Organiser un concert d’opérette, étape par étape

Commencez par verrouiller la date et la salle, puis construisez le programme autour des artistes, des accompagnateurs et du répertoire choisi. Les réservations et les inscriptions doivent être suivies assez tôt pour dimensionner les chaises, le vestiaire et le catering. Dans les dernières semaines, concentrez-vous sur les partitions, les livrets, l’accueil et les besoins techniques. Le jour du concert, prévoyez une vraie séquence d’installation avant l’arrivée du public.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Définir le programme et le répertoire
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Envoyer la confirmation aux visiteurs
8
Confirmer les artistes et accompagnateurs
9
Rassembler les partitions
2 personnes
10
Composer le programme
2 personnes
11
Imprimer les livrets de programme
12
Répartir les bénévoles
13
Installer le système d'entrée et de vestiaire
2 personnes
14
Calculer les quantités de catering
15
Vérifier le matériel technique
2 personnes
16
Vérifier les sorties de secours
2 personnes
17
Préparer les informations de stationnement
18
Vérifier la liste des courses
2 personnes
19
Faire les courses
2 personnes
20
Classer les programmes
2 personnes
21
Préparer le service traiteur
3 personnes
22
Récupérer les clés du lieu
23
Inspecter la salle et l’entrée
2 personnes
24
Aérer la salle
25
Installer les chaises
4 personnes
26
Installer les tables
3 personnes
27
Aménager la scène et l'aire de jeu
4 personnes
28
Installer les pupitres
2 personnes
29
Installer les instruments
3 personnes
30
Raccorder le matériel audio
2 personnes
31
Orienter l'éclairage
2 personnes
32
Effectuer la vérification du son
3 personnes
33
Répétition avec les artistes
5 personnes
34
Aménager le vestiaire
2 personnes
35
Aménager la table d’entrée
2 personnes
36
Mettre les boissons au frais
2 personnes
37
Installer le point café et thé
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Briefer les accompagnateurs du public
2 personnes

Événement

41
Ouvrir les portes
3 personnes
42
Accueillir les visiteurs
4 personnes
43
Distribuer le programme
2 personnes
44
Gérer le vestiaire
2 personnes
45
Servir le café et le thé
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Annoncer le concert
48
Accompagner la première partie du concert
3 personnes
49
Servir les boissons de la pause
4 personnes
50
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
51
Encadrer la deuxième partie du concert
3 personnes
52
Animer les questions du public
53
Remercier les artistes
54
Préparer l’apéritif
3 personnes
55
Servir l’apéritif
4 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Fermer le vestiaire
2 personnes
58
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Refroidir le catering restant
2 personnes
60
Rassembler la vaisselle
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Ranger les instruments en toute sécurité
3 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Ranger les chaises et les tables
4 personnes
65
Rassembler les déchets
2 personnes
66
Faire la vaisselle
3 personnes
67
Nettoyer la salle
3 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Contrôler le vestiaire
70
Fermer le lieu
2 personnes
71
Retourner les matériels de location
2 personnes
72
Ranger les courses restantes
73
Nettoyer le linge
74
Rendre le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 110
Tables bistrotqté 12
Tables de buffetqté 4
Portants de logeqté 2
Tables pliantesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Assiettesqté 120
Fourchettes à gâteauqté 120
Cuillères à caféqté 100
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Pupitres de musiqueqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 6
Boîtiers DIqté 2
Tabouret de piano
Clavier
Support de clavier

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Lampadairesqté 4
Pieds d’éclairageqté 2

Décoration

Nappesqté 16
Rideaux de scèneqté 2
Compositions floralesqté 6
Pupitres de programmeqté 4
Badges nominatifsqté 12
Panneaux indicateursqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Pinces de serviceqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Verres doseursqté 2

Catering

Courses

Nettoyage

Serpillièresqté 2
Seauxqté 3
Sets de balaiqté 2
Aspirateursqté 2
Raclettes de solqté 2
Chiffons de nettoyageqté 20
Gants de nettoyageqté 6

Entrée

Formulaires d'entréeqté 120
Stylosqté 12
Numéros de vestiaireqté 120
Sacs de vestiaireqté 120
Plateaux pour espècesqté 2
Caissesqté 2
Étiquettes nominativesqté 120

Paperasse

Brochures du programmeqté 120
Papier d’impressionqté 2
Ruban adhésifqté 6
Ciseaux à papierqté 4
Agrafeusesqté 2

Sécurité

Lampes de pocheqté 4
Ruban de balisageqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Vêtements

Tabliers noirsqté 8
Sacs de vestiaireqté 120

Stockage

Caisses en plastiqueqté 12
Boîtes de rangementqté 8
Housses à vêtementsqté 20

Conseils

Réservez la salle et confirmez les artistes avant d’envoyer les invitations. Gardez au moins 6 à 8 semaines pour ajuster le répertoire, les accompagnateurs et les besoins techniques.
Clôturez les inscriptions 7 à 10 jours avant le concert. Vous pourrez alors confirmer les visiteurs, calculer les quantités de catering et organiser les chaises, les tables et le vestiaire.
Préparez le programme imprimé au moins 5 jours à l’avance. Faites relire les noms des œuvres, des solistes et des accompagnateurs avant de classer les livrets.
Faites un essai technique dans la salle, idéalement 2 à 3 heures avant l’ouverture. Vérifiez les microphones, la table de mixage, les haut-parleurs, les projecteurs, les rallonges et les sorties de secours.
Le jour même, récupérez les clés, inspectez l’entrée et aérez la salle avant d’installer les chaises. Gardez au moins 45 minutes sans autre tâche pour absorber un retard de livraison ou un réglage supplémentaire.

Questions fréquentes

Quand faut-il commencer à organiser un concert d’opérette ?: Commencez environ 8 à 12 semaines avant la date. Ce délai laisse le temps de confirmer la salle et les artistes, de définir le répertoire, d’ouvrir les inscriptions et de préparer la technique.
Quand envoyer les invitations pour un concert d’opérette ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant le concert, dès que la date, le lieu et le programme provisoire sont confirmés. Fixez une date limite d’inscription environ 10 jours avant l’événement.
Combien de temps prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour les chaises, les tables, le vestiaire, les pupitres, la sonorisation et l’éclairage. Ajoutez 30 à 45 minutes si le clavier ou la table de mixage doit être installé et testé sur place.
Quand préparer le catering et les boissons ?: Calculez les quantités après la clôture des inscriptions, 7 à 10 jours avant le concert. Préparez le service le jour même, après l’inspection de la salle et avant l’arrivée des visiteurs, en gardant les boissons et la vaisselle facilement accessibles.

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