Cómo organizar una barbacoa de empresa sin improvisar

Una barbacoa de empresa necesita más coordinación que una comida informal: primero se cierran asistentes y preferencias, después el espacio, el equipo y las compras. La carne, los productos vegetarianos y las bebidas deben llegar al día bien refrigerados, mientras que carpas, mesas y zonas de trabajo se montan antes de encender el fuego. Este plan te ayuda a seguir el orden correcto y a evitar los fallos que suelen aparecer cuando faltan datos, sombra o utensilios.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Enviar invitaciones
2
Gestionar inscripciones
3
Recoger preferencias dietéticas
4
Confirmar inscripciones
5
Reservar la barbacoa
6
Reservar carpas de fiesta
7
Ajustar la música
8
Comprobar el pronóstico del tiempo
9
Contar las cantidades definitivas
10
Comprobar la lista de la compra
11
Hacer la compra
2 personas
12
Enfriar bebidas
2 personas
13
Refrigerar la carne y los productos vegetarianos
2 personas
14
Recoger adornos
15
Comprobar el lugar
16
Clasificar las compras
2 personas
17
Lavar frutas y verduras
2 personas
18
Preparar ensaladas
2 personas
19
Preparar el pan y las salsas
20
Montar las carpas
4 personas
21
Montar mesas
3 personas
22
Colocar las sillas
3 personas
23
Colocar la barbacoa y las mesas de trabajo
3 personas
24
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
25
Montar el buffet
2 personas
26
Colgar la decoración
2 personas
27
Instalar la música

Evento

28
Encender la barbacoa
2 personas
29
Recibir a los invitados
2 personas
30
Servir las bebidas
2 personas
31
Servir aperitivos
2 personas
32
Asar carne para barbacoa
3 personas
33
Asar productos vegetarianos
2 personas
34
Reponer el bufé
2 personas
35
Rellenar las bebidas
2 personas
36
Recoger la basura
2 personas
37
Servir café y té
2 personas
38
Despedir a los invitados
2 personas

Seguimiento

39
Apagar la barbacoa de forma segura
2 personas
40
Recoger la vajilla
3 personas
41
Llevar la basura
2 personas
42
Limpiar el lugar
3 personas
43
Lavar la vajilla
2 personas
44
Desmontar el mobiliario
4 personas
45
Desmontar las carpas
4 personas
46
Comprobar los materiales
2 personas
47
Devolver los objetos prestados
2 personas
48
Guardar el stock sobrante

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 2
Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 55
Mesas de buffetcant. 3
Mesas altascant. 4

Vajilla

Platos reutilizablescant. 60
Cuencos reutilizablescant. 60
Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 30
Cubiertoscant. 60
Cucharonescant. 10

Catering

Compras

Equipo

Barbacoas de gascant. 2
Botellas de gascant. 4
Reguladores de presión de gascant. 2
Pinzas para parrillacant. 6
Espátulas para parrillacant. 4
Termómetros para carnecant. 2
Neveras portátilescant. 6
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Altavoces Bluetoothcant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 8
Cuchillos de chef y de pancant. 8
Cuencos para mezclarcant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de servir con tapacant. 8
Cuencos para salsascant. 8
Bandejas de serviciocant. 4
Pinzas de cocinacant. 6
Jarras medidorascant. 2
Rejillas de ventilacióncant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 10
Globoscant. 100
Cinta para globoscant. 2
Mantelescant. 9
Decoración de mesacant. 12

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Cables alargadorescant. 4

Limpieza

Cuboscant. 3
Papelelerascant. 6
Contenedores de separación de residuoscant. 3
Sets de escobacant. 2
Fregonascant. 3
Paños de limpiezacant. 12
Dispensadores de jabón de manoscant. 3
Rollos de toallacant. 6

Consejos

Cierra las inscripciones antes de calcular la compra. Pide las preferencias dietéticas y confirma la lista definitiva al menos 5 días antes para separar raciones de carne y opciones vegetarianas sin adivinar cantidades.
Comprueba el pronóstico 48 horas antes y revisa de nuevo la mañana del evento. Las carpas, las mesas y la distribución del buffet no deberían depender de una decisión tomada cuando ya han llegado los invitados.
Reserva con antelación la barbacoa, las carpas y el equipo de gas. Además de la barbacoa, comprueba que haya botellas de gas, reguladores, pinzas, espátulas y termómetros para carne; olvidar un accesorio puede detener todo el servicio.
Organiza la comida por zonas antes de empezar: refrigeración para carne y productos vegetarianos, preparación de ensaladas y pan, mesas de trabajo y buffet. Lava frutas y verduras y prepara las salsas antes de encender la barbacoa para no mezclar tareas con la cocción.
Enfría las bebidas con varias horas de margen y coloca vajilla, cubiertos y vasos antes de abrir el buffet. Cuenta también tazas de café, cucharones y utensilios de servicio: son fáciles de olvidar cuando la atención se concentra en la parrilla.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una barbacoa de empresa?: Empieza entre 3 y 4 semanas antes para enviar invitaciones, gestionar inscripciones y reservar la barbacoa y las carpas. Cierra cantidades y preferencias dietéticas unos 5 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar los asistentes a una barbacoa de empresa?: Pide una respuesta hasta 7 días antes y confirma la lista definitiva 5 días antes. Así puedes ajustar compras, raciones de carne, alternativas vegetarianas, sillas y vajilla.
¿Cuándo se prepara la comida para una barbacoa de empresa?: Lava frutas y verduras y prepara ensaladas, pan y salsas el mismo día, antes de montar el buffet. Mantén la carne y los productos vegetarianos refrigerados hasta que la barbacoa esté lista para usarse.
¿Qué hacer si llueve el día de la barbacoa de empresa?: Comprueba el pronóstico 48 horas antes y vuelve a revisarlo esa misma mañana. Monta las carpas antes de la llegada de los invitados y confirma que cubren las mesas, el buffet y una zona segura de trabajo.

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