Checklist pour organiser un camp de jeunes

Un camp de jeunes se prépare bien avant le départ : il faut confirmer le terrain, les autorisations, les inscriptions et l’encadrement. Les informations médicales, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires doivent être centralisés assez tôt pour éviter les recherches de dernière minute. Cette checklist vous aide ensuite à enchaîner transport, programme, repas, matériel de camping et contrôle du départ. Prévoyez une dernière vérification 24 à 48 heures avant de partir.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le terrain de camping
Recueillir les autorisations et les coordonnées
2 personnes
Créer la liste des participants
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Collecter les informations médicales
2 personnes
Vérifier les contacts d'urgence
2 personnes
Organiser le transport vers le lieu
2 personnes
Confirmer la réservation du terrain de camping
Établir le planning des accompagnateurs
2 personnes
Élaborer le programme par jour de camp
3 personnes
Vérifier le matériel d'activités
2 personnes
Inventorier le matériel de camping
2 personnes
Établir la liste des courses
2 personnes
Planifier les repas et les portions
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Envoyer les informations aux participants
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Trier les courses
3 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Emballer le matériel
4 personnes
Préparer les dossiers des participants
2 personnes
Effectuer le contrôle de départ
3 personnes
Transporter le matériel vers le lieu
4 personnes
Inspecter le terrain de camping
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Aménager les couchages
4 personnes
Installer la cuisine et le coin repas
4 personnes
Délimiter l'espace d'activité
3 personnes
Préparer l’inscription et l’accueil
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Guider les bagages vers les tentes
4 personnes
Expliquer les règles du camp
3 personnes
Montrer le site et les sorties de secours
3 personnes
Animer le jeu d’accueil
4 personnes
Préparer le repas du soir
4 personnes
Servir le dîner
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Animer le jeu du soir
5 personnes
Distribuer le repas du soir
2 personnes
Encadrer le brossage des dents et le coucher
4 personnes
Assurer la veille de nuit
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Ronde du matin et contrôle des tentes
3 personnes
Nettoyer le terrain de campement
5 personnes
Encadrer l’activité sportive
5 personnes
Préparer le déjeuner
4 personnes
Servir le déjeuner
3 personnes
Débarrasser les tables du déjeuner
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
6 personnes
Distribuer de l’eau et des fruits
2 personnes
Encadrer les activités libres
4 personnes
Préparer le barbecue
5 personnes
Servir le barbecue
4 personnes
Aménager l’espace feu de camp en toute sécurité
3 personnes
Encadrer l’activité du feu de camp
4 personnes
Distribuer les boissons du soir et les snacks
2 personnes
Accompagner le coucher
4 personnes
Assurer la veille de nuit
2 personnes
Préparer le petit-déjeuner
4 personnes
Servir le petit-déjeuner
3 personnes
Vider les tentes
5 personnes
Rassembler les valises et le matériel de couchage
4 personnes
Animer l’activité de clôture
5 personnes
Distribuer les paniers-repas
3 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Démonter la cuisine et le lieu de repas
4 personnes
Débarrasser le site des déchets
6 personnes
Charger les bagages et le matériel
5 personnes
Faire partir les participants en toute sécurité
4 personnes

Suivi

Rendre le site
2 personnes
Décharger le matériel
4 personnes
Faire sécher le matériel de camping
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
Trier les objets perdus
2 personnes
Rendre les objets trouvés
Retourner le matériel loué
2 personnes
Envoyer le message aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Bancs de pique-niqueqté 6
Nappesqté 8

Camping

Tentes pour les participantsqté 12
Tentes des accompagnateursqté 4
Matelas gonflablesqté 45
Sacs de couchageqté 45
Coussinsqté 45
Bâches de solqté 16
Piquetsqté 120
Marteauqté 6
Cordeqté 4

Catering

Glacièresqté 6
Thermosqté 6
Courses

Vaisselle

Assiettesqté 55
Petits bolsqté 55
Gobeletsqté 55
Couvertsqté 55
Planches à découperqté 6

Cuisine

Appareils de cuissonqté 4
Bouteilles de gazqté 6
Grandes casserolesqté 6
Poêlesqté 4
Cuillères de cuisineqté 8
Couteauxqté 8
Verres doseursqté 4
Bidons d'eauqté 8
Tables de travailqté 4

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Ballons de basketqté 2
Filet de volley-ball
Balles de tennisqté 12
Cônesqté 30
Cordesqté 10
Marquage du terrainqté 2

Activités

Lampes de pocheqté 12
Boussoleqté 8
Siffletsqté 8
Cartes de la régionqté 12
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 10
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Couteau suisseqté 2
Gilets réfléchissantsqté 12

Décoration

Guirlande de fanionsqté 6
Badges nominatifsqté 50

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 6
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 4
Pinces à déchetsqté 4

Transport

Caisses de transportqté 20
Étiquettes de bagagesqté 50

Conseils

Commencez 6 à 8 semaines avant le camp par la date, le terrain, les autorisations et les invitations. Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant le départ pour connaître les effectifs.
Regroupez les informations médicales, les contacts d’urgence et les besoins alimentaires dans un dossier par participant. Vérifiez chaque fiche avant de préparer les sacs et gardez une copie accessible aux accompagnateurs.
Établissez le planning des accompagnateurs avec au moins un responsable identifié pour chaque journée et chaque déplacement. Confirmez les horaires de transport une semaine avant, puis à nouveau la veille.
Calculez les repas à partir du nombre confirmé de jeunes et d’adultes, puis ajoutez une petite marge pour les portions et les imprévus. Achetez les produits frais 1 à 2 jours avant le départ et remplissez les glacières juste avant de partir.
Faites l’inventaire du camping et du matériel d’activités au moins 3 jours avant le départ. Vérifiez notamment les tentes, matelas, sacs de couchage, piquets, marteau, cordes, bidons d’eau et appareils de cuisson, puis utilisez la météo pour adapter le contenu des sacs.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un camp de jeunes ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant le départ. Les autorisations, la réservation du terrain, les inscriptions et le transport demandent souvent plusieurs relances, surtout si plusieurs familles participent.
Quelles informations demander pour inscrire un jeune au camp ?: Demandez les coordonnées du responsable, les besoins alimentaires, les informations médicales et au moins un contact d’urgence. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant le camp afin de finaliser les repas, les groupes et le transport.
Quand préparer le matériel et les courses pour un camp ?: Faites l’inventaire du matériel 3 jours avant le départ et emballez-le progressivement. Achetez les produits secs à l’avance, puis les produits frais 1 à 2 jours avant et remplissez les glacières le jour du départ.
Que vérifier la veille du départ pour un camp de jeunes ?: Consultez les prévisions météo, confirmez le transport et vérifiez les dossiers des participants. Le contrôle final doit couvrir les tentes, couchages, eau, cuisine, repas, matériel d’activités et coordonnées d’urgence, idéalement 24 heures avant le départ.

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