Organiser un atelier de prise de parole sans improviser
Un atelier de prise de parole repose sur une préparation plus précise qu’une simple réunion : il faut coordonner le coach, le programme, les inscriptions et les exercices. Commencez par réserver une salle adaptée au travail en groupe, puis verrouillez le contenu avant d’inviter les participants. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins, préparer les supports et tester la technique. Le jour même, l’accueil et l’installation doivent être terminés avant l’arrivée du premier participant.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Confirmer le coach
- 3
Élaborer le programme
- 4
Envoyer les invitations
- 5
Traiter les inscriptions
- 6
Recueillir les besoins alimentaires
- 7
Envoyer un rappel
- 8
Imprimer les feuilles de travail
- 9
Créer des badges nominatifs
- 10
Faire les courses
2 personnes
- 11
Vérifier le catering
- 12
Tester la technique
2 personnes
- 13
Préparer la présentation
Événement
- 14
Ouvrir la salle
- 15
Installer les tables
3 personnes
- 16
Installer les chaises
3 personnes
- 17
Aménager le coin présentation
2 personnes
- 18
Préparer le matériel de travail
2 personnes
- 19
Mettre en place le point café
2 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
- 21
Installer la table d’accueil
- 22
Enregistrer les participants
2 personnes
- 23
Servir le café et le thé
2 personnes
- 24
Ouvrir l'atelier
- 25
Animer les exercices
2 personnes
- 26
Réapprovisionner les boissons de la pause
- 27
Servir les en-cas de pause
2 personnes
- 28
Coordonner les répétitions de présentation
2 personnes
- 29
Mettre le buffet en place
3 personnes
- 30
Servir le dîner
3 personnes
- 31
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
- 32
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 33
Accompagner les exercices approfondis
2 personnes
- 34
Réapprovisionner les boissons
- 35
Animer les présentations de clôture
2 personnes
- 36
Distribuer les formulaires de feedback
- 37
Faire le check-out des participants
Suivi
- 38
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 39
Rassembler le matériel
2 personnes
- 40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 41
Faire la vaisselle
2 personnes
- 42
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 43
Évacuer les déchets
- 44
Retourner les matériels
- 45
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 8
- Chaisesqté 45
- Tables de buffetqté 2
- Table d’accueil
Équipement
- Ordinateur portable
- Projecteur
- Écran de projection
- Câble HDMI
- Kit d’adaptateurs HDMI
- Enceinte portable
- Micro sans fil
- Multiprisesqté 3
- Rallongesqté 3
Matériel de présentation
- Chevaletsqté 3
- Papier pour chevaletqté 3
- Tableau blanc
- Marqueurs pour tableau blancqté 2
- Marqueursqté 12
- Stylos à billeqté 50
- Blocs-notesqté 45
- Feuilles de travailqté 50
- Badges nominatifsqté 50
- Pots à feutresqté 6
Vaisselle
- Tasses à caféqté 50
- Verres à eauqté 50
- Assiettes de dînerqté 50
- Couvertsqté 50
- Assiettes de serviceqté 8
- Pinces de serviceqté 6
- Pichets à caféqté 3
- Carafes d’eauqté 6
Cuisine
- Glacièresqté 3
- Thermosqté 4
- Louchesqté 6
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Papier aluminiumqté 2
- Boîtes de conservationqté 8
Décoration
- Nappesqté 8
- Pancartes de tableqté 8
Catering
- Courses
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seaux de nettoyageqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Balai
- Balayette et pelle
- Serpillière
Conseils
- Réservez la salle et confirmez le coach au moins 4 à 6 semaines avant l’atelier. Vérifiez qu’il y a assez de tables, de chaises et d’espace pour le coin présentation et les exercices.
- Finalisez le programme avant l’envoi des invitations, idéalement 3 semaines à l’avance. Indiquez la durée, les temps de pause et ce que les participants doivent préparer.
- Clôturez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’atelier pour recueillir les besoins alimentaires et imprimer les feuilles de travail et les badges nominatifs avec les bons noms.
- Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, le câble HDMI, les adaptateurs, l’enceinte et le micro au moins la veille. Prévoyez aussi les multiprises et rallonges nécessaires : elles manquent souvent au moment de l’installation.
- Ouvrez la salle 60 à 90 minutes avant le début. Installez les tables et les chaises, préparez l’accueil, les supports de travail et le point café, puis gardez 15 minutes pour régler un problème imprévu.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour préparer un atelier de prise de parole ?
- Prévoyez 4 à 6 semaines pour réserver le lieu, confirmer le coach et construire le programme. Gardez la dernière semaine pour les inscriptions, les impressions, le catering et la vérification technique.
- Quand envoyer les invitations pour un atelier de prise de parole ?
- Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue, une fois le programme suffisamment précis. Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant afin de préparer les badges, les feuilles de travail et les besoins alimentaires.
- Quel matériel prévoir pour un atelier de prise de parole ?
- Prévoyez un ordinateur, un projecteur, un écran, un câble HDMI et un kit d’adaptateurs, ainsi qu’un tableau blanc et des chevalets si les exercices les utilisent. Ajoutez des blocs-notes, des stylos, des marqueurs et suffisamment de multiprises et rallonges.
- À quelle heure installer la salle avant l’atelier ?
- Arrivez 60 à 90 minutes avant l’accueil des participants. Cette marge permet d’installer les tables, les chaises, la présentation, le matériel de travail, les boissons et de tester le son et la projection.
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