Organiser un atelier de programmation sans mauvaise surprise

Un atelier de programmation se prépare d’abord autour du niveau des participants et de l’environnement technique utilisé. Fixez la date, ouvrez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires avant de commander le catering. Ensuite, préparez les exercices, les diapositives et chaque ordinateur avec le logiciel nécessaire. La veille, testez les démonstrations, le wifi et les adaptateurs vidéo sur place ou avec une configuration identique.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date de l'atelier
2
Envoyer les invitations
3
Traiter les inscriptions
4
Recueillir les besoins alimentaires
5
Envoyer les informations aux participants
6
Choisir l'environnement de développement
2 personnes
7
Préparer les exercices et les diapositives
2 personnes
8
Imprimer le matériel pédagogique
9
Préparer les feuilles de travail en version numérique
10
Confirmer la réservation du lieu
11
Commander le catering
12
Coordonner les exigences techniques
13
Vérifier l’inventaire des ordinateurs portables
14
Installer le logiciel
2 personnes
15
Effectuer les mises à jour
16
Tester les démos à l'avance
2 personnes
17
Tester le wifi et le mot de passe
18
Trier les impressions et les badges nominatifs
19
Faire les courses
2 personnes
20
Acheminer le matériel sur le site
2 personnes
21
Installer les tables et les chaises
3 personnes
22
Numéroter les postes de travail
2 personnes
23
Préparer les ordinateurs portables et les chargeurs
2 personnes
24
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
25
Installer le projecteur et l’écran
2 personnes
26
Préparer le café et le thé
2 personnes
27
Aménager la table d'accueil

Événement

28
Enregistrer les participants
2 personnes
29
Distribuer le programme et les fiches de travail
2 personnes
30
Présenter l'atelier
31
Donner une introduction de base à la programmation
32
Accompagner les participants pendant l’exercice
3 personnes
33
Servir les boissons de la pause
2 personnes
34
Démontrer l'activité de suivi
35
Aider les participants avec le code
3 personnes
36
Mettre en place le buffet du dîner
3 personnes
37
Servir le dîner
3 personnes
38
Réapprovisionner les boissons
39
Encadrer les tâches finales
3 personnes
40
Présenter les résultats
41
Animer la séance de questions-réponses
42
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

43
Éteindre les ordinateurs portables et le matériel
2 personnes
44
Rassembler le matériel
2 personnes
45
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
2 personnes
47
Remettre les tables et les chaises en place
3 personnes
48
Nettoyer le lieu
2 personnes
49
Emballer le matériel en toute sécurité
2 personnes
50
Retourner les matériels
2 personnes
51
Rapporter les ordinateurs portables empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 32
Table d'inscription

Équipement

Ordinateurs portablesqté 30
Chargeurs d’ordinateur portableqté 30
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 4
Souris de présentation sans fil
Routeur wifi
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 10
Goulottes de câblesqté 6
Clés USBqté 5
Batteries externesqté 4
Tableaux blancsqté 2
Marqueurs pour tableau blancqté 12
Effaceurs de tableau blancqté 2

Vaisselle

Verres à boireqté 40
Tasses à caféqté 35
Assiettesqté 40
Couvertsqté 40
Louchesqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6
Carafes d’eauqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 35
Nappesqté 8
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez un ordinateur par participant, plus 1 à 2 appareils de secours, et vérifiez que chaque chargeur correspond bien au poste attribué. Numérotez les tables et les ordinateurs avant l’arrivée du groupe.
Installez l’environnement de développement au moins 3 jours avant l’atelier. Faites les mises à jour, puis exécutez chaque exercice sur une machine vierge pour repérer les dépendances manquantes.
Testez les démonstrations dans les mêmes conditions que le jour J : projecteur, câble HDMI, adaptateur, résolution et souris de présentation. Gardez les exemples et feuilles de travail en version numérique sur une clé USB.
Testez le wifi et son mot de passe au moins 24 heures avant le début, avec plusieurs ordinateurs connectés en même temps. Préparez un routeur de secours si l’activité dépend du téléchargement de paquets ou d’outils.
Installez les tables, les multiprises et les câbles avant de préparer l’accueil. Laissez les passages dégagés, prévoyez une prise par poste et placez l’eau, le café et les badges près de la table d’inscription.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un atelier de programmation ?: Envoyez-les au moins 3 semaines avant la date prévue. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’atelier afin de confirmer les besoins alimentaires, les niveaux et le nombre d’ordinateurs nécessaires.
Combien d’ordinateurs prévoir pour un atelier de programmation ?: Prévoyez un ordinateur par participant inscrit et 1 à 2 postes de secours. Vérifiez aussi les chargeurs, les souris et l’espace disque au moins 3 jours avant l’événement.
Quand installer les logiciels pour l’atelier ?: Installez et mettez à jour les logiciels 3 à 5 jours avant. Testez ensuite tous les exercices et les démonstrations, puis évitez les changements de version le jour même.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réservez au moins 2 heures avant l’arrivée des participants pour installer les tables, les postes, l’électricité, le projecteur et l’écran. Gardez 30 minutes supplémentaires pour tester le wifi et corriger les branchements.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.