Zo organiseer je een ijsjesmiddag zonder gedoe
Begin ongeveer drie weken vooraf met de locatie, uitnodigingen en een duidelijke einddatum voor aanmeldingen. Gebruik het aantal bevestigde gasten om ijs, bekers, lepels, toppings en zitplaatsen te plannen. Verzamel dieetwensen meteen en markeer dieetproducten apart, zodat er op de middag zelf geen twijfel ontstaat. Regel koude opslag, vrijwilligers en de opbouw uiterlijk één dag vooraf; ijs dat te laat wordt gekoeld en toppings die op het laatste moment worden voorbereid zorgen het vaakst voor vertraging.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Locatie reserveren
- 2
Uitnodigingen opstellen
- 3
Uitnodigingen versturen
- 4
Aanmeldingen verwerken
- 5
Dieetwensen verzamelen
- 6
Aanmeldingen bevestigen
- 7
Zitplaatsen indelen
- 8
Vrijwilligers indelen
- 9
Toegankelijkheid controleren
2 personen
- 10
Boodschappenlijst controleren
- 11
Naamkaartjes voorbereiden
- 12
Menubord maken
- 13
Apparatuur controleren
2 personen
- 14
Boodschappen doen
2 personen
- 15
Materialen ophalen
2 personen
- 16
Herbruikbaar servies afwassen
2 personen
- 17
Decoratie voorbereiden
2 personen
- 18
Muziek samenstellen
- 19
Dranken koud zetten
2 personen
- 20
Boodschappen sorteren
2 personen
- 21
Toppings voorbereiden
2 personen
- 22
Dieetproducten markeren
Event
- 23
Tafels opstellen
3 personen
- 24
Stoelen neerzetten
3 personen
- 25
Decoratie ophangen
2 personen
- 26
IJsuitgiftepunt inrichten
3 personen
- 27
Koffiepunt inrichten
2 personen
- 28
Naamkaartjes klaarleggen
- 29
Menubord plaatsen
- 30
Gasten ontvangen
3 personen
- 31
Aanwezigheid registreren
2 personen
- 32
Programma toelichten
- 33
IJsjes uitscheppen
4 personen
- 34
Koffie en thee serveren
2 personen
- 35
Dranken bijvullen
2 personen
- 36
Gasten ondersteunen
3 personen
- 37
IJsquiz begeleiden
- 38
Gebruikt servies verzamelen
2 personen
- 39
Laatste gasten begeleiden
2 personen
Nazorg
- 40
IJsvoorraad afsluiten
2 personen
- 41
Servies afwassen
3 personen
- 42
Tafels en stoelen opruimen
3 personen
- 43
Decoratie verwijderen
2 personen
- 44
Locatie schoonmaken
3 personen
- 45
Afval scheiden en afvoeren
2 personen
- 46
Materialen retourneren
2 personen
- 47
Bedankbericht versturen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Tafelsaantal 6
- Stoelenaantal 45
- Buffettafelaantal 2
- Kapstokkenaantal 2
- Tafelkledenaantal 6
Servies
- IJsbekersaantal 50
- Lepelsaantal 60
- Koffiekopjesaantal 50
- Glazenaantal 60
- Serveerlepelsaantal 8
Apparatuur
- Koelboxenaantal 3
- Koelelementenaantal 12
- Koffiezetapparaataantal 2
- Waterkokeraantal 2
- Bluetoothspeaker
Keuken
- IJslepelsaantal 6
- Toppingsbakjesaantal 12
- Serveerbladenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Voedselthermometer
Decoratie
- Feestslingersaantal 4
- Ballonnenaantal 40
- Ballonpomp
- Menubord
- Naamkaartjesaantal 50
- Watervaste stiftenaantal 4
Schoonmaak
- Afvalbakkenaantal 4
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Schoonmaakdoekenaantal 8
- Afwasborstelsaantal 3
Catering
- Boodschappen
Tips
- Zet een aanmelddeadline op 7 dagen vóór de ijsjesmiddag. Bevestig daarna het definitieve aantal gasten en vraag ontbrekende dieetwensen direct na.
- Plan per 10 gasten ongeveer één vrijwilliger voor het buffet, bijvullen en opruimen. Wijs daarnaast vooraf iemand aan voor ontvangst en iemand voor de muziek.
- Maak het buffet in deze volgorde: bekers en lepels, ijs, toppings, serveerlepels en ten slotte servetten en afvalbakken. Zo kruisen volle handen elkaar minder snel.
- Zet dranken minstens 2 uur vooraf koud in koelboxen met koelelementen en controleer de temperatuur van kwetsbare producten met een voedselthermometer. Bewaar ijs tot het laatste moment zo koud mogelijk.
- Maak naamkaartjes, het menubord en gemarkeerde dieetproducten uiterlijk de avond ervoor klaar. Reserveer op de dag zelf minimaal 45 minuten voor tafels, stoelen, decoratie en een laatste controle van apparatuur.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel ijs heb je nodig per persoon voor een ijsjesmiddag?
- Reken voor een normale portie op ongeveer 150 tot 200 gram ijs per persoon. Koop voor 20 gasten dus circa 3 tot 4 kilogram, plus 10 procent extra als kinderen vaker een tweede portie nemen.
- Wanneer moet je uitnodigingen versturen voor een ijsjesmiddag?
- Verstuur de uitnodigingen ongeveer 3 weken vooraf en sluit de aanmeldingen 7 dagen voor het evenement. Zo houd je nog een week over voor boodschappen, dieetproducten en de indeling van zitplaatsen en vrijwilligers.
- Hoe houd je ijs koud tijdens een ijsjesmiddag?
- Gebruik koelboxen met voldoende koelelementen en haal het ijs per bak in kleine hoeveelheden uit de opslag. Vul het buffet bijvoorbeeld elke 15 tot 20 minuten bij, in plaats van alle ijs tegelijk neer te zetten.
- Hoeveel toppings heb je nodig voor een ijsjesmiddag?
- Voorzie per persoon ongeveer 30 tot 50 gram toppings en kies 4 tot 6 verschillende soorten. Zet toppings in aparte bakjes met een eigen serveerlepel en maak dieetproducten herkenbaar met naamkaartjes of markeringen.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!