Cómo organizar una tarde para personas mayores
Una tarde para personas mayores necesita más previsión que una reunión informal: hay que confirmar la asistencia, conocer las necesidades de transporte y tener en cuenta las preferencias dietéticas. Empieza por las inscripciones y el catering, y deja cerrados con antelación el programa musical y la distribución de la sala. El día del evento, reserva tiempo para montar mesas, sillas con reposabrazos, buffet y café. Así el equipo puede recibir a cada persona sin prisas y detectar cualquier necesidad desde la entrada.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Enviar invitaciones
2 personas
- 2
Gestionar inscripciones
- 3
Recoger preferencias dietéticas
- 4
Recabar las necesidades de transporte
2 personas
- 5
Pedir el catering
- 6
Preparar el programa musical
- 7
Imprimir el programa
- 8
Preparar tarjetas de nombre
2 personas
- 9
Hacer la compra
2 personas
- 10
Enfriar bebidas
2 personas
- 11
Comprobar el lugar
2 personas
- 12
Abrir la sala
2 personas
- 13
Montar mesas
3 personas
- 14
Colocar las sillas
3 personas
- 15
Preparar el buffet
3 personas
- 16
Montar el punto de café
2 personas
- 17
Preparar la vajilla
2 personas
- 18
Colgar la decoración
2 personas
- 19
Conectar la música
- 20
Colgar el programa
- 21
Preparar aperitivos
3 personas
- 22
Instruir al personal
2 personas
Evento
- 23
Recibir a los invitados
4 personas
- 24
Registrar la asistencia
2 personas
- 25
Servir café y té
3 personas
- 26
Presentar el programa
- 27
Proporcionar la música
- 28
Servir aperitivos
3 personas
- 29
Rellenar las bebidas
2 personas
- 30
Retirar la vajilla de las mesas
2 personas
- 31
Guiar a los visitantes
2 personas
- 32
Despedirse
3 personas
Seguimiento
- 33
Recoger la vajilla
3 personas
- 34
Recoger la basura
2 personas
- 35
Recoger mesas y sillas
3 personas
- 36
Apagar el equipo
- 37
Limpiar la cocina
2 personas
- 38
Limpiar la sala
3 personas
- 39
Comprobar los baños
- 40
Retirar la decoración
2 personas
- 41
Guardar los objetos perdidos
- 42
Devolver los materiales
2 personas
- 43
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesascant. 8
- Sillas con reposabrazoscant. 70
- Mesas de buffetcant. 2
- Percheroscant. 2
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Platoscant. 100
- Platos de postrecant. 80
- Cuchilloscant. 80
- Tenedorescant. 80
- Cucharillascant. 80
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 6
Cocina
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Termoscant. 6
- Neveras portátilescant. 3
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillos de cocinacant. 3
Equipo
- Altavoces portátilescant. 2
- Micrófono inalámbrico
- Cables alargadorescant. 3
- Regletascant. 3
Decoración
- Mantelescant. 8
- Globoscant. 40
- Guirnaldascant. 6
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 80
- Pósteres del programacant. 6
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Fregonascant. 2
- Cuboscant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
Catering
- Compras
Consejos
- Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de antelación y fija una fecha límite de inscripción 7 días antes. En ese momento podrás reunir las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte en una sola lista.
- Comprueba el lugar 2 o 3 días antes: confirma el acceso, el espacio para percheros y la ubicación de mesas, sillas con reposabrazos y mesas de buffet. No dejes para el mismo día la revisión de enchufes para las máquinas de café y los altavoces.
- Prepara el programa musical y cuélgalo en un lugar visible antes de abrir la sala. Imprime también tarjetas de nombre; tenerlas listas evita escribirlas mientras llegan los invitados.
- Enfría las bebidas y monta el punto de café antes de la recepción. Prepara tazas, vasos, platos, cucharillas, termos y teteras por separado para que el personal pueda reponerlos sin interrumpir el servicio.
- Asigna funciones concretas al personal antes de abrir: una persona recibe y registra la asistencia, otra atiende el buffet y otra sirve café y té. Haz una breve instrucción de 10 minutos para revisar el programa, las dietas y cualquier transporte pendiente.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que enviar las invitaciones?
- Envíalas al menos 3 semanas antes de la tarde. Cierra las inscripciones 7 días antes para confirmar el catering, las preferencias dietéticas y las necesidades de transporte.
- ¿Cuándo hay que pedir el catering para una tarde de personas mayores?
- Pídelo después del cierre de inscripciones, aproximadamente 7 días antes, cuando ya conozcas el número de asistentes y las dietas. Confirma el pedido 2 o 3 días antes del evento.
- ¿Cuánto tiempo hace falta para preparar la sala?
- Reserva entre 2 y 3 horas antes de la llegada de los invitados. Ese margen permite montar mesas y sillas, preparar el buffet y el café, colocar la decoración, conectar la música y hacer una prueba rápida del micrófono.
- ¿Qué se prepara primero el día del evento?
- Primero comprueba la sala y coloca mesas, sillas y percheros; después monta el buffet y el punto de café. Deja para el final los aperitivos, las bebidas frías y la recepción, idealmente 15 minutos antes de la hora de apertura.
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