Organiser un après-midi pour enfants sans rien oublier

Pour organiser un après-midi pour enfants, commencez par fixer la date, le lieu et la durée, puis construisez un programme alternant activités calmes et jeux de mouvement. Les inscriptions permettent de prévoir les besoins alimentaires, le nombre de bénévoles, les boissons et le matériel. Le jour même, l’installation doit suivre un ordre précis : accueil, activités, buffet et circulation des enfants. Les oublis les plus fréquents concernent les informations envoyées aux parents, les rallonges électriques et la préparation du matériel avant l’arrivée des participants.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Composer le programme des activités
2 personnes
3
Envoyer les invitations
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
5
Recueillir les besoins alimentaires
6
Faire les réservations
7
Répartir les bénévoles
2 personnes
8
Envoyer les infos pratiques aux parents
9
Vérifier les prévisions météo
10
Faire les courses
3 personnes
11
Vérifier le matériel
2 personnes
12
Préparer les tables d’activités
3 personnes
13
Préparer les prix et les cartes de jeu
2 personnes
14
Refroidir les boissons
2 personnes
15
Ouvrir le lieu
2 personnes
16
Installer les tables
4 personnes
17
Installer les chaises
3 personnes
18
Monter les tentes de réception
4 personnes
19
Suspendre la décoration
3 personnes
20
Raccorder la sonorisation
2 personnes
21
Préparer le matériel de jeu
4 personnes
22
Installer le buffet et le point boissons
3 personnes
23
Installer la table d'inscription
2 personnes
24
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

25
Accueillir les participants
3 personnes
26
Distribuer les bracelets
2 personnes
27
Animer le jeu d’ouverture
3 personnes
28
Encadrer l’atelier bricolage
4 personnes
29
Encadrer les jeux en plein air
5 personnes
30
Servir des amuse-bouches
3 personnes
31
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
32
Encadrer la chasse au trésor
5 personnes
33
Assurer la remise des prix
2 personnes
34
Servir le dîner
5 personnes
35
Animer la mini-disco pour enfants
3 personnes
36
Enregistrer le départ des parents et des enfants
3 personnes

Suivi

37
Emballer les restes
3 personnes
38
Retirer la décoration
3 personnes
39
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
40
Rassembler les déchets
3 personnes
41
Faire la vaisselle
3 personnes
42
Nettoyer le lieu
4 personnes
43
Emballer le matériel
3 personnes
44
Démonter les tentes de fête
4 personnes
45
Rendre les articles empruntés
2 personnes
46
Fermer le lieu
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Table plianteqté 8
Chaiseqté 70
Table de buffetqté 2

Vaisselle

Assiette réutilisableqté 70
Gobelet réutilisableqté 100
Set de couvertsqté 80
Platqté 12
Pince de serviceqté 8

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloireqté 2
Thermosqté 4
Planche à découperqté 3
Couteau de cuisineqté 4
Glacièreqté 4

Équipement

Enceinte Bluetoothqté 2
Rallonge électriqueqté 4
Multipriseqté 3
Microphone
Lampe de pocheqté 6

Matériel de sport

Footballqté 4
balle soupleqté 6
Cerceauqté 10
Côneqté 20
Corde à sauterqté 8
Craie de trottoirqté 12

Décoration

Ballonsqté 150
Guirlandesqté 12
Nappesqté 10
Étiquettes nominativesqté 100
Braceletsqté 100
Prixqté 50
Panneau de fléchageqté 6

Nettoyage

Seauqté 3
Serpillièreqté 3
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses

Conseils

Prévoyez le programme par séquences de 20 à 30 minutes, avec une activité de repli si la météo empêche les jeux extérieurs. Alternez football, balle souple ou cerceaux avec une table d’activité plus calme.
Fermez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement afin de confirmer les allergies, les besoins alimentaires et le nombre de bracelets ou d’étiquettes nominatives à préparer.
Répartissez les bénévoles par zones plutôt que par tâches générales : accueil, activités, buffet et surveillance extérieure. Prévoyez au moins une personne clairement responsable de chaque zone pendant toute la durée de l’après-midi.
Installez les tables d’activités, le buffet et la table d’inscription avant de brancher la sonorisation. Testez l’enceinte, le microphone et chaque rallonge au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Refroidissez les boissons la veille et préparez les contenants réutilisables avec une marge d’environ 10 %. Gardez le point boissons séparé des jeux pour éviter les renversements et les files dans les zones d’activité.

Questions fréquentes

Combien de temps prévoir pour un après-midi pour enfants ?: Prévoyez généralement 3 à 4 heures, accueil compris. Réservez les 30 premières minutes à l’arrivée et aux explications, puis gardez 20 à 30 minutes pour le goûter et le rangement final.
Quand envoyer les invitations pour un après-midi pour enfants ?: Envoyez-les 3 à 4 semaines avant la date prévue, avec une date limite d’inscription fixée 5 à 7 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de vérifier les allergies, les besoins alimentaires et les effectifs.
Combien de bénévoles faut-il pour encadrer les enfants ?: Prévoyez au minimum un adulte pour 8 à 10 enfants, puis ajoutez une personne pour l’accueil et une autre pour le buffet. Pour 30 enfants, cela représente généralement 5 bénévoles, selon l’âge et le lieu.
Quand installer le matériel et la décoration ?: Commencez l’installation 1 h 30 à 2 heures avant l’arrivée des enfants. Gardez les 30 dernières minutes pour le briefing des bénévoles, le test de la sonorisation et la vérification de la table d’inscription.

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