Organiser un barbecue d’entreprise, étape par étape

Un barbecue d’entreprise se prépare d’abord sur la base du nombre réel de participants. Commencez par les invitations, les inscriptions et les besoins alimentaires, puis bloquez le barbecue, les tentes et le mobilier. Dans les jours précédents, ajustez les quantités, contrôlez la météo et faites les courses. Le jour même, prévoyez assez de temps pour refroidir les boissons, monter les espaces et séparer clairement la préparation, la cuisson et le buffet.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Confirmer les inscriptions
5
Réserver le barbecue
6
Réserver des tentes de réception
7
Ajuster la musique
8
Vérifier les prévisions météo
9
Compter les quantités finales
10
Vérifier la liste des courses
11
Faire les courses
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Réfrigérer la viande et les produits végétariens
2 personnes
14
Rassembler la décoration
15
Vérifier le lieu
16
Trier les courses
2 personnes
17
Laver les légumes et les fruits
2 personnes
18
Préparer les salades
2 personnes
19
Préparer le pain et les sauces
20
Monter les tentes de réception
4 personnes
21
Installer les tables
3 personnes
22
Installer les chaises
3 personnes
23
Installer le barbecue et les tables de travail
3 personnes
24
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
25
Installer le buffet
2 personnes
26
Suspendre la décoration
2 personnes
27
Installer la musique

Événement

28
Allumer le barbecue
2 personnes
29
Accueillir les invités
2 personnes
30
Servir les boissons
2 personnes
31
Servir des amuse-bouches
2 personnes
32
Griller la viande pour barbecue
3 personnes
33
Griller les produits végétariens
2 personnes
34
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
36
Rassembler les déchets
2 personnes
37
Servir le café et le thé
2 personnes
38
Raccompagner les invités
2 personnes

Suivi

39
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
40
Rassembler la vaisselle
3 personnes
41
Évacuer les déchets
2 personnes
42
Nettoyer le lieu
3 personnes
43
Faire la vaisselle
2 personnes
44
Démonter le mobilier
4 personnes
45
Démonter les tentes de fête
4 personnes
46
Vérifier le matériel
2 personnes
47
Rendre les articles empruntés
2 personnes
48
Ranger le stock restant

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 55
Tables de buffetqté 3
Tables hautesqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 60
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 30
Couvertsqté 60
Louchesqté 10

Catering

Courses

Équipement

Barbecues à gazqté 2
Bouteilles de gazqté 4
Régulateurs de pression de gazqté 2
Pinces de grillqté 6
Spatules de grillqté 4
Thermomètres à viandeqté 2
Glacièresqté 6
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Haut-parleurs Bluetoothqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 8
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plats de service avec couvercleqté 8
Ramequins à sauceqté 8
Plateaux de serviceqté 4
Pinces de cuisineqté 6
Verres doseursqté 2
Grilles de refroidissementqté 4

Décoration

Guirlandesqté 10
Ballonsqté 100
Ruban pour ballonsqté 2
Nappesqté 9
Décoration de tableqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes LEDqté 8
Rallongesqté 4

Nettoyage

Seauxqté 3
Poubellesqté 6
Bacs de tri des déchetsqté 3
Sets de balaiqté 2
Serpillièresqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3
Rouleaux d’essuie-mainsqté 6

Conseils

Fixez une date limite d’inscription 10 à 14 jours avant le barbecue. Utilisez les réponses pour confirmer le nombre de portions, les allergies et les choix végétariens avant de finaliser les achats.
Réservez le barbecue et les tentes au moins 3 semaines à l’avance, surtout si l’événement a lieu en période estivale. Vérifiez aussi le nombre de tables, de chaises et de tables de buffet nécessaires.
Contrôlez les prévisions météo 5 jours avant, puis de nouveau la veille. Une tente de réception ne remplace pas un sol stable : vérifiez l’accès, l’espace disponible et l’emplacement du barbecue avant l’installation.
Faites les courses 1 à 2 jours avant, puis réfrigérez immédiatement la viande et les produits végétariens. Refroidissez les boissons dans plusieurs glacières plutôt que dans un seul contenant difficile à maintenir froid.
Le jour du barbecue, commencez l’installation au moins 3 heures avant l’arrivée des invités. Gardez les pinces, spatules et thermomètres à viande près du barbecue, et préparez le buffet séparément des tables de travail.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue d’entreprise ?: Prévoyez environ 3 semaines pour réserver le barbecue, les tentes et le mobilier. Lancez les inscriptions 10 à 14 jours avant, puis faites le décompte final et les achats 1 à 2 jours avant l’événement.
Quand demander les allergies et les régimes alimentaires ?: Demandez ces informations dès l’invitation et fixez une date limite 10 à 14 jours avant le barbecue. Confirmez ensuite les besoins avec les inscrits avant de calculer les quantités finales.
Quand vérifier la météo pour un barbecue d’entreprise ?: Faites une première vérification 5 jours avant, puis une dernière la veille. Cela laisse encore le temps d’ajuster les tentes, l’installation des tables et l’organisation des zones de cuisson.
Combien de temps prévoir pour installer un barbecue d’entreprise ?: Comptez au moins 3 heures avant l’arrivée des invités pour monter les tentes, installer les tables et les chaises, préparer le barbecue et mettre en place le buffet. Ajoutez du temps si le lieu n’est pas connu ou si le matériel doit être déplacé sur une longue distance.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.