Organiser un après-midi des seniors, étape par étape

Un après-midi des seniors se prépare d’abord avec les informations des participants, puis avec la logistique de l’accueil. Commencez par envoyer les invitations et à recueillir les inscriptions, les besoins alimentaires et les demandes de transport. Une fois la liste définitive établie, prévoyez les places, les badges et le programme. Les derniers préparatifs concernent l’accessibilité de l’espace, le buffet, les repas spéciaux et le branchement du matériel.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Envoyer les invitations
2 personnes
2
Traiter les inscriptions
3
Recueillir les besoins alimentaires
4
Recenser les besoins en transport
5
Établir la liste définitive des invités
6
Établir le plan de table
7
Imprimer le programme
8
Créer des badges nominatifs
2 personnes
9
Confirmer les réservations
10
Vérifier la liste des courses
2 personnes
11
Faire les courses
3 personnes
12
Récupérer les produits frais
2 personnes
13
Vérifier l’espace
2 personnes
14
Dégager les itinéraires accessibles
2 personnes
15
Installer les tables
4 personnes
16
Installer les chaises
4 personnes
17
Disposer les nappes
2 personnes
18
Préparer la vaisselle
3 personnes
19
Installer la décoration
2 personnes
20
Placer les badges nominatifs
2 personnes
21
Brancher les machines à café
2 personnes
22
Mettre les boissons au frais
2 personnes
23
Préparer les en-cas
4 personnes
24
Préparer le buffet
4 personnes
25
Mettre de côté les repas spéciaux
2 personnes
26
Aménager la table d'accueil
2 personnes
27
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

28
Accueillir les invités
4 personnes
29
Prendre les vestes
2 personnes
30
Servir le café et le thé
4 personnes
31
Servir les pâtisseries
3 personnes
32
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
33
Animer le programme
2 personnes
34
Distribuer les amuse-bouches
3 personnes
35
Préparer la pause
2 personnes
36
Servir les boissons de pause
3 personnes
37
Dégager les tables
3 personnes
38
Mettre en place le buffet du dîner
4 personnes
39
Servir le buffet du dîner
5 personnes
40
Servir le café après le dîner
3 personnes
41
Encadrer la musique et le programme
2 personnes
42
Servir le dernier tour de boissons
2 personnes
43
Accompagner les invités à la sortie
3 personnes

Suivi

44
Rassembler la vaisselle
4 personnes
45
Rassembler les déchets
2 personnes
46
Faire la vaisselle
4 personnes
47
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
48
Retirer la décoration
2 personnes
49
Nettoyer l’espace
3 personnes
50
Éteindre l’équipement
2 personnes
51
Réfrigérer les restes
2 personnes
52
Retourner les matériels
2 personnes
53
Rendre les objets empruntés
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 4

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 65
Assiettes à gâteauqté 65
Tasses à caféqté 65
Verres à eauqté 65
Verres à vinqté 65
Couteauxqté 65
Fourchettesqté 65
Cuillèresqté 65
Cuillères à caféqté 65
Louchesqté 12
Planches de serviceqté 6
Plateaux de serviceqté 10
Carafes d'eauqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Glacièresqté 3
Thermosqté 6
Verres doseursqté 3

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Nappesqté 8
Badges nominatifsqté 60
Compositions floralesqté 8
Panneau d’accueil
Cartes de menuqté 8

Éclairage

Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses

Conseils

Fixez une date limite d’inscription au moins 10 jours avant l’événement. Vous aurez ainsi le temps de finaliser la liste des invités, le plan de table et les repas adaptés.
Demandez séparément les besoins alimentaires et les besoins de transport dans le formulaire d’inscription. Relancez les personnes qui n’ont pas répondu 5 à 7 jours avant la date limite.
Vérifiez l’espace la veille : les itinéraires accessibles doivent rester dégagés et les chaises installées avec assez de passage entre les tables. Prévoyez aussi un emplacement pour les porte-manteaux et les poubelles.
Préparez les repas spéciaux à part et identifiez-les clairement avant l’arrivée des invités. Placez les badges nominatifs et imprimez le programme le jour précédent pour éviter les oublis de dernière minute.
Branchez les machines à café, les bouilloires et les haut-parleurs avant l’accueil. Testez le microphone avec les rallonges et les multiprises, puis mettez les boissons au frais et sortez les en-cas juste avant le début.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un après-midi des seniors ?: Envoyez-les idéalement 3 à 4 semaines avant la date prévue. Donnez une date limite de réponse située au moins 10 jours avant l’événement afin de gérer les repas, le transport et le plan de table.
Comment organiser le transport des seniors invités ?: Recueillez les besoins de transport dès l’inscription, puis confirmez chaque trajet 3 à 5 jours avant l’événement. Gardez une liste définitive avec les horaires, les adresses et un numéro de contact pour les changements de dernière minute.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Prévoyez au moins 2 heures avant l’arrivée des invités pour installer les tables, les chaises, la vaisselle, le buffet et la décoration. Ajoutez 30 minutes pour tester le microphone, les haut-parleurs et les machines à café.
Quand préparer le buffet et les repas spéciaux ?: Préparez les éléments non périssables la veille et récupérez les produits frais le jour même. Mettez de côté les repas spéciaux avant de dresser le buffet, puis sortez les en-cas et les boissons peu avant le service.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.