Organiser un barbecue networking sans rien laisser au hasard

Un barbecue networking se prépare comme une rencontre professionnelle avec un repas fluide, pas comme un simple déjeuner en plein air. Commence par confirmer les invités et leurs contraintes alimentaires, puis dimensionne le menu, les boissons, les grills et l’espace. Le point critique est le décalage entre les arrivées et la cuisson : prévois une zone d’accueil, des badges et un buffet disponible dès le début. La liste du plan te permet ensuite de suivre les préparatifs jusqu’à l’installation et au rangement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Établir la liste des invités
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Déterminer le menu et les quantités
2 personnes
6
Réserver les barbecues
7
Réserver une tente de réception
8
Vérifier les stocks
9
Commander les courses
10
Confirmer les matériels de location
11
Faire les courses
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
13
Mariner la viande
2 personnes
14
Laver et couper les légumes
2 personnes
15
Préparer les salades
2 personnes
16
Préparer les desserts
17
Emballer séparément les plats diététiques
18
Tester l’éclairage
19
Préparer les badges nominatifs
20
Préparer le matériel
2 personnes
21
Monter la tente de réception
4 personnes
22
Installer les tables et les chaises
3 personnes
23
Installer les barbecues en toute sécurité
2 personnes
24
Installer le buffet et la table des boissons
3 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
26
Installer la décoration
2 personnes
27
Installer l'éclairage
2 personnes
28
Allumer les barbecues
2 personnes

Événement

29
Accueillir les invités
3 personnes
30
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
31
Présenter les amuse-bouches
2 personnes
32
Griller la viande et les légumes
3 personnes
33
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
35
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
36
Servir le café et le thé
2 personnes
37
Vider les déchets au fur et à mesure
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Ranger la nourriture et les boissons
3 personnes
40
Laisser refroidir les barbecues
2 personnes
41
Démonter les tables et les chaises
3 personnes
42
Démonter la tente de réception
4 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Nettoyer le lieu
3 personnes
45
Évacuer les déchets
2 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Retourner les matériels de location
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 45
Bancs de brasserieqté 6
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 40
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 12
Pinces de barbecueqté 6

Équipement

Barbecuesqté 2
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Thermosqté 3
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Cuisine

Planches à découperqté 5
Couteaux de chefqté 5
Thermomètres de cuisineqté 2
Bacs de stockageqté 12

Décoration

Nappesqté 8
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 50
Panneaux d’orientationqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs de recyclageqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe les inscriptions au moins 7 jours avant l’événement. Utilise les réponses pour séparer les besoins alimentaires et emballer les plats adaptés à part, afin d’éviter les erreurs au moment du buffet.
Calcule les quantités après la clôture des inscriptions, puis commande les courses avec une marge de 10 %. Prévois aussi des bacs de stockage pour garder les aliments séparés et protégés pendant l’installation.
Mets les boissons au frais au moins 4 heures avant l’arrivée des participants. Répartis-les dans plusieurs glacières plutôt que dans une seule, afin que les invités puissent se servir sans bloquer le buffet.
Installe les barbecues sur une surface stable, loin de la tente, des tables et des passages. Vérifie les pinces, les thermomètres de cuisine et les rallonges avant l’ouverture, pas au moment de lancer la cuisson.
Teste l’éclairage avant la tombée du jour, notamment les guirlandes lumineuses et les lampes LED. Prépare les badges nominatifs et les panneaux d’orientation avant le montage final : ce sont deux éléments souvent oubliés quand la priorité est donnée au repas.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue networking ?: Prévois environ 10 à 14 jours pour gérer les invitations, les inscriptions, les besoins alimentaires et les réservations. Termine les achats et la préparation du matériel au plus tard la veille.
Quand envoyer les invitations pour un barbecue networking ?: Envoie-les au moins 14 jours avant l’événement et fixe une date limite d’inscription à 7 jours. Tu auras ainsi le temps d’ajuster le menu, les quantités et les plats diététiques.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue networking ?: Compte environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau en quantité suffisante et garde une partie des boissons au frais dans plusieurs glacières.
Quand préparer la viande et les salades pour un barbecue ?: Prépare les marinades et la viande la veille, puis conserve-les au froid dans des bacs fermés. Lave et coupe les légumes, prépare les salades et emballe les plats spécifiques le jour même, quelques heures avant l’arrivée.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.