Zo organiseer je een benefietbarbecue zonder last-minute stress
Begin met het doelbedrag, de verwachte opkomst en de datum. Reserveer daarna de locatie, barbecue, tenten en geluidsinstallatie voordat je uitnodigingen verstuurt. Gebruik de aanmeldingen om dieetwensen, vrijwilligers en hoeveelheden eten in kaart te brengen. Plan de dag in duidelijke blokken: opbouw, briefing, ontvangst, barbecue, donatiemomenten en opruimen. Zo voorkom je dat de barbecue draait, terwijl glazen, koeling of een verantwoordelijke voor de donaties nog ontbreken.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Uitnodigingen versturen
- 2
Aanmeldingen verwerken
- 3
Dieetwensen verzamelen
- 4
Vrijwilligers indelen
- 5
Vergunningen controleren
- 6
Locatie reserveren
- 7
Barbecue en tenten reserveren
- 8
Geluidsinstallatie reserveren
- 9
Leveranciers bevestigen
- 10
Betaalwijze voorbereiden
- 11
Donatieboxen klaarmaken
2 personen
- 12
Vrijwilligersbriefing maken
- 13
Boodschappen doen
3 personen
- 14
Dranken koelen
2 personen
- 15
Groenten snijden
3 personen
- 16
Sauzen en salades voorbereiden
3 personen
- 17
Vlees en vegetarisch marineren
2 personen
- 18
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
- 19
Routeborden voorbereiden
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Locatie openen
2 personen
- 22
Tenten opbouwen
4 personen
- 23
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 24
Barbecue opstellen
3 personen
- 25
Verlichting ophangen
2 personen
- 26
Versiering ophangen
3 personen
- 27
Geluidsinstallatie aansluiten
2 personen
- 28
Buffet en bar inrichten
3 personen
- 29
Donatiepunt inrichten
2 personen
- 30
Eten en dranken klaarzetten
4 personen
- 31
Barbecue aansteken
2 personen
- 32
Vrijwilligers instrueren
Event
- 33
Gasten ontvangen
3 personen
- 34
Donaties registreren
2 personen
- 35
Eten grillen
3 personen
- 36
Eten serveren
3 personen
- 37
Dranken bijvullen
2 personen
- 38
Buffet aanvullen
2 personen
- 39
Servies afruimen
2 personen
- 40
Afvalbakken legen
2 personen
- 41
Muziek verzorgen
- 42
Laatste donaties verwerken
2 personen
Nazorg
- 43
Barbecue veilig doven
2 personen
- 44
Eten gekoeld opbergen
2 personen
- 45
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 46
Tenten en decoratie afbreken
4 personen
- 47
Afval verzamelen
3 personen
- 48
Locatie schoonmaken
4 personen
- 49
Servies en materiaal reinigen
3 personen
- 50
Geleend materiaal retourneren
2 personen
- 51
Donatiebedrag overmaken
- 52
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Partytentenaantal 2
- Tafelsaantal 8
- Stoelenaantal 60
- Buffettafelsaantal 3
- Barkrukkenaantal 4
- Tafelkledenaantal 8
Servies
- Herbruikbare bordenaantal 70
- Herbruikbare kommenaantal 60
- Herbruikbare drinkglazenaantal 80
- Koffiekopjesaantal 40
- Vorkenaantal 70
- Messenaantal 70
- Lepelsaantal 50
- Opscheplepelsaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksdemessenaantal 6
- Mengkommenaantal 8
- Serveerschalenaantal 12
- Serveertangenaantal 8
- Aluminium schalenaantal 10
Apparatuur
- Barbecuesaantal 3
- Koelboxenaantal 5
- Warmhoudbakkenaantal 4
- Geluidsinstallatie
- Microfoon
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 3
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 6
- Ledlantaarnsaantal 6
Decoratie
- Vlaggenlijnenaantal 6
- Ballonnenaantal 100
- Donatieboxenaantal 3
- Routebordenaantal 6
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 6
- Sponzenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 4
- Emmersaantal 4
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
Tips
- Verzamel dieetwensen uiterlijk één week voor de barbecue. Houd vlees, vegetarische producten en bereide salades daarna gescheiden en wijs één persoon aan die allergenen kan beantwoorden.
- Maak een tijdschema met minimaal 2 uur voor opbouw. Tenten, tafels, stoelen, verlichting en barbecue staan dan klaar voordat gasten arriveren; test geluidsinstallatie, microfoon en verlengkabels meteen mee.
- Koel dranken minstens 4 uur vooraf en verdeel ze over meerdere koelboxen. Zet niet alles tegelijk op tafel: een kleinere voorraad blijft langer koud en voorkomt onnodig heen-en-weer lopen.
- Plan per barbecue minstens twee vrijwilligers: één voor het grillen en één voor uitgifte en aanvullen. Laat vegetarische producten met aparte tangen en serveerschalen uitgeven om verwisseling te voorkomen.
- Maak donatieboxen zichtbaar bij de entree en bij het buffet en wijs per dienst twee verantwoordelijken aan. Tel contant geld pas na afloop met minimaal twee personen en noteer het bedrag direct.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een benefietbarbecue organiseren?
- Begin bij voorkeur 6 tot 8 weken vooraf. Reserveer dan de locatie, barbecue, tenten en geluidsinstallatie; controleer ook meteen of een vergunning of melding nodig is.
- Hoeveel eten moet ik voorzien per persoon voor een benefietbarbecue?
- Reken als basis op 250 tot 300 gram barbecueproducten per volwassene, aangevuld met salades, groenten en brood. Houd voor vegetarische opties minimaal 1 volwaardige portie per aangemelde vegetariër apart.
- Wanneer moet ik de vrijwilligers indelen?
- Maak de eerste indeling uiterlijk 2 weken vooraf en bevestig de diensten 3 dagen voor het evenement. Plan op de dag zelf een briefing van 15 minuten vóór de ontvangst van de gasten.
- Hoeveel tijd heb je nodig om een benefietbarbecue op te bouwen?
- Reserveer minimaal 2 uur voor de opbouw en 30 minuten extra als tenten, verlichting of stroom op een onbekende locatie moeten worden geplaatst. Controleer vóór opening ook de looproute, donatieboxen en koeling.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!