Organiser un atelier d’improvisation sans perdre le fil
Un atelier d’improvisation repose sur un rythme précis, un espace dégagé et un accueil bien préparé. Commence par bloquer la salle et la date, puis construis le programme autour des exercices et du nombre d’inscrits. Les détails souvent oubliés sont les besoins alimentaires, les badges, le matériel d’atelier et le temps nécessaire pour installer les chaises en cercle. La dernière vérification doit avoir lieu avant l’arrivée du groupe, pas pendant le premier exercice.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver la salle
- 2
Confirmer la date de l'atelier
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Mettre à jour la liste des participants
- 7
Établir le programme et les horaires
2 personnes
- 8
Sélectionner les exercices
2 personnes
- 9
Commander le catering
- 10
Confirmer l'animateur d'atelier
- 11
Déterminer l’aménagement de l’espace
2 personnes
- 12
Vérifier le matériel
2 personnes
- 13
Envoyer les informations aux participants
- 14
Préparer les badges nominatifs
- 15
Faire les courses
2 personnes
- 16
Refroidir les boissons
- 17
Préparer les en-cas
2 personnes
- 18
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 19
Aérer la salle
- 20
Installer les tables
2 personnes
- 21
Disposer les chaises en cercle
2 personnes
- 22
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
- 23
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Événement
- 24
Accueillir à l'arrivée
2 personnes
- 25
Distribuer les badges
- 26
Accueillir l’atelier
- 27
Expliquer les règles du jeu
- 28
Animer les exercices d'échauffement
- 29
Animer des jeux d'improvisation
- 30
Servir les boissons de la pause
2 personnes
- 31
Réapprovisionner les boissons
- 32
Servir le dîner
3 personnes
- 33
Servir les repas diététiques
- 34
Accompagner les jeux suivants
- 35
Animer les présentations finales
- 36
Assurer la clôture
Suivi
- 37
Emballer les restes
2 personnes
- 38
Rassembler la vaisselle
2 personnes
- 39
Trier les matériaux
2 personnes
- 40
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 41
Rassembler les déchets
2 personnes
- 42
Nettoyer la cuisine
2 personnes
- 43
Nettoyer l’espace
2 personnes
- 44
Éteindre l’équipement
- 45
Fermer le lieu
2 personnes
- 46
Retourner la vaisselle
- 47
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 48
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 36
- Tables pliantesqté 6
- Tables de buffetqté 2
- Nappesqté 8
Équipement
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Minuterieqté 2
- Ordinateur portable
- Chargeursqté 3
Papeterie
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 2
- Blocs-notesqté 36
- Stylosqté 40
- Badges nominatifsqté 40
- Post-itqté 6
- Cartes de couleurqté 100
- Marqueursqté 24
Matériel d'atelier
- Accessoiresqté 30
- Ballons d'entraînement souplesqté 6
- Écharpesqté 12
- Paniersqté 4
Vaisselle
- Verresqté 40
- Tasses à caféqté 36
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Pincesqté 4
- Ouvre-bouteillesqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Fixe le programme avant de commander le catering : prévois les horaires d’accueil, d’exercices, de pause et de repas, avec au moins 10 minutes de marge entre deux séquences.
- Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmets le nombre final au traiteur quelques jours avant l’atelier. Mets ensuite la liste des participants à jour une dernière fois.
- Prépare la salle avant l’arrivée : aère-la, installe les tables et dispose les chaises en cercle. Garde un espace libre pour les déplacements et les exercices avec accessoires.
- Teste le matériel au moins 30 minutes avant le début : enceinte, microphone, ordinateur, rallonges et multiprises. Vérifie aussi les piles ou la charge des appareils qui serviront pendant l’atelier.
- Prépare les badges, les feuilles, les stylos et les cartes de couleur à l’entrée. Une personne peut accueillir les participants et distribuer les badges pendant qu’une autre termine le buffet et le matériel.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier d’improvisation ?
- Prévois au moins 45 minutes avant l’arrivée des participants. Ce temps couvre l’aération de la salle, l’installation des tables et des chaises, le test du son, la préparation du buffet et la mise en place du matériel.
- Quand confirmer le nombre de participants au traiteur ?
- Confirme le nombre final quelques jours avant l’atelier, après la clôture des inscriptions ou une relance des personnes non confirmées. Ajoute séparément les besoins alimentaires recueillis lors de l’inscription.
- Quel espace faut-il pour un atelier d’improvisation ?
- Prévois une zone centrale dégagée, avec les chaises disposées en cercle et les tables placées sur les côtés. Compte environ 1 mètre libre devant chaque participant pour les déplacements et les exercices.
- Quand envoyer les informations aux participants ?
- Envoie un premier message après la confirmation de l’inscription, puis un rappel 3 à 5 jours avant l’atelier. Indique les horaires, l’adresse de la salle, les consignes pratiques et ce que les participants doivent apporter.
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