Jugendcamp organisieren: Schritt für Schritt planen

Ein Jugendcamp steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst Termin, Campingplatz und Betreuung sichern, dann Anmeldungen, Gesundheitsdaten und Transport klären. Plane das Programm erst, wenn du weißt, wie viele Jugendliche tatsächlich teilnehmen. In der letzten Woche geht es vor allem um Wetter, Lebensmittel, Kühlboxen und das Packen. Am Abfahrtstag brauchst du eine feste Kontrolle, damit niemand ohne wichtige Informationen oder Ausrüstung losfährt.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Campingplatz festlegen
2
Einverständnis und Kontaktdaten sammeln
2 Personen
3
Teilnehmerliste erstellen
4
Einladungen verschicken
2 Personen
5
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
6
Ernährungswünsche erfassen
7
Medizinische Daten erfassen
2 Personen
8
Notfallkontakte überprüfen
2 Personen
9
Transport zum Veranstaltungsort organisieren
2 Personen
10
Campingplatzreservierung bestätigen
11
Betreuerschichtplan erstellen
2 Personen
12
Programm pro Camptag ausarbeiten
3 Personen
13
Aktivitätsmaterial kontrollieren
2 Personen
14
Campingausrüstung inventarisieren
2 Personen
15
Einkaufsliste zusammenstellen
2 Personen
16
Mahlzeiten und Portionen planen
2 Personen
17
Wettervorhersage prüfen
18
Teilnehmerinformationen versenden
2 Personen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Frische Produkte einkaufen
2 Personen
21
Einkäufe sortieren
3 Personen
22
Kühlboxen füllen
2 Personen
23
Materialien einpacken
4 Personen
24
Teilnehmermappen bereitlegen
2 Personen
25
Abfahrtskontrolle durchführen
3 Personen
26
Material zum Veranstaltungsort transportieren
4 Personen
27
Campinggelände inspizieren
2 Personen
28
Zelte aufbauen
6 Personen
29
Schlafplätze einrichten
4 Personen
30
Küche und Essbereich aufbauen
4 Personen
31
Aktionsgelände markieren
3 Personen
32
Anmeldung und Empfang vorbereiten
2 Personen

Event

33
Teilnehmende empfangen
4 Personen
34
Gepäck zu den Zelten begleiten
4 Personen
35
Campregeln erklären
3 Personen
36
Gelände und Notausgänge zeigen
3 Personen
37
Willkommensspiel betreuen
4 Personen
38
Abendessen zubereiten
4 Personen
39
Abendessen servieren
3 Personen
40
Getränke nachfüllen
2 Personen
41
Abendspiel begleiten
5 Personen
42
Abendimbiss ausgeben
2 Personen
43
Zähneputzen und Schlafenszeit begleiten
4 Personen
44
Nachtwache durchführen
2 Personen
45
Frühstück zubereiten
4 Personen
46
Frühstück servieren
3 Personen
47
Morgenrunde und Zelte kontrollieren
3 Personen
48
Zeltplatz reinigen
5 Personen
49
Sportaktivität begleiten
5 Personen
50
Mittagessen zubereiten
4 Personen
51
Mittagessen servieren
3 Personen
52
Mittagstische abräumen
3 Personen
53
Schnitzeljagd begleiten
6 Personen
54
Wasser und Obst ausgeben
2 Personen
55
Freizeitaktivitäten betreuen
4 Personen
56
Grill vorbereiten
5 Personen
57
Barbecue servieren
4 Personen
58
Lagerfeuerplatz sicher einrichten
3 Personen
59
Lagerfeueraktivität betreuen
4 Personen
60
Abendgetränke und Snacks ausgeben
2 Personen
61
Zubettgehen begleiten
4 Personen
62
Nachtwache durchführen
2 Personen
63
Frühstück zubereiten
4 Personen
64
Frühstück servieren
3 Personen
65
Zelte leeren
5 Personen
66
Koffer und Schlafmaterial zusammenstellen
4 Personen
67
Abschlussaktivität begleiten
5 Personen
68
Lunchpakete verteilen
3 Personen
69
Zelte abbauen
6 Personen
70
Küche und Essbereich abbauen
4 Personen
71
Gelände müllfrei machen
6 Personen
72
Gepäck und Material laden
5 Personen
73
Teilnehmer sicher abreisen lassen
4 Personen

Nachbereitung

74
Gelände übergeben
2 Personen
75
Material ausladen
4 Personen
76
Campingausrüstung trocknen lassen
3 Personen
77
Geschirr abwaschen
3 Personen
78
Material reinigen
3 Personen
79
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
80
Fundsachen sortieren
2 Personen
81
Fundsachen zurückbringen
82
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
83
Teilnehmernachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
KlappstühleAnz. 50
PicknickbänkeAnz. 6
TischdeckenAnz. 8

Campen

Zelte für TeilnehmerAnz. 12
BetreuerzelteAnz. 4
LuftmatratzenAnz. 45
SchlafsäckeAnz. 45
KissenAnz. 45
BodenplanenAnz. 16
HeringeAnz. 120
HammerAnz. 6
SeilAnz. 4

Catering

KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 6
Einkäufe

Geschirr

TellerAnz. 55
SchälchenAnz. 55
BecherAnz. 55
BestecksetsAnz. 55
SchneidebretterAnz. 6

Küche

KochgeräteAnz. 4
GasflaschenAnz. 6
Große TöpfeAnz. 6
PfannenAnz. 4
KochlöffelAnz. 8
MesserAnz. 8
MessbecherAnz. 4
WasserkanisterAnz. 8
ArbeitstischeAnz. 4

Sportmaterial

FußbälleAnz. 4
BasketbälleAnz. 2
Volleyballnetz
TennisbälleAnz. 12
KegelAnz. 30
SeileAnz. 10
FeldmarkierungAnz. 2

Aktivitäten

TaschenlampenAnz. 12
KompassAnz. 8
PfeifenAnz. 8
Karten der UmgebungAnz. 12
StifteAnz. 30
NotizblöckeAnz. 30

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Sicherheit

Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
FeuerlöscherAnz. 2
TaschenmesserAnz. 2
WarnwestenAnz. 12

Dekoration

WimpelketteAnz. 6
NamensschilderAnz. 50

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
EimerAnz. 6
BesenAnz. 4
Kehrblech und HandfegerAnz. 4
MüllgreiferAnz. 4

Transport

TransportkistenAnz. 20
GepäckanhängerAnz. 50

Tipps

Lege Campingplatz und Datum mindestens 8 bis 12 Wochen vorher fest. Bestätige die Reservierung kurz vor der Abfahrt noch einmal, statt dich auf eine alte Zusage zu verlassen.
Sammle Einverständniserklärungen, Kontaktdaten, Ernährungswünsche und medizinische Angaben mit einer festen Frist, idealerweise 3 bis 4 Wochen vor dem Camp. Prüfe die Notfallkontakte anschließend einzeln auf Vollständigkeit.
Plane pro Camptag ein konkretes Programm und teile die Betreuerschichten vorab ein. Rechne zusätzlich mit mindestens einem Schlechtwetter-Ersatz, damit bei Regen nicht spontan Material und Aufsicht fehlen.
Erstelle die Mengen für Mahlzeiten und Portionen erst nach dem Anmeldeschluss. Kaufe haltbare Lebensmittel einige Tage vorher, frische Produkte möglichst am Vortag und sortiere die Einkäufe direkt nach Mahlzeit oder Verwendung.
Packe Zelte, Schlafsäcke, Luftmatratzen, Kochmaterial und Sportausrüstung nach einer Inventarliste. Fülle die Kühlboxen erst kurz vor der Abfahrt und führe am Abfahrtstag eine feste Kontrolle für Teilnehmermappen, Gepäck und Transport durch.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man ein Jugendcamp organisieren?: Beginne etwa 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Campingplatz und Betreuung. Spätestens 3 bis 4 Wochen vor der Abfahrt sollten Anmeldungen, Einverständnisse und Gesundheitsdaten vorliegen.
Was muss man bei einem Jugendcamp an medizinischen Daten erfassen?: Erfrage nur die Angaben, die für Betreuung und Notfälle benötigt werden, zum Beispiel relevante Erkrankungen, Medikamente und Allergien. Prüfe die Notfallkontakte spätestens 2 Wochen vor Beginn und bewahre die Informationen geordnet in den Teilnehmermappen auf.
Wie plant man Essen für ein Jugendcamp?: Plane Mahlzeiten und Portionen nach der endgültigen Teilnehmerzahl und berücksichtige gemeldete Ernährungswünsche. Haltbare Lebensmittel kannst du einige Tage vorher kaufen, frische Produkte am Vortag; Kühlboxen werden erst kurz vor der Abfahrt gefüllt.
Wann sollte man die Campingausrüstung für ein Jugendcamp packen?: Kontrolliere Zelte, Heringe, Hammer, Schlafsäcke und Kochmaterial etwa 3 bis 5 Tage vorher anhand einer Inventarliste. Packe die vollständige Ausrüstung spätestens am Vorabend und prüfe am Abfahrtstag noch einmal Transport, Teilnehmermappen und Gepäck.

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