Een improvisatieworkshop organiseren: zo pak je het aan

Begin met de datum, de ruimte en de workshopbegeleider; die drie bepalen hoeveel deelnemers je kunt ontvangen en hoe je het programma opbouwt. Plan daarna de oefeningen, de ruimte-indeling en de materialen, met genoeg tijd voor uitleg en pauzes. Verzamel dieetwensen tegelijk met de aanmeldingen en stuur deelnemersinformatie uiterlijk enkele dagen vooraf. Op de dag zelf draait alles om een vrije speelvloer, een duidelijke inloop en materialen die al klaarliggen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Ruimte reserveren
2
Workshopdatum bevestigen
3
Uitnodigingen versturen
4
Aanmeldingen verwerken
5
Dieetwensen verzamelen
6
Deelnemerslijst bijwerken
7
Programma en tijden maken
2 personen
8
Oefeningen selecteren
2 personen
9
Catering bestellen
10
Workshopbegeleider bevestigen
11
Ruimte-indeling bepalen
2 personen
12
Materialen controleren
2 personen
13
Deelnemersinformatie versturen
14
Naamkaartjes voorbereiden
15
Boodschappen doen
2 personen
16
Dranken koelen
17
Hapjes voorbereiden
2 personen
18
Locatie openen
2 personen
19
Ruimte ventileren
20
Tafels opstellen
2 personen
21
Stoelen in kring zetten
2 personen
22
Workshopmaterialen klaarleggen
2 personen
23
Catering klaarzetten
2 personen

Event

24
Inloop ontvangen
2 personen
25
Naamkaartjes uitdelen
26
Workshop welkom heten
27
Spelregels uitleggen
28
Opwarmoefeningen begeleiden
29
Improvisatiespellen begeleiden
30
Pauzedrankjes serveren
2 personen
31
Dranken bijvullen
32
Avondeten serveren
3 personen
33
Dieetmaaltijden uitserveren
34
Vervolgspellen begeleiden
35
Eindpresentaties begeleiden
36
Afsluiting verzorgen

Nazorg

37
Restanten verpakken
2 personen
38
Servies verzamelen
2 personen
39
Materialen sorteren
2 personen
40
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
41
Afval verzamelen
2 personen
42
Keuken schoonmaken
2 personen
43
Ruimte schoonmaken
2 personen
44
Apparatuur uitschakelen
45
Locatie afsluiten
2 personen
46
Servies retourneren
47
Huurmaterialen retourneren
2 personen
48
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Stoelenaantal 36
Klaptafelsaantal 6
Buffettafelsaantal 2
Tafelkledenaantal 8

Apparatuur

Draagbare speaker
Microfoon
Verlengkabelsaantal 3
Stekkerdozenaantal 3
Timeraantal 2
Laptop
Opladersaantal 3

Papierwaren

Flip-over
Flip-overvellenaantal 2
Notitieblokkenaantal 36
Pennenaantal 40
Naamkaartjesaantal 40
Plakbriefjesaantal 6
Gekleurde kaartenaantal 100
Stiftenaantal 24

Workshopmateriaal

Rekwisietenaantal 30
Zachte oefenballenaantal 6
Sjaalsaantal 12
Mandjesaantal 4

Servies

Glazenaantal 40
Koffiekopjesaantal 36
Bordenaantal 40
Besteksetsaantal 40
Serveerschalenaantal 8
Serveerlepelsaantal 6

Keuken

Koffiezetapparaat
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 2
Thermoskannenaantal 3
Snijplankenaantal 2
Broodmessenaantal 2
Keukenmessenaantal 2
Tangenaantal 4
Openersaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 4
Emmersaantal 2
Dweilenaantal 2
Bezem en blikaantal 2
Schoonmaakhandschoenenaantal 4
Handzeepdispensersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Reserveer een ruimte waarin deelnemers veilig kunnen bewegen en zet stoelen in een kring. Houd tafels aan de zijkant voor catering en materialen; een volle vloer maakt oefeningen onnodig lastig.
Bevestig de workshopbegeleider voordat je uitnodigingen verstuurt. Vraag ook naar de benodigde rekwisieten, oefenballen, sjaals of kaarten, zodat je niet pas tijdens de voorbereiding ontdekt dat iets ontbreekt.
Maak het programma in blokken van 45 tot 60 minuten en plan minstens 10 minuten pauze per workshopdeel. Zet een timer klaar; improvisatie-oefeningen lopen gemakkelijk uit wanneer niemand de tijd bewaakt.
Verwerk aanmeldingen en dieetwensen in één bijgewerkte deelnemerslijst. Leg naamkaartjes alfabetisch of per inschrijving klaar en houd enkele lege kaartjes achter de hand voor late wijzigingen.
Open de locatie minstens 60 minuten voor de start. Ventileer eerst, test speaker en microfoon, zet koffie en dranken klaar en controleer daarna pas de oefenmaterialen, zodat technische problemen niet samenvallen met de inloop.

Veelgestelde vragen

Hoeveel ruimte heb je nodig voor een improvisatieworkshop?: Reken voor een actieve groep op ongeveer 3 tot 4 vierkante meter vrije vloer per deelnemer. Voor 12 deelnemers heb je dus minimaal 36 tot 48 vierkante meter speelruimte nodig, naast ruimte voor catering en jassen.
Hoe lang duurt een improvisatieworkshop?: Plan meestal 2 tot 3 uur, met een pauze van ongeveer 10 tot 15 minuten. Trek daarnaast minstens 60 minuten uit voor opbouw en ongeveer 30 minuten voor opruimen.
Wanneer stuur je de deelnemersinformatie voor een improvisatieworkshop?: Stuur praktische informatie uiterlijk 3 tot 5 dagen vooraf. Vermeld het adres, de starttijd, de inlooptijd, kledingadvies, parkeermogelijkheden en of deelnemers iets moeten meenemen.
Hoeveel drank en hapjes heb je nodig voor een improvisatieworkshop?: Voor een workshop van ongeveer 3 uur kun je rekenen op 2 drankjes per persoon tijdens het eerste uur en daarna 1 per persoon per uur. Bestel voor hapjes ongeveer 3 tot 5 kleine porties per deelnemer, plus een aparte optie voor elke verzamelde dieetwens.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.