Kindernachmittag organisieren: der praktische Ablauf

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Plane drei bis vier Aktivitätsstationen mit jeweils 20 bis 30 Minuten und lege die Reihenfolge spätestens eine Woche vorher fest. So entsteht kein Leerlauf, wenn eine Gruppe früher fertig ist.
• Verschicke die Einladungen mindestens 14 Tage vorher und setze eine Anmeldefrist sieben Tage vor dem Termin. Frage dabei direkt nach Ernährungswünschen und einer Kontaktmöglichkeit der Eltern.
• Teile die Freiwilligen spätestens fünf Tage vorher festen Aufgaben zu: Empfang, Aktivitätsstationen, Getränke und Aufsicht. Für den Anmeldetisch sollten mindestens zwei Personen gleichzeitig eingeplant sein, damit Warteschlangen kurz bleiben.
• Kontrolliere Sport- und Bastelmaterial am Vortag und lege pro Aktivität alles in einer eigenen Kiste bereit. Bälle, Reifen, Kegel, Springseile und Kreide sollten nicht erst während des Aufbaus zusammengesucht werden.
• Beginne den Aufbau etwa 90 Minuten vor dem Eintreffen der Kinder. Stelle zuerst Tische, Stühle und das Festzelt auf, schließe danach Lautsprecher und Verlängerungskabel an und richte zuletzt Buffet, Getränkestation und Namensaufkleber ein.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Kindernachmittag planen?

Beginne idealerweise vier Wochen vorher mit Datum, Ort und Programm. Einladungen sollten spätestens 14 Tage vor dem Termin verschickt werden, damit bis zur Anmeldefrist noch etwa eine Woche bleibt.

Wie viele Helfer braucht man für einen Kindernachmittag?

Plane mindestens eine erwachsene Aufsichtsperson pro Aktivitätsstation und zwei Personen für Empfang und Anmeldung ein. Bei vier Stationen sind damit mindestens sechs Helfer sinnvoll; zusätzliche Unterstützung wird für Buffet und Getränke gebraucht.

Wie lange dauert der Aufbau für einen Kindernachmittag?

Rechne mit etwa 90 Minuten, wenn Zelt, Mobiliar, Aktivitätstische, Dekoration, Technik und Getränkestation vorbereitet werden müssen. Die Materialkontrolle sollte bereits am Vortag abgeschlossen sein.

Was muss man den Eltern vor dem Kindernachmittag mitteilen?

Sende die praktischen Informationen spätestens drei Tage vorher: Beginn und Ende, Ort, Abholung, Kleidung für drinnen oder draußen sowie Hinweise zu gemeldeten Ernährungswünschen. Eine Kontaktperson für kurzfristige Fragen sollte ebenfalls genannt werden.

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