Organiser un camp des étoiles sans rien oublier

Un camp des étoiles demande plus qu’une réservation et quelques tentes. Il faut suivre les inscriptions, récupérer les informations alimentaires et les contacts d’urgence, puis préparer les groupes, les encadrants, les repas et le couchage. Cette checklist de 71 tâches vous aide à avancer dans le bon ordre, des premières invitations à l’installation du buffet et des tentes. Elle prévoit aussi les oublis fréquents : piles de rechange, météo, formulaires d’autorisation et matériel de premiers secours.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recueillir les contacts d'urgence
Collecter les formulaires d’autorisation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Imprimer le programme
Faire la répartition des groupes
2 personnes
Répartir les tâches des encadrants
2 personnes
Confirmer les réservations
Faire les courses
3 personnes
Trier la nourriture
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Tester les lampes torches
2 personnes
Vérifier les tentes
3 personnes
Réapprovisionner la trousse de premiers secours
Installer la table d’accueil
2 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Monter le buffet
4 personnes
Préparer le matériel de cuisine
2 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager le lieu d’observation des étoiles
3 personnes
Installer l’éclairage
2 personnes
Mettre en place la chasse au trésor
3 personnes
Préparer le matériel de jeu
2 personnes
Préparer les badges nominatifs
Aménager l’espace de repos
2 personnes
Vérifier les toilettes
Faire une ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants
4 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Transporter les bagages vers les tentes
4 personnes
Expliquer le règlement intérieur
2 personnes
Répartir les groupes
3 personnes
Explorer le terrain du camp
8 personnes
Hisser le drapeau du camp
2 personnes
Animer les activités du camp
8 personnes
Distribuer les boissons
2 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Encadrer la chasse au trésor
8 personnes
Préparer le dîner
4 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Servir le dîner
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
3 personnes
Expliquer le jeu du soir
3 personnes
Animer le jeu du soir
8 personnes
Vérifier le foyer
2 personnes
Distribuer des marshmallows
2 personnes
Distribuer des lunettes d’observation
2 personnes
Animer l'observation des étoiles
4 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Accompagner les participants vers les tentes
6 personnes
Contrôle final des présences
2 personnes

Suivi

Couvrir les aliments
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Nettoyer la cuisine
2 personnes
Ranger le site
4 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le matériel
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Stocker les restes
2 personnes
Rassembler les objets trouvés
Remettre le lieu propre
3 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaises pliantesqté 50
Tentes de réceptionqté 3
Bancs de pique-niqueqté 4
Couverturesqté 8
Caisses de rangementqté 12

Camping

Tentes de campingqté 20
Marteaux de tenteqté 6
Piquetsqté 120
Haubansqté 40
Matelas de couchageqté 45
Sacs de couchageqté 45
Oreillersqté 45
Lampes de pocheqté 45
Piles de rechangeqté 90

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Bol à soupeqté 50
Couvertsqté 60
Tasses à caféqté 30
Louchesqté 8
Ciseaux à alimentsqté 3

Cuisine

Grandes marmitesqté 4
Poêlesqté 2
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 6
Verres doseursqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de rangementqté 12
Glacièresqté 6
Thermosqté 5

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Mégaphone

Matériel de sport

Ballons de footballqté 4
Frisbeesqté 6
Cordes de tir à la cordeqté 2
Cordes à sauterqté 8
Cônesqté 30
Masquesqté 12

Matériel de jeu

Cartes de jeuqté 6
Désqté 12
Cordeqté 100
Sous-mainsqté 10
Feutres de couleurqté 10
Bâtons lumineuxqté 60
Cartes des étoilesqté 10
Jumellesqté 6

Décoration

Drapeau du camp
Guirlandes de fanionsqté 8
Étoiles en papierqté 40
Badges nominatifsqté 50

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lanternesqté 8
Lampes frontalesqté 12

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 2
Gilets de sécuritéqté 10
Sifflets de pocheqté 10

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seauxqté 6
Épongesqté 12
Brosses à vaisselleqté 6
Sets de balaiqté 3

Catering

Courses

Conseils

Ouvrez les inscriptions assez tôt pour avoir le temps de traiter chaque réponse, de recueillir les besoins alimentaires et de relancer les formulaires d’autorisation manquants.
Fixez une date limite pour les contacts d’urgence et les informations alimentaires, idéalement au moins 7 jours avant le camp. Vous pourrez ainsi répartir les groupes et les tâches des encadrants sans improviser.
Vérifiez la météo 48 heures avant, puis le matin du départ. Ce contrôle doit guider l’installation des tentes de réception, des couvertures et des espaces de repas.
Testez toutes les lampes de poche avant l’arrivée et prévoyez des piles de rechange. Une lampe qui fonctionne le jour du montage ne garantit pas qu’elle tiendra toute la nuit.
Refroidissez les boissons avant l’accueil et triez la nourriture avant de préparer les grandes marmites, poêles et saladiers. Comptez au moins 30 minutes pour installer la table d’accueil et contrôler le matériel.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un camp des étoiles ?: Envoyez-les au moins 4 semaines avant le camp. Gardez ensuite une semaine complète pour traiter les inscriptions, récupérer les autorisations et relancer les personnes qui n’ont pas répondu.
Quand demander les contacts d’urgence et les informations alimentaires ?: Demandez-les dès l’ouverture du formulaire d’inscription, avec une date limite fixée au plus tard 7 jours avant le camp. Cela laisse le temps d’adapter les repas et de transmettre les informations aux encadrants.
Combien de temps faut-il prévoir pour monter les tentes ?: Prévoyez au minimum 2 heures pour vérifier les tentes, installer les piquets et les haubans, puis organiser les matelas, sacs de couchage et oreillers. Ajoutez 30 minutes si plusieurs zones de couchage doivent être séparées.
Quand vérifier le matériel et la trousse de premiers secours ?: Faites une première vérification 3 à 5 jours avant le camp, puis un dernier contrôle le jour du montage. Testez les lampes, comptez les piles et réapprovisionnez la trousse avant l’arrivée des participants.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.