Organiser un brunch caritatif sans rien laisser au hasard

Un brunch caritatif se prépare d’abord comme une collecte, puis comme un repas. Commencez par fixer la date, le lieu, le budget et l’objectif de don avant de choisir le menu ou d’envoyer les invitations. Les inscriptions vous donneront le nombre de convives, leurs besoins alimentaires et le matériel nécessaire. Gardez enfin les derniers jours pour confirmer les fournisseurs, répartir les bénévoles et vérifier les produits frais, plutôt que pour régler des oublis de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Établir le budget
2 personnes
3
Confirmer l’association caritative
4
Vérifier les autorisations
5
Composer le menu traiteur
3 personnes
6
Définir l'objectif de don
2 personnes
7
Créer le formulaire d’inscription
8
Concevoir les invitations
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier la promotion en ligne
11
Contacter les sponsors
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Confirmer les fournisseurs
2 personnes
15
Faire les réservations
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Préparer le mode de paiement
18
Élaborer le plan de table
19
Créer des badges nominatifs
2 personnes
20
Créer les menus
2 personnes
21
Créer des panneaux de dons
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
3 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
25
Vérifier les ingrédients frais
2 personnes
26
Nettoyer le lieu
3 personnes
27
Remplir les glacières
2 personnes
28
Laver les légumes
2 personnes
29
Laver et couper les fruits
2 personnes
30
Remplir les paniers à pain
2 personnes
31
Préparer les salades
3 personnes
32
Cuire les œufs
2 personnes
33
Préparer des plats salés
3 personnes
34
Préparer les plats sucrés
3 personnes
35
Mettre les plats diététiques à part
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Installer le point café et thé
2 personnes
38
Installer les tables
4 personnes
39
Installer les chaises
3 personnes
40
Installer les tables de buffet
3 personnes
41
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
42
Suspendre la décoration
3 personnes
43
Installer le point de dons
2 personnes
44
Aménager le comptoir d’accueil
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

46
Accueillir les invités
3 personnes
47
Cocher les inscriptions
2 personnes
48
Distribuer les badges
49
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
50
Ouvrir le buffet
2 personnes
51
Servir le brunch
4 personnes
52
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
53
Réapprovisionner le buffet
3 personnes
54
Récupérer la vaisselle utilisée
2 personnes
55
Faire la vaisselle
3 personnes
56
Enregistrer les dons
2 personnes
57
Expliquer les informations sur les dons
58
Servir le café et le thé
2 personnes
59
Servir le buffet de desserts
3 personnes
60
Ramasser les déchets entre-temps
2 personnes
61
Raccompagner les invités
2 personnes
62
Fermer le point de don
2 personnes

Suivi

63
Débarrasser le buffet
3 personnes
64
Emballer les aliments en toute sécurité
2 personnes
65
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
66
Nettoyer la vaisselle et les ustensiles de cuisine
3 personnes
67
Nettoyer le lieu
4 personnes
68
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
69
Mettre en sécurité les recettes de dons
2 personnes
70
Retirer la décoration
2 personnes
71
Éteindre l’équipement
2 personnes
72
Fermer le lieu
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Retourner les matériels de location
2 personnes
75
Préparer la remise des dons
2 personnes
76
Envoyer un message de remerciement
2 personnes
77
Publier les résultats

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 70
Tables de buffetqté 4
Table d’accueil
Table de dons
Portant à vêtements

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 80
Assiettes à dessertqté 80
Tasses à caféqté 70
Verresqté 100
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 20
Carafesqté 10
Plateaux de serviceqté 16
Planches de serviceqté 8
Petits pots de beurreqté 6
Corbeilles à painqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 6
Plaques à inductionqté 2
Rallongesqté 4
Caisse
Terminal de paiement

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 3
Pinces de cuisineqté 6
Plaques de cuissonqté 4
Plats à gratinqté 6
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 10
Petits vasesqté 12
Fleurs artificiellesqté 24
Ballonsqté 80
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 8
Badges nominatifsqté 70
Cartes de menuqté 12
Panneaux de donsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balai et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Distributeurs de serviettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’objectif de don avant de calculer le prix du brunch : vous saurez ainsi quelle part réserver à l’association et quel montant demander par inscription.
Ouvrez les inscriptions au moins 3 semaines avant le brunch et demandez dès le formulaire les allergies, régimes particuliers et besoins d’accessibilité.
Prévoyez le déroulé par tranches de 30 minutes : accueil, installation au buffet, service du café et présentation de l’association. Cela aide les bénévoles à savoir exactement quand intervenir.
Confirmez les quantités avec les fournisseurs 5 à 7 jours avant, puis achetez les ingrédients frais la veille. Les produits non périssables peuvent être stockés plusieurs jours plus tôt.
Installez une table d’accueil et une table de dons séparées du buffet. Préparez les badges, les panneaux et le moyen de paiement avant l’arrivée des premiers invités, idéalement 60 minutes à l’avance.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un brunch caritatif ?: Prévoyez 4 à 6 semaines pour un brunch de taille courante. Ce délai laisse le temps de confirmer l’association, vérifier les autorisations, contacter les sponsors et traiter les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un brunch caritatif ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant afin de finaliser le menu, le plan de table et les besoins alimentaires.
Comment calculer le nombre de bénévoles nécessaires ?: Pour un brunch jusqu’à 50 personnes, prévoyez généralement 6 à 8 bénévoles : accueil, buffet, café, dons, débarrassage et coordination. Ajoutez 1 personne pour 15 à 20 convives supplémentaires.
Quand préparer le matériel et les tables ?: Faites l’inventaire du mobilier, de la vaisselle, des machines à café et des rallonges au moins 3 jours avant. Le jour même, commencez l’installation 90 à 120 minutes avant l’accueil du public.

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