So organisierst du einen Benefizbrunch

Ein Benefizbrunch braucht mehr als ein Buffet und einen Spendentisch. Lege zuerst Datum, Ort, Budget und Spendenziel fest, bevor du Einladungen verschickst oder Sponsoren ansprichst. Danach folgen Anmeldung, Menüplanung und die Einteilung der Freiwilligen. In der letzten Woche zählen bestätigte Lieferungen, erfasste Ernährungswünsche und eine klare Tisch- und Zahlungsorganisation. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Gäste und den guten Zweck.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
2
Budget erstellen
2 Personen
3
Gute Zweck bestätigen
4
Genehmigungen prüfen
5
Catering-Menü zusammenstellen
3 Personen
6
Spendenziel festlegen
2 Personen
7
Anmeldeformular erstellen
8
Einladungen gestalten
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Werbung online stellen
11
Sponsoren ansprechen
2 Personen
12
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
13
Ernährungswünsche erfassen
14
Lieferanten bestätigen
2 Personen
15
Reservierungen vornehmen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Zahlungsart vorbereiten
18
Tischordnung ausarbeiten
19
Namensschilder erstellen
2 Personen
20
Menükarten erstellen
2 Personen
21
Spendenschilder erstellen
2 Personen
22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
23
Einkaufen gehen
3 Personen
24
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen
25
Frische Zutaten kontrollieren
2 Personen
26
Location reinigen
3 Personen
27
Kühlboxen füllen
2 Personen
28
Gemüse waschen
2 Personen
29
Obst waschen und schneiden
2 Personen
30
Brotkörbe füllen
2 Personen
31
Salate zubereiten
3 Personen
32
Eier kochen
2 Personen
33
Herzhafte Gerichte zubereiten
3 Personen
34
Süße Speisen zubereiten
3 Personen
35
Diätgerichte separat bereitstellen
2 Personen
36
Getränke kalt stellen
2 Personen
37
Kaffee- und Teebereich einrichten
2 Personen
38
Tische aufstellen
4 Personen
39
Stühle aufstellen
3 Personen
40
Buffettische einrichten
3 Personen
41
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
42
Dekoration aufhängen
3 Personen
43
Spendenpunkt einrichten
2 Personen
44
Empfangstheke einrichten
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

46
Gäste empfangen
3 Personen
47
Anmeldungen abhaken
2 Personen
48
Namensschilder verteilen
49
Willkommensgetränke servieren
2 Personen
50
Buffet eröffnen
2 Personen
51
Brunch servieren
4 Personen
52
Getränke nachfüllen
2 Personen
53
Buffet nachfüllen
3 Personen
54
Benutztes Geschirr abholen
2 Personen
55
Geschirr abwaschen
3 Personen
56
Spenden erfassen
2 Personen
57
Spendeninformationen erläutern
58
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
59
Dessertbuffet servieren
3 Personen
60
Abfall zwischendurch sammeln
2 Personen
61
Gäste verabschieden
2 Personen
62
Spendenstation schließen
2 Personen

Nachbereitung

63
Buffet leer räumen
3 Personen
64
Lebensmittel sicher verpacken
2 Personen
65
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
66
Geschirr und Küchenutensilien reinigen
3 Personen
67
Location reinigen
4 Personen
68
Abfall sortieren und entsorgen
2 Personen
69
Spendenbetrag sicher verwahren
2 Personen
70
Dekoration entfernen
2 Personen
71
Geräte ausschalten
2 Personen
72
Veranstaltungsort abschließen
2 Personen
73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
74
Mietmaterial zurückgeben
2 Personen
75
Spendenübergabe vorbereiten
2 Personen
76
Dankesnachricht versenden
2 Personen
77
Ergebnis veröffentlichen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 70
BuffetischeAnz. 4
Empfangstisch
Spendentisch
Kleiderständer

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 80
DesserttellerAnz. 80
KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 100
MesserAnz. 80
GabelnAnz. 80
LöffelAnz. 80
ServierlöffelAnz. 20
KannenAnz. 10
ServierschalenAnz. 16
ServierbretterAnz. 8
ButterdöschenAnz. 6
BrotkörbeAnz. 8

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 6
InduktionskochplattenAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
Geldkassette
Kartenterminal

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
MessbecherAnz. 3
KüchenzangenAnz. 6
BackblecheAnz. 4
AuflaufformenAnz. 6
AluminiumfolieAnz. 4
FrischhaltefolieAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 12
ServiettenhalterAnz. 10
VasenAnz. 12
KunstblumenAnz. 24
BallonsAnz. 80
BallonpumpeAnz. 2
GirlandenAnz. 8
NamensschilderAnz. 70
SpeisekartenAnz. 12
SpendentafelnAnz. 3

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
Besen und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 2
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandseifenspenderAnz. 3
HandtuchspenderAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege das Spendenziel fest, bevor du die Einladung gestaltest. Dann kannst du den Zweck, den gewünschten Beitrag und die Zahlungsart auf Empfangs- und Spendenschildern verständlich erklären.
Schließe die Anmeldung nicht erst am Vorabend. Plane mindestens 3 bis 5 Tage für die Auswertung ein, damit Ernährungswünsche, Tischordnung, Namensschilder und die Menümenge noch angepasst werden können.
Bestätige Lieferanten und Reservierungen spätestens 7 Tage vorher. Prüfe dabei nicht nur das Menü, sondern auch die Anlieferzeit sowie Kühlboxen, Warmhaltebehälter und Kaffeemaschinen.
Teile die Freiwilligen in feste Schichten ein: Empfang, Buffet, Getränke, Spendentisch und Abbau. Für einen Brunch mit 50 Gästen solltest du mindestens 6 Helfer gleichzeitig einplanen.
Kontrolliere haltbare Vorräte einige Tage vorher und frische Zutaten am Vortag. Häufig fehlen nicht die Hauptgerichte, sondern Kleinteile wie Servierlöffel, Kannen, Brotkörbe oder Verlängerungskabel.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Benefizbrunch organisieren?: Beginne mindestens 6 bis 8 Wochen vorher mit Datum, Ort, Budget und Spendenziel. Einladungen und Online-Werbung sollten etwa 4 Wochen vor dem Brunch verschickt beziehungsweise veröffentlicht werden.
Wie viele Helfer braucht man für einen Benefizbrunch?: Für rund 50 Gäste sind mindestens 6 gleichzeitig eingeteilte Helfer sinnvoll: zwei am Empfang, zwei am Buffet und zwei für Getränke, Spenden oder Nachschub. Für Aufbau und Abbau kommen zusätzliche Personen oder separate Schichten hinzu.
Wann muss die Anmeldung für einen Benefizbrunch geschlossen werden?: Schließe die Anmeldung 3 bis 5 Tage vor dem Termin. So bleiben Zeit für die Gästezahl, Ernährungswünsche, Tischordnung, Namensschilder und die genaue Einkaufsmenge.
Wie viel Essen braucht man für einen Benefizbrunch?: Plane pro erwachsenem Gast mehrere kleine Frühstücks- und warme Komponenten statt nur einer großen Portion. Bestelle oder kaufe nach der finalen Gästezahl und rechne bei frischen Zutaten etwa 5 bis 10 Prozent Reserve ein.

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