Organiser un après-midi glace, étape par étape
Un après-midi glace se prépare surtout autour du service : connaître le nombre de participants, prévoir les besoins alimentaires et garder les produits à bonne température. Commencez par réserver le lieu, puis envoyez les invitations avec une date limite d’inscription claire. Une fois les réponses reçues, répartissez les places et les bénévoles avant de vérifier le mobilier, la vaisselle et l’équipement. Le jour même, installez le buffet, rafraîchissez les boissons et préparez les garnitures juste avant l’arrivée des invités.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Réserver le lieu
- 2
Rédiger les invitations
- 3
Envoyer les invitations
- 4
Traiter les inscriptions
- 5
Recueillir les besoins alimentaires
- 6
Confirmer les inscriptions
- 7
Répartir les places assises
- 8
Répartir les bénévoles
- 9
Vérifier l’accessibilité
2 personnes
- 10
Vérifier la liste des courses
- 11
Préparer les badges nominatifs
- 12
Créer le menu
- 13
Vérifier l'équipement
2 personnes
- 14
Faire les courses
2 personnes
- 15
Récupérer le matériel
2 personnes
- 16
Laver la vaisselle réutilisable
2 personnes
- 17
Préparer la décoration
2 personnes
- 18
Composer la musique
- 19
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 20
Trier les courses
2 personnes
- 21
Préparer les garnitures
2 personnes
- 22
Identifier les produits diététiques
Événement
- 23
Installer les tables
3 personnes
- 24
Installer les chaises
3 personnes
- 25
Installer la décoration
2 personnes
- 26
Aménager le point de distribution de glace
3 personnes
- 27
Mettre en place le point café
2 personnes
- 28
Préparer les badges nominatifs
- 29
Installer le panneau du menu
- 30
Accueillir les invités
3 personnes
- 31
Enregistrer la présence
2 personnes
- 32
Présenter le programme
- 33
Servir les glaces
4 personnes
- 34
Servir le café et le thé
2 personnes
- 35
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 36
Assister les invités
3 personnes
- 37
Animer le quiz sur la glace
- 38
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
- 39
Accompagner les derniers invités
2 personnes
Suivi
- 40
Clôturer le stock de glace
2 personnes
- 41
Faire la vaisselle
3 personnes
- 42
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
- 43
Retirer la décoration
2 personnes
- 44
Nettoyer le lieu
3 personnes
- 45
Trier et évacuer les déchets
2 personnes
- 46
Retourner les matériels
2 personnes
- 47
Envoyer un message de remerciement
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tablesqté 6
- Chaisesqté 45
- Table de buffetqté 2
- Porte-manteauxqté 2
- Nappesqté 6
Vaisselle
- Coupes à glaceqté 50
- Cuillèresqté 60
- Tasses à caféqté 50
- Verresqté 60
- Cuillères de serviceqté 8
Équipement
- Glacièresqté 3
- Pains de glaceqté 12
- Machine à caféqté 2
- Bouilloireqté 2
- Enceinte Bluetooth
Cuisine
- Cuillères à glaceqté 6
- Barquettes de garnituresqté 12
- Plateaux de serviceqté 4
- Verres doseursqté 2
- Thermomètre alimentaire
Décoration
- Guirlandes de fêteqté 4
- Ballonsqté 40
- Pompe à ballons
- Panneau du menu
- Badges nominatifsqté 50
- Marqueurs indélébilesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 4
- Seauxqté 2
- Serpillièresqté 2
- Chiffons de nettoyageqté 8
- Brosses à vaisselleqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Fixez la clôture des inscriptions 7 à 10 jours avant l’événement. Vous aurez le temps de confirmer les participants, de recueillir les besoins alimentaires et d’identifier les produits adaptés.
- Vérifiez l’accessibilité avant de répartir les places. Gardez au moins un passage dégagé vers les tables, les chaises et le buffet, plutôt que de tout installer puis de devoir déplacer le mobilier.
- Préparez les garnitures dans des barquettes séparées et affichez le menu. Les badges nominatifs et les marqueurs indélébiles évitent aussi les hésitations lorsque plusieurs personnes se servent en même temps.
- Mettez les boissons au frais plusieurs heures à l’avance et contrôlez la température des produits sensibles avec un thermomètre alimentaire. Les glacières et les pains de glace servent de relais si le réfrigérateur ne suffit pas.
- Terminez l’installation au moins 45 minutes avant l’arrivée prévue. Les tables, chaises, décoration, musique, vaisselle et machine à café doivent être testées avant que les invités ne commencent à se servir.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi glace ?
- Prévoyez idéalement 2 à 3 semaines. Réservez le lieu et envoyez les invitations au début, puis gardez les 7 derniers jours pour les inscriptions, les achats et la répartition des places.
- Quand demander les besoins alimentaires des invités ?
- Demandez-les directement dans l’invitation, avec une date limite située 7 à 10 jours avant l’après-midi glace. Confirmez ensuite les réponses avant de créer le menu et d’identifier les produits adaptés.
- Quand installer le buffet et la décoration ?
- Installez les tables, les chaises, le buffet et la décoration environ 45 minutes avant l’arrivée. Préparez les garnitures plus tard, afin qu’elles restent propres et présentables au moment du service.
- Comment garder les boissons fraîches pendant l’événement ?
- Placez-les au frais plusieurs heures avant le début, puis utilisez des glacières avec des pains de glace pendant le service. Vérifiez régulièrement la température des produits sensibles avec un thermomètre alimentaire.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !