Eine Präsentationsworkshop Schritt für Schritt organisieren
Bei einer Präsentationsworkshop entscheidet die Vorbereitung darüber, ob die Gruppe konzentriert arbeiten kann. Lege zuerst Termin, Raumkapazität und Programm fest, bevor du Einladungen verschickst. Danach sammelst du Anmeldungen, Ernährungswünsche und Präsentationsdateien und bereitest Arbeitsblätter sowie Übungen vor. Am Veranstaltungstag brauchst du vor allem einen getesteten Technikaufbau, klar beschriftete Plätze und genügend Zeit für den Raumaufbau.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Workshopdatum festlegen
- 2
Location reservieren
- 3
Raumkapazität prüfen
- 4
Einladungen erstellen
- 5
Einladungen verschicken
- 6
Anmeldungen bearbeiten
- 7
Teilnahme bestätigen
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Moderator bestätigen
- 10
Programm finalisieren
- 11
Präsentationsdateien zusammentragen
- 12
Arbeitsblätter vorbereiten
2 Personen
- 13
Übungsaufgaben auswählen
- 14
Catering bestellen
- 15
Technik testen
2 Personen
- 16
Teilnehmerliste ausdrucken
- 17
Namensschilder vorbereiten
- 18
Einkaufen gehen
2 Personen
- 19
Materialien zusammenstellen
2 Personen
- 20
Arbeitsplatten bereitstellen
2 Personen
- 21
Raum öffnen
- 22
Tische aufstellen
3 Personen
- 23
Stühle aufstellen
3 Personen
- 24
Präsentationstechnik anschließen
2 Personen
- 25
Präsentation testen
2 Personen
- 26
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
- 27
Registrierungstisch einrichten
Event
- 28
Teilnehmende empfangen
2 Personen
- 29
Namensschilder verteilen
- 30
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 31
Workshop eröffnen
- 32
Vortrag zur Präsentation halten
- 33
Pausensnacks servieren
2 Personen
- 34
Getränke nachfüllen
- 35
Präsentationsübungen begleiten
2 Personen
- 36
Feedbackrunden anleiten
2 Personen
- 37
Buffet vorbereiten
3 Personen
- 38
Abendessen servieren
3 Personen
- 39
Getränke nachfüllen
- 40
Abschlusspräsentationen begleiten
2 Personen
- 41
Zertifikate verteilen
- 42
Abschluss organisieren
- 43
Teilnehmende verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 44
Abfall sammeln
2 Personen
- 45
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 46
Geräte ausschalten
2 Personen
- 47
Tische und Stühle aufräumen
3 Personen
- 48
Raum reinigen
3 Personen
- 49
Materialien prüfen
- 50
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 51
Dankeschön an Teilnehmer versenden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 30
- Registrierungstisch
- Rednerpult
- AbfallbehälterAnz. 4
Ausstattung
- Laptop
- Beamer
- Projektionsleinwand
- HDMI-KabelAnz. 2
- HDMI-AdapterAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 4
- Tragbarer Lautsprecher
- Kabelloses Mikrofon
- Präsentationsklicker
- FlipchartständerAnz. 2
- Flipchart-BlöckeAnz. 4
- Whiteboard
- WhiteboardmarkerAnz. 8
Geschirr
- KaffeetassenAnz. 30
- GläserAnz. 40
- TellerAnz. 35
- BestecksetsAnz. 35
- ServierschalenAnz. 8
- ServierlöffelAnz. 6
Küche
- KaffeemaschineAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- ThermoskannenAnz. 4
- KühlboxenAnz. 2
- SchneidebretterAnz. 2
- BrotmesserAnz. 2
- ServierplattenAnz. 6
- ZangenAnz. 4
Dekoration
- NamensschildhalterAnz. 30
- TischdeckenAnz. 8
- Willkommensschild
- PfeilschilderAnz. 6
Beleuchtung
- TischlampenAnz. 4
Reinigung
- EimerAnz. 2
- WischmopsAnz. 2
- Besen
- Kehrblech und Handfeger
- ReinigungshandschuheAnz. 4
Catering
- ArbeitsblätterAnz. 35
- NotizblöckeAnz. 35
- StifteAnz. 40
- NamensschilderAnz. 35
- ZertifikateAnz. 30
- Einkäufe
Tipps
- Prüfe die Raumkapazität, bevor du Einladungen versendest, und plane zusätzlich etwa 10 Prozent Puffer für spontane Teilnehmende oder eine andere Tischanordnung ein.
- Fordere Präsentationsdateien spätestens 3 Tage vor der Workshop an. So kannst du verschiedene Laptop-Anschlüsse, HDMI-Adapter und die Darstellung am Beamer rechtzeitig testen.
- Plane für Registrierung, Namensschilder und die Ausgabe der Arbeitsblätter mindestens 20 Minuten vor Beginn ein. Eine gedruckte Teilnehmerliste verhindert, dass Anmeldungen oder kurzfristige Änderungen übersehen werden.
- Bereite Arbeitsblätter und Übungsaufgaben nicht erst am Veranstaltungstag vor: Lege für jede Person ein vollständiges Set an und halte etwa 10 Prozent zusätzliche Exemplare bereit.
- Öffne den Raum mindestens 60 Minuten vorher. Stelle zuerst Tische und Stühle auf, schließe Präsentationstechnik und Mikrofon an und teste danach die komplette Präsentation einmal vom Rednerpult aus.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man eine Präsentationsworkshop organisieren?
- Beginne mindestens 4 Wochen vorher mit Termin, Raum und Moderator. Verschicke die Einladungen anschließend und setze eine Anmeldefrist von etwa 7 Tagen vor dem Termin.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau einer Präsentationsworkshop?
- Plane mindestens 60 Minuten für Tische, Stühle, Registrierungstisch, Technik und Unterlagen ein. Für einen unbekannten Raum oder mehrere Präsentationen sind 90 Minuten sicherer.
- Wann sollte man die Präsentationsdateien einsammeln?
- Bitte alle Dateien spätestens 3 Tage vor der Workshop an. Am Vortag prüfst du sie gemeinsam auf dem vorgesehenen Laptop und Beamer, einschließlich Schriftarten, Videos und Anschlüssen.
- Wie viele Arbeitsblätter und Übungsaufgaben brauche ich?
- Bereite für jede angemeldete Person ein vollständiges Set vor und lege zusätzlich 10 Prozent Reserve zurück. Bei 20 Teilnehmenden sind das 22 Sets, damit kurzfristige Nachmeldungen nicht zum Engpass werden.
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