Zo organiseer je een spreekworkshop zonder gedoe

Begin met de locatie en trainer; die bepalen hoeveel deelnemers passen, welke techniek nodig is en hoeveel tijd je programma krijgt. Werk daarna de oefeningen en materialen uit, verstuur uitnodigingen en houd aanmeldingen en dieetwensen bij. Plan uiterlijk een week vooraf een herinnering en controleer presentatie, werkbladen en catering. Op de dag zelf draait alles om een rustige ontvangst, een getest geluid- en beeldsysteem en een ruimte waarin deelnemers snel kunnen starten.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Locatie reserveren
2
Trainer bevestigen
3
Programma uitwerken
4
Uitnodigingen versturen
5
Aanmeldingen verwerken
6
Dieetwensen verzamelen
7
Herinnering versturen
8
Werkbladen afdrukken
9
Naamkaartjes maken
10
Boodschappen doen
2 personen
11
Catering controleren
12
Techniek testen
2 personen
13
Presentatie klaarzetten

Event

14
Ruimte openen
15
Tafels opstellen
3 personen
16
Stoelen klaarzetten
3 personen
17
Presentatiehoek inrichten
2 personen
18
Werkmateriaal klaarleggen
2 personen
19
Koffiepunt inrichten
2 personen
20
Dranken koud zetten
21
Ontvangsttafel klaarzetten
22
Deelnemers registreren
2 personen
23
Koffie en thee serveren
2 personen
24
Workshop openen
25
Oefeningen begeleiden
2 personen
26
Pauzedranken bijvullen
27
Pauzehapjes serveren
2 personen
28
Presentatie-oefeningen begeleiden
2 personen
29
Buffet klaarzetten
3 personen
30
Diner serveren
3 personen
31
Buffet bijvullen
2 personen
32
Servies verzamelen
2 personen
33
Verdiepende oefeningen begeleiden
2 personen
34
Dranken bijvullen
35
Afsluitende presentaties begeleiden
2 personen
36
Feedbackformulieren uitdelen
37
Deelnemers uitchecken

Nazorg

38
Apparatuur uitschakelen
2 personen
39
Materialen verzamelen
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Servies afwassen
2 personen
42
Ruimte schoonmaken
2 personen
43
Afval wegbrengen
44
Materialen retourneren
45
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 45
Buffettafelsaantal 2
Ontvangsttafel

Apparatuur

Laptop
Projector
Projectiescherm
HDMI-kabel
HDMI-adapterset
Draagbare speaker
Draadloze microfoon
Stekkerdozenaantal 3
Verlengkabelsaantal 3

Presentatiemateriaal

Flip-oversaantal 3
Flip-overpapieraantal 3
Whiteboard
Whiteboardstiftenaantal 2
Markeerstiftenaantal 12
Balpennenaantal 50
Notitieblokkenaantal 45
Werkbladenaantal 50
Naamkaartjesaantal 50
Stiftenbakjesaantal 6

Servies

Koffiekopjesaantal 50
Waterglazenaantal 50
Dinerbordenaantal 50
Besteksetsaantal 50
Serveerbordenaantal 8
Serveertangenaantal 6
Koffiekannenaantal 3
Waterkannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 3
Thermoskannenaantal 4
Opscheplepelsaantal 6
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Aluminiumfolieaantal 2
Vershoudbakkenaantal 8

Decoratie

Tafelkledenaantal 8
Tafelbordjesaantal 8

Catering

Boodschappen

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Schoonmaakemmersaantal 2
Schoonmaakdoekenaantal 8
Bezem
Stoffer en blik
Dweil

Tips

Plan de techniek niet pas op de ochtend zelf. Test laptop, projector, HDMI-kabel, adapterset, speaker en microfoon minstens één werkdag vooraf samen met de presentatie; neem stekkerdozen en verlengkabels mee.
Maak de deelnemerslijst uiterlijk 48 uur voor de workshop definitief. Zet naamkaartjes op de ontvangsttafel en leg per deelnemer een werkblad, notitieblok en balpen klaar.
Houd bij de ruimte-indeling rekening met oefeningen: zet tafels en stoelen zo dat deelnemers elkaar kunnen aankijken en de trainer bij flip-over of whiteboard kan komen. Controleer dit vóór de ruimte opengaat.
Stuur de herinnering 3 tot 5 dagen vooraf met starttijd, bereikbaarheid en eventuele voorbereiding. Vermeld ook wanneer koffie, thee en registratie beginnen, zodat deelnemers niet gehaast binnenkomen.
Controleer catering en dieetwensen op de laatste werkdag. Zet koffie en thee op een apart koffiepunt, plaats waterglazen in de zaal en houd serveertangen en borden klaar voordat de ontvangst start.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een spreekworkshop organiseren?: Reserveer de locatie en bevestig de trainer bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Verstuur uitnodigingen zodra het programma en de capaciteit vaststaan, en stuur 3 tot 5 dagen voor de workshop een herinnering.
Hoeveel deelnemers passen in een spreekworkshop?: Dat hangt af van de ruimte en de oefeningen, maar plan bij interactieve spreektraining liever niet meer dan 12 tot 16 deelnemers per trainer. Houd extra ruimte vrij voor tafels, flip-overs en beweging.
Wanneer test je de techniek voor een spreekworkshop?: Test de presentatie en alle aansluitingen minstens 1 werkdag vooraf en nogmaals bij het openen van de ruimte. Controleer vooral de HDMI-adapter, het geluid, de microfoon en of er voldoende stroompunten zijn.
Wanneer verzamel je dieetwensen voor een spreekworkshop?: Vraag dieetwensen direct bij de aanmelding uit en sluit de inventarisatie uiterlijk 5 werkdagen voor de workshop. Geef het definitieve aantal en de wensen daarna door aan de catering.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.