. Prévois 30 minutes pour ce contrôle, notamment pour les tentes, matelas, sacs de couchage, eau et matériel de cuisson.

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