Organiser un barbecue caritatif, étape par étape

Un barbecue caritatif se prépare d’abord comme une collecte, puis comme un repas en plein air. Commencez par réserver le lieu et vérifier les autorisations, avant d’ouvrir les inscriptions et de recueillir les besoins alimentaires. Comptez ensuite les participants pour dimensionner les bénévoles, les tables, les boissons et le matériel de cuisson. Les dernières 48 heures servent surtout à préparer les aliments, refroidir les boissons et confirmer chaque fournisseur.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Répartir les bénévoles
5
Vérifier les autorisations
6
Réserver le lieu
7
Réserver le barbecue et les tentes
8
Réserver la sono
9
Confirmer les fournisseurs
10
Préparer le mode de paiement
11
Préparer les boîtes de dons
2 personnes
12
Préparer le briefing des bénévoles
13
Faire les courses
3 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Couper les légumes
3 personnes
16
Préparer les sauces et les salades
3 personnes
17
Faire mariner la viande et les plats végétariens
2 personnes
18
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
19
Préparer les panneaux de direction
20
Vérifier les prévisions météo
21
Ouvrir le lieu
2 personnes
22
Monter les tentes
4 personnes
23
Installer les tables et les chaises
4 personnes
24
Installer le barbecue
3 personnes
25
Installer l'éclairage
2 personnes
26
Suspendre la décoration
3 personnes
27
Raccorder la sonorisation
2 personnes
28
Aménager le buffet et le bar
3 personnes
29
Installer le point de dons
2 personnes
30
Préparer la nourriture et les boissons
4 personnes
31
Allumer le barbecue
2 personnes
32
Briefer les bénévoles

Événement

33
Accueillir les invités
3 personnes
34
Enregistrer les dons
2 personnes
35
Griller les aliments
3 personnes
36
Servir les repas
3 personnes
37
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
38
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
39
Débarrasser la vaisselle
2 personnes
40
Vider les poubelles
2 personnes
41
Fournir la musique
42
Traiter les derniers dons
2 personnes

Suivi

43
Éteindre le barbecue en toute sécurité
2 personnes
44
Stocker les aliments au frais
2 personnes
45
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
46
Démonter les tentes et la décoration
4 personnes
47
Rassembler les déchets
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
4 personnes
49
Nettoyer la vaisselle et le matériel
3 personnes
50
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
51
Transférer le montant du don
52
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 3
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 8

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Bols réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 40
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 50
Louchesqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Plateaux en aluminiumqté 10

Équipement

Barbecuesqté 3
Glacièresqté 5
Bacs de maintien au chaudqté 4
Système de sonorisation
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 6
Lanternes LEDqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Ballonsqté 100
Boîtes à donsqté 3
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Épongesqté 8
Brosses à vaisselleqté 4
Seauxqté 4
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations avant d’envoyer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour éviter de devoir déplacer l’événement après les inscriptions.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis transmettez un récapitulatif séparé à l’équipe cuisine 7 jours avant le barbecue. Prévoyez clairement les plats végétariens et les autres restrictions.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, cuisson, buffet, dons et rangement. Envoyez le briefing au plus tard 3 jours avant, avec un responsable identifié pour chaque poste.
Ne gardez pas les achats pour la veille au soir. Faites les courses 1 à 2 jours avant, préparez les salades, sauces et marinades à l’avance, puis mettez les boissons au frais au moins 12 heures avant l’ouverture.
Vérifiez la météo 48 heures avant et gardez un plan pour les tentes, l’éclairage et les rallonges. Le jour J, ouvrez le lieu environ 3 heures avant l’arrivée du public afin de monter les tentes, installer les tables et tester la sonorisation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un barbecue caritatif ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de réserver le lieu, obtenir les autorisations, confirmer le barbecue, les tentes et la sonorisation, puis gérer les inscriptions et les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un barbecue caritatif ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant, afin d’ajuster les achats, les portions, les tables et les équipes.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Répartissez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 2 pour le buffet, 2 pour la cuisson et 1 pour les dons par tranche d’environ 40 à 50 participants. Ajoutez une équipe distincte pour le montage et le rangement.
Quand préparer les aliments pour un barbecue caritatif ?: Préparez les sauces et les salades la veille, et faites mariner la viande ainsi que les plats végétariens entre 12 et 24 heures avant. Coupez les légumes le jour précédent, puis conservez chaque préparation au frais jusqu’au service.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.