Organiser un barbecue de retrouvailles, étape par étape

Un barbecue de retrouvailles demande surtout une bonne coordination entre les invités, les courses et l’installation. Commencez par confirmer la date et le lieu, puis centralisez les inscriptions et les besoins alimentaires. La météo, le froid pour les aliments et la sécurité du barbecue se préparent avant le jour J, pas au dernier moment. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, de l’invitation au rangement du buffet.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Envoyer les invitations
2 personnes
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Finaliser les inscriptions
6
Vérifier les prévisions météo
7
Réserver une tente de réception
8
Prévoir un espace de réfrigération supplémentaire
9
Vérifier la liste des courses
2 personnes
10
Faire les courses
2 personnes
11
Séparer la viande et le végétarien
2 personnes
12
Mettre les boissons au frais
2 personnes
13
Mariner la viande
2 personnes
14
Laver et couper les légumes
2 personnes
15
Préparer les salades
2 personnes
16
Conserver les desserts au frais
17
Contrôler le site
2 personnes
18
Monter la tente de réception
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Installer le barbecue en toute sécurité
2 personnes
21
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
22
Installer les tables de buffet
3 personnes
23
Suspendre la décoration
2 personnes
24
Installer l'éclairage
2 personnes
25
Brancher la musique
26
Préparer les salades et les sauces
2 personnes

Événement

27
Allumer le barbecue
2 personnes
28
Accueillir les invités
3 personnes
29
Servir les boissons de bienvenue
2 personnes
30
Servir des amuse-bouches
2 personnes
31
Griller la viande et les légumes
3 personnes
32
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
33
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
34
Collecter la vaisselle
2 personnes
35
Servir le café et le thé
2 personnes
36
Refroidir les restes en toute sécurité
2 personnes
37
Annoncer le dernier tour

Suivi

38
Rassembler les déchets
3 personnes
39
Laisser refroidir le barbecue
2 personnes
40
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
41
Démonter la tente de réception
4 personnes
42
Faire la vaisselle
3 personnes
43
Vider et nettoyer les glacières
2 personnes
44
Nettoyer le site
3 personnes
45
Retirer la décoration
2 personnes
46
Évacuer les déchets
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Distribuer les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables de bièreqté 6
Chaisesqté 45
Tables de buffetqté 3
Table pliante pour boissons

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 50
Bols réutilisablesqté 45
Verres à boireqté 60
Tasses à caféqté 45
Fourchettesqté 50
Couteauxqté 50
Cuillèresqté 50
Louchesqté 10

Décoration

Nappesqté 9
Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 40
Badges nominatifsqté 45
Panneaux de poubellesqté 3

Équipement

Barbecueqté 2
Bouteilles de gazqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 3
Enceinte Bluetooth
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 5
Couteaux de chef et couteaux à painqté 5
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Plateaux de barbecue en aluminiumqté 6
Thermosqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lanternes LEDqté 6

Catering

Courses

Conseils

Clôturez les inscriptions quelques jours avant les courses afin de connaître le nombre de portions, les régimes particuliers et le volume de vaisselle nécessaire. Prévoyez une liste séparée pour les personnes végétariennes ou ayant une allergie.
Consultez les prévisions météo 3 à 5 jours avant la rencontre. Si la pluie ou le soleil sont annoncés, réservez la tente de réception assez tôt et vérifiez qu’elle laisse encore assez d’espace pour les tables, le buffet et la circulation.
Ne laissez pas la chaîne du froid pour le jour même : prévoyez un espace de réfrigération supplémentaire, mettez les boissons au frais et gardez les desserts réfrigérés jusqu’au service. La viande et les aliments végétariens doivent rester séparés, notamment pendant la préparation et la cuisson.
Faites les préparations qui prennent du temps la veille : mariner la viande, laver et couper les légumes et préparer les salades. Gardez les plats couverts et réfrigérés, puis sortez-les par petites quantités plutôt que tout le buffet en une fois.
Installez le barbecue sur une surface stable, éloignée de la tente, des nappes et des passages. Contrôlez le site avant l’arrivée des invités, puis testez l’éclairage, les rallonges, la musique et le microphone avant le début des retrouvailles.

Questions fréquentes

Quand faut-il envoyer les invitations pour un barbecue de retrouvailles ?: Envoyez-les environ 3 à 4 semaines à l’avance pour laisser le temps de répondre. Fixez une date limite d’inscription au moins 5 à 7 jours avant le barbecue, avant de finaliser les courses.
Quelle quantité de boissons prévoir pour un barbecue ?: Comptez environ 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis 1 à 2 par heure supplémentaire. Ajoutez de l’eau et des boissons sans alcool, et mettez-les au frais avant l’arrivée des invités.
Que préparer la veille pour un barbecue de retrouvailles ?: La veille, faites les courses, marinez la viande, lavez et coupez les légumes et préparez les salades. Gardez les préparations au réfrigérateur et conservez les desserts au frais jusqu’au service.
Quand installer la tente et les tables pour le barbecue ?: Montez la tente et installez les tables et les chaises le jour même, suffisamment tôt pour pouvoir contrôler le site avant l’arrivée des invités. Prévoyez au moins 2 heures pour l’installation, les branchements, le buffet et la mise en place du barbecue.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.