La checklist pour organiser un atelier d’improvisation
Un atelier d’improvisation demande plus qu’une salle et quelques exercices. Il faut coordonner les inscriptions, confirmer l’animateur, préparer un espace modulable et transmettre les bonnes informations aux participants. Cette checklist de 48 tâches et 45 fournitures vous aide à avancer dans l’ordre, de la réservation de la salle jusqu’à l’accueil. Vous saurez aussi quand prévoir les badges, les boissons, le catering et le matériel d’atelier.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
Réserver la salle
Confirmer la date de l'atelier
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Mettre à jour la liste des participants
Établir le programme et les horaires
2 personnes
Sélectionner les exercices
2 personnes
Commander le catering
Confirmer l'animateur d'atelier
Déterminer l’aménagement de l’espace
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Envoyer les informations aux participants
Préparer les badges nominatifs
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer les en-cas
2 personnes
Ouvrir le lieu
2 personnes
Aérer la salle
Installer les tables
2 personnes
Disposer les chaises en cercle
2 personnes
Préparer le matériel d’atelier
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
2 personnes
Événement
Accueillir à l'arrivée
2 personnes
Distribuer les badges
Accueillir l’atelier
Expliquer les règles du jeu
Animer les exercices d'échauffement
Animer des jeux d'improvisation
Servir les boissons de la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Servir le dîner
3 personnes
Servir les repas diététiques
Accompagner les jeux suivants
Animer les présentations finales
Assurer la clôture
Suivi
Emballer les restes
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Trier les matériaux
2 personnes
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Nettoyer l’espace
2 personnes
Éteindre l’équipement
Fermer le lieu
2 personnes
Retourner la vaisselle
Retourner les matériels de location
2 personnes
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Chaisesqté 36
- Tables pliantesqté 6
- Tables de buffetqté 2
- Nappesqté 8
Équipement
- Enceinte portable
- Microphone
- Rallongesqté 3
- Multiprisesqté 3
- Minuterieqté 2
- Ordinateur portable
- Chargeursqté 3
Papeterie
- Paperboard
- Feuilles de paperboardqté 2
- Blocs-notesqté 36
- Stylosqté 40
- Badges nominatifsqté 40
- Post-itqté 6
- Cartes de couleurqté 100
- Marqueursqté 24
Matériel d'atelier
- Accessoiresqté 30
- Ballons d'entraînement souplesqté 6
- Écharpesqté 12
- Paniersqté 4
Vaisselle
- Verresqté 40
- Tasses à caféqté 36
- Assiettesqté 40
- Couvertsqté 40
- Plateaux de serviceqté 8
- Cuillères de serviceqté 6
Cuisine
- Machine à café
- Bouilloiresqté 2
- Glacièresqté 2
- Thermosqté 3
- Planches à découperqté 2
- Couteaux à painqté 2
- Couteaux de cuisineqté 2
- Pincesqté 4
- Ouvre-bouteillesqté 2
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Balai et pelleqté 2
- Gants de nettoyageqté 4
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 2
Catering
- Courses
Conseils
- Réservez la salle et confirmez la date plusieurs semaines à l’avance, puis envoyez les invitations dès que l’horaire et l’animateur sont fixés. Gardez une liste des participants mise à jour après chaque inscription.
- Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription et transmettez le nombre final au traiteur au plus tard 3 à 5 jours avant l’atelier. Prévoyez aussi les assiettes, verres, couverts et plateaux de service.
- Préparez le programme avec des créneaux précis pour les exercices, les pauses et l’accueil. Une minuterie aide à garder le rythme, surtout lorsque le groupe alterne exercices courts, travail en cercle et consignes collectives.
- Installez les chaises en cercle avant l’arrivée du groupe et gardez les tables pliantes sur le côté pour les moments qui nécessitent du matériel. Vérifiez les rallonges, multiprises, chargeurs, enceinte et microphone avant d’ouvrir le lieu.
- Préparez les badges nominatifs, blocs-notes, stylos, post-it et marqueurs la veille. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas le jour même, idéalement 60 à 90 minutes avant l’arrivée des participants.
Questions fréquentes
- Quand envoyer les invitations pour un atelier d’improvisation ?
- Envoyez-les dès que la salle, la date et l’animateur sont confirmés, idéalement 3 à 6 semaines avant l’atelier. Fixez une date limite d’inscription environ 7 jours avant afin de finaliser le programme et le catering.
- Combien de temps faut-il prévoir pour installer un atelier d’improvisation ?
- Comptez 60 à 90 minutes sur place avant l’accueil. Ce délai permet d’aérer la salle, d’installer les tables, de disposer les chaises en cercle, de préparer le matériel et de vérifier le son.
- Quand commander le catering pour un atelier d’improvisation ?
- Passez la commande 3 à 5 jours avant l’atelier, après avoir recueilli les besoins alimentaires. Confirmez le nombre final de participants au traiteur au moins 48 heures à l’avance si possible.
- Quel matériel prévoir pour un atelier d’improvisation ?
- Prévoyez du matériel d’écriture, un paperboard, des cartes de couleur, des accessoires et des ballons d’entraînement souples, ainsi qu’une minuterie. Vérifiez aussi la veille les éléments techniques comme l’enceinte, le microphone et les rallonges.
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