Organiser un atelier de présentation sans mauvaise surprise

Un atelier de présentation se prépare dans un ordre précis : d’abord le lieu et la date, puis les inscriptions et le contenu, enfin le matériel et l’accueil. Prévoyez un délai pour confirmer le présentateur, récupérer les besoins alimentaires et tester chaque élément technique. Le jour venu, l’installation des tables, des chaises et de la présentation doit être terminée avant l’arrivée du premier participant. Ce plan vous aide à répartir les 51 tâches sans oublier les détails qui bloquent souvent l’atelier.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date de l’atelier
2
Réserver le lieu
3
Vérifier la capacité de la salle
4
Rédiger les invitations
5
Envoyer les invitations
6
Traiter les inscriptions
7
Confirmer la participation
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer le présentateur
10
Finaliser le programme
11
Rassembler les fichiers de présentation
12
Préparer les feuilles de travail
2 personnes
13
Sélectionner les exercices d’entraînement
14
Commander le catering
15
Tester la technique
2 personnes
16
Imprimer la liste des participants
17
Préparer les badges nominatifs
18
Faire les courses
2 personnes
19
Rassembler le matériel
2 personnes
20
Préparer les plans de travail
2 personnes
21
Ouvrir la salle
22
Installer les tables
3 personnes
23
Installer les chaises
3 personnes
24
Brancher l'équipement de présentation
2 personnes
25
Tester la présentation
2 personnes
26
Mettre en place le point café
2 personnes
27
Installer la table d'inscription

Événement

28
Accueillir les participants
2 personnes
29
Distribuer les badges nominatifs
30
Servir le café et le thé
2 personnes
31
Ouvrir l'atelier
32
Donner la théorie de la présentation
33
Servir les snacks de pause
2 personnes
34
Réapprovisionner les boissons
35
Accompagner les exercices de présentation
2 personnes
36
Animer les tours de retour d’expérience
2 personnes
37
Mettre le buffet en place
3 personnes
38
Servir le dîner
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
40
Animer les présentations finales
2 personnes
41
Remettre les certificats
42
Assurer la clôture
43
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

44
Rassembler les déchets
2 personnes
45
Faire la vaisselle
2 personnes
46
Éteindre l’équipement
2 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
48
Nettoyer l’espace
3 personnes
49
Vérifier le matériel
50
Rendre les articles empruntés
2 personnes
51
Envoyer un message de remerciement aux participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 30
Table d'inscription
Pupitre de conférencier
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câble HDMIqté 2
Adaptateur HDMIqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4
Enceinte portable
Micro sans fil
Cliqueur de présentation
Chevalet de conférenceqté 2
Blocs pour chevaletqté 4
Tableau blanc
Marqueurs effaçablesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 30
Verresqté 40
Assiettesqté 35
Couvertsqté 35
Plateaux de serviceqté 8
Louchesqté 6

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 2
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Plateaux de serviceqté 6
Pincesqté 4

Décoration

Porte-nomsqté 30
Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux de flèchesqté 6

Éclairage

Lampes de tableqté 4

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai
Pelle et balayette
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Feuilles de travailqté 35
Blocs-notesqté 35
Stylosqté 40
Badges nominatifsqté 35
Certificatsqté 30
Courses

Conseils

Bloquez la salle avant d’envoyer les invitations et vérifiez sa capacité avec la disposition prévue des tables et des chaises. Une salle adaptée au nombre d’inscrits peut devenir trop étroite avec une table d’accueil, un pupitre et l’équipement de projection.
Envoyez les invitations assez tôt pour traiter les inscriptions et confirmer les présences au moins 7 jours avant l’atelier. Utilisez cette confirmation pour recueillir les besoins alimentaires et ajuster la commande de catering.
Finalisez le programme avant de préparer les feuilles de travail et les exercices. Rassemblez aussi tous les fichiers de présentation dans un seul dossier afin de ne pas chercher une version différente le matin même.
Testez la technique sur place au moins 24 heures avant : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, câble HDMI, adaptateur, multiprises et rallonges. Ouvrez la présentation réelle et vérifiez également le micro, l’enceinte et le cliqueur.
Préparez la liste des participants et les badges avant l’ouverture de la salle, puis installez la table d’inscription près de l’entrée. Gardez un temps d’avance d’au moins 60 minutes pour monter les tables, brancher l’équipement et refaire un test de présentation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un atelier de présentation ?: Prévoyez idéalement 3 à 4 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver la salle, confirmer le présentateur, envoyer les invitations et commander le catering après les inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour un atelier ?: Envoyez-les environ 3 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 7 jours avant l’atelier pour confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités de repas.
Quand tester le vidéoprojecteur et la présentation ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant, puis un contrôle final 60 minutes avant l’arrivée du public. Testez la présentation complète avec l’ordinateur, le câble HDMI, l’adaptateur et le son utilisés sur place.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réservez au moins 60 minutes avant l’ouverture. Ce temps couvre l’installation des tables et des chaises, le branchement de l’équipement, la préparation des badges et le dernier test de présentation.

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