Organiser un après-midi des seniors, étape par étape

Un après-midi des seniors se prépare d’abord autour des inscriptions, des besoins alimentaires et du transport. Ensuite, fixez le programme musical et commandez le catering en fonction du nombre confirmé, plutôt qu’au nombre d’invitations envoyées. Le jour même, prévoyez assez de temps pour installer les tables, les chaises avec accoudoirs, le buffet et le point café. L’accueil doit être simple : badges nominatifs, présence enregistrée et programme visible dès l’entrée.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Recenser les besoins en transport
2 personnes
5
Commander le catering
6
Établir le programme musical
7
Imprimer le programme
8
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
9
Faire les courses
2 personnes
10
Refroidir les boissons
2 personnes
11
Vérifier le lieu
2 personnes
12
Ouvrir la salle
2 personnes
13
Installer les tables
3 personnes
14
Installer les chaises
3 personnes
15
Mettre le buffet en place
3 personnes
16
Mettre en place le point café
2 personnes
17
Préparer la vaisselle
2 personnes
18
Suspendre la décoration
2 personnes
19
Brancher la musique
20
Afficher le programme
21
Préparer les en-cas
3 personnes
22
Instruire les employés
2 personnes

Événement

23
Accueillir les invités
4 personnes
24
Enregistrer la présence
2 personnes
25
Servir le café et le thé
3 personnes
26
Présenter le programme
27
Fournir la musique
28
Servir des amuse-bouches
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Dégager les tables
2 personnes
31
Guider les visiteurs
2 personnes
32
Faire ses adieux
3 personnes

Suivi

33
Rassembler la vaisselle
3 personnes
34
Rassembler les déchets
2 personnes
35
Ranger les tables et les chaises
3 personnes
36
Éteindre l’équipement
37
Nettoyer la cuisine
2 personnes
38
Nettoyer la salle
3 personnes
39
Vérifier les toilettes
40
Retirer la décoration
2 personnes
41
Conserver les objets trouvés
42
Retourner les matériels
2 personnes
43
Traiter les restes
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaises avec accoudoirsqté 70
Tables de buffetqté 2
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 100
Assiettes à dessertqté 80
Couteauxqté 80
Fourchettesqté 80
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3

Équipement

Enceintes portablesqté 2
Micro sans fil
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Décoration

Nappesqté 8
Ballonsqté 40
Guirlandesqté 6
Compositions floralesqté 6
Badges nominatifsqté 80
Affiches du programmeqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Commencez les inscriptions au moins 3 semaines avant la date et demandez dès le départ les allergies, régimes particuliers et besoins de transport. Ces informations doivent être consolidées avant de commander le catering.
Prévoyez l’aménagement de la salle avant l’arrivée des invités : comptez environ 60 à 90 minutes pour installer les tables, les chaises, le buffet, le café et la décoration. Gardez des passages dégagés entre les rangées.
Organisez le point café séparément du buffet et préparez les tasses, cuillères, thermos, machines à café et bouilloires avant l’ouverture. Le café et le thé sont souvent servis plus tôt que prévu, notamment à l’accueil.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et vérifiez les quantités de verres, assiettes et couverts avant l’installation. Les plateaux et pinces de service manquent facilement au moment de mettre le buffet en place.
Branchez la musique et testez le micro sans fil avant l’arrivée du public, avec les rallonges et multiprises déjà sécurisées. Affichez le programme et préparez les badges à l’entrée pour éviter une file d’attente pendant l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un après-midi des seniors ?: Prévoyez au minimum 3 semaines. Ce délai permet de traiter les inscriptions, de recenser le transport et les besoins alimentaires, puis de confirmer le catering et le programme musical.
Quand commander le catering pour un après-midi des seniors ?: Commandez-le dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, idéalement 7 à 10 jours avant l’événement. Ajoutez séparément les régimes particuliers et les allergies recueillis lors des inscriptions.
Combien de temps faut-il pour installer la salle ?: Réservez 60 à 90 minutes avant l’ouverture pour installer les tables, les chaises, le buffet, le point café, la décoration et le matériel audio. Une vérification finale 15 minutes avant l’accueil permet de corriger les oublis.
Comment faciliter l’accueil des seniors le jour de l’événement ?: Placez les badges nominatifs, l’enregistrement des présences et le programme au même point d’accueil. Prévoyez au moins 2 personnes pour l’entrée lorsque le groupe dépasse 30 invités, afin d’éviter l’attente et de répondre aux questions de transport ou de placement.

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