Zo organiseer je een jeugdkamp zonder verrassingen
Begin niet met activiteiten, maar met de basis: datum, kampeerterrein, toestemming en de deelnemerslijst. Verzamel daarna medische gegevens, dieetwensen en noodcontacten voordat je vervoer en begeleiding vastlegt. Werk per kampdag een programma uit en controleer tijdig het kampeer-, kook- en activiteitenmateriaal. De laatste dagen draaien om boodschappen, koelboxen, inpakken en duidelijke informatie voor deelnemers en begeleiders.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en kampeerterrein vastleggen
- 2
Toestemming en contactgegevens verzamelen
2 personen
- 3
Deelnemerslijst aanmaken
- 4
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 6
Dieetwensen verzamelen
- 7
Medische gegevens verzamelen
2 personen
- 8
Noodcontacten controleren
2 personen
- 9
Vervoer naar locatie regelen
2 personen
- 10
Reservering kampeerterrein bevestigen
- 11
Begeleidersrooster maken
2 personen
- 12
Programma per kampdag uitwerken
3 personen
- 13
Activiteitenmateriaal controleren
2 personen
- 14
Kampeermateriaal inventariseren
2 personen
- 15
Boodschappenlijst samenstellen
2 personen
- 16
Maaltijden en porties plannen
2 personen
- 17
Weersverwachting controleren
- 18
Deelnemersinformatie versturen
2 personen
- 19
Boodschappen doen
3 personen
- 20
Verse producten inkopen
2 personen
- 21
Boodschappen sorteren
3 personen
- 22
Koelboxen vullen
2 personen
- 23
Materialen inpakken
4 personen
- 24
Deelnemersmappen klaarleggen
2 personen
- 25
Vertrekcontrole uitvoeren
3 personen
- 26
Materiaal naar locatie vervoeren
4 personen
- 27
Kampeerterrein inspecteren
2 personen
- 28
Tenten opzetten
6 personen
- 29
Slaapplekken inrichten
4 personen
- 30
Keuken en eetplaats opbouwen
4 personen
- 31
Activiteitenterrein markeren
3 personen
- 32
Inschrijving en ontvangst klaarzetten
2 personen
Event
- 33
Deelnemers ontvangen
4 personen
- 34
Bagage naar tenten begeleiden
4 personen
- 35
Kampregels uitleggen
3 personen
- 36
Terrein en nooduitgangen tonen
3 personen
- 37
Welkomstspel begeleiden
4 personen
- 38
Avondmaaltijd bereiden
4 personen
- 39
Avondmaaltijd serveren
3 personen
- 40
Dranken bijvullen
2 personen
- 41
Avondspel begeleiden
5 personen
- 42
Avondhap uitdelen
2 personen
- 43
Tandenpoetsen en bedtijd begeleiden
4 personen
- 44
Nachtwacht uitvoeren
2 personen
- 45
Ontbijt bereiden
4 personen
- 46
Ontbijt serveren
3 personen
- 47
Ochtendronde en tenten controleren
3 personen
- 48
Kampterrein schoonmaken
5 personen
- 49
Sportactiviteit begeleiden
5 personen
- 50
Lunch bereiden
4 personen
- 51
Lunch serveren
3 personen
- 52
Lunchtafels afruimen
3 personen
- 53
Speurtocht begeleiden
6 personen
- 54
Water en fruit uitdelen
2 personen
- 55
Vrije activiteiten begeleiden
4 personen
- 56
Barbecue voorbereiden
5 personen
- 57
Barbecue serveren
4 personen
- 58
Kampvuurplek veilig inrichten
3 personen
- 59
Kampvuuractiviteit begeleiden
4 personen
- 60
Avonddrankjes en snacks uitdelen
2 personen
- 61
Bedtijd begeleiden
4 personen
- 62
Nachtwacht uitvoeren
2 personen
- 63
Ontbijt bereiden
4 personen
- 64
Ontbijt serveren
3 personen
- 65
Tenten leegmaken
5 personen
- 66
Koffers en slaapmateriaal verzamelen
4 personen
- 67
Slotactiviteit begeleiden
5 personen
- 68
Lunchpakketten uitdelen
3 personen
- 69
Tenten afbreken
6 personen
- 70
Keuken en eetplaats afbreken
4 personen
- 71
Terrein afvalvrij maken
6 personen
- 72
Bagage en materiaal laden
5 personen
- 73
Deelnemers veilig laten vertrekken
4 personen
Nazorg
- 74
Terrein opleveren
2 personen
- 75
Materiaal uitladen
4 personen
- 76
Kampeermateriaal laten drogen
3 personen
- 77
Servies afwassen
3 personen
- 78
Materiaal schoonmaken
3 personen
- 79
Afval sorteren en wegbrengen
2 personen
- 80
Verloren voorwerpen sorteren
2 personen
- 81
Gevonden voorwerpen terugbezorgen
- 82
Huurmateriaal retourneren
2 personen
- 83
Deelnemersbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 8
- Klapstoelenaantal 50
- Picknickbankenaantal 6
- Tafelkledenaantal 8
Kamperen
- Tenten voor deelnemersaantal 12
- Begeleiderstentenaantal 4
- Luchtbeddenaantal 45
- Slaapzakkenaantal 45
- Kussensaantal 45
- Grondzeilenaantal 16
- Haringenaantal 120
- Hameraantal 6
- Touwaantal 4
Catering
- Koelboxenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Boodschappen
Servies
- Bordenaantal 55
- Kommetjesaantal 55
- Bekersaantal 55
- Besteksetsaantal 55
- Snijplankenaantal 6
Keuken
- Kooktoestellenaantal 4
- Gasflessenaantal 6
- Grote pannenaantal 6
- Koekenpannenaantal 4
- Kooklepelsaantal 8
- Messenaantal 8
- Maatbekersaantal 4
- Waterjerrycansaantal 8
- Werktafelsaantal 4
Sportmateriaal
- Voetballenaantal 4
- Basketballenaantal 2
- Volleybalnet
- Tennisballenaantal 12
- Pionnenaantal 30
- Touwenaantal 10
- Veldmarkeringaantal 2
Activiteiten
- Zaklampenaantal 12
- Kompasaantal 8
- Fluitjesaantal 8
- Kaarten van omgevingaantal 12
- Pennenaantal 30
- Notitieblokkenaantal 30
Verlichting
- Ledlampenaantal 10
- Verlengsnoerenaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Veiligheid
- EHBO-koffersaantal 2
- Brandblussersaantal 2
- Zakmesaantal 2
- Reflectiehesjesaantal 12
Decoratie
- Vlaggenlijnaantal 6
- Naamkaartjesaantal 50
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Emmersaantal 6
- Bezemaantal 4
- Blik en vegeraantal 4
- Vuilnisgrijpersaantal 4
Vervoer
- Transportkrattenaantal 20
- Bagagelabelsaantal 50
Tips
- Leg het kampeerterrein en de datum eerst vast en bevestig de reservering opnieuw zodra het aantal deelnemers bekend is. Controleer ook welke voorzieningen op het terrein aanwezig zijn, zodat je niet te laat nog tafels, stoelen of waterjerrycans moet regelen.
- Verzamel medische gegevens, dieetwensen en noodcontacten direct bij de aanmelding. Controleer de contactgegevens uiterlijk één week voor vertrek en bewaar de informatie per deelnemer in een aparte map.
- Maak een begeleidersrooster per kampdag en koppel daar het programma aan. Plan per activiteit niet alleen materiaal, zoals voetballen, maar ook een verantwoordelijke begeleider en een alternatief bij slecht weer.
- Plan maaltijden in porties per persoon en splits houdbare boodschappen van verse producten. Vul koelboxen pas vlak voor vertrek en gebruik aparte koelboxen voor producten die gekoeld moeten blijven.
- Pak tenten, slaapzakken, luchtbedden, grondzeilen, haringen en een hamer per groep of tentzone in. Doe de vertrekcontrole met een afvinklijst en tel deelnemers, begeleiders, deelnemersmappen en koelboxen voordat het vervoer vertrekt.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een jeugdkamp organiseren?
- Leg datum en kampeerterrein bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf vast. Stuur de uitnodigingen daarna uit, zodat je uiterlijk 4 weken voor vertrek de deelnemerslijst, dieetwensen, medische gegevens en noodcontacten kunt controleren.
- Hoe maak je een planning voor een jeugdkamp?
- Werk per kampdag met vaste blokken voor maaltijden, activiteiten, rust en opruimen. Plan per activiteit minimaal één verantwoordelijke begeleider en leg uiterlijk 2 weken voor vertrek het programma en een slechtweeroptie vast.
- Hoeveel begeleiders heb je nodig op een jeugdkamp?
- Dat hangt af van de leeftijd en de afspraken van de organisatie, maar maak voor elke activiteit en elk vervoersmoment een bezetting. Leg het rooster uiterlijk 2 weken vooraf vast en zorg dat er steeds een aanspreekpunt beschikbaar is.
- Wanneer doe je de boodschappen voor een jeugdkamp?
- Koop houdbare producten 2 tot 3 dagen vooraf en haal verse producten op de dag vóór vertrek. Sorteer alles direct per maaltijd, vul de koelboxen vlak voor vertrek en controleer vooraf de gasflessen, kooktoestellen en grote pannen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!