Seniorennachmittag organisieren: So gelingt die Vorbereitung

Bei einem Seniorennachmittag entscheidet nicht die Dekoration über den Ablauf, sondern eine verlässliche Planung mit festen Fristen. Beginne sechs bis acht Wochen vorher mit Einladungen und Rückmeldungen. Erfasse dabei Essenswünsche, Unterstützungsbedarf und notwendige Transporte gemeinsam, damit die endgültige Gästeliste nicht zu spät entsteht. Kurz vor dem Termin kommen Raum, Sitzordnung, Kaffeeversorgung und barrierefreie Wege zusammen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Einladungen verschicken
2 Personen
2
Anmeldungen bearbeiten
3
Ernährungswünsche erfassen
4
Transportbedarf erfassen
5
Endgültige Gästeliste erstellen
6
Tischordnung erstellen
7
Programm drucken
8
Namensschilder erstellen
2 Personen
9
Reservierungen bestätigen
10
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
11
Einkaufen gehen
3 Personen
12
Frische Produkte abholen
2 Personen
13
Raum kontrollieren
2 Personen
14
Barrierefreie Wege freimachen
2 Personen
15
Tische aufstellen
4 Personen
16
Stühle aufstellen
4 Personen
17
Tischdecken auslegen
2 Personen
18
Geschirr bereitstellen
3 Personen
19
Dekoration aufhängen
2 Personen
20
Namensschilder platzieren
2 Personen
21
Kaffeemaschinen anschließen
2 Personen
22
Getränke kalt stellen
2 Personen
23
Snacks vorbereiten
4 Personen
24
Buffet vorbereiten
4 Personen
25
Diätmahlzeiten separat bereitstellen
2 Personen
26
Empfangstisch einrichten
2 Personen
27
Freiwillige einweisen
2 Personen

Event

28
Gäste empfangen
4 Personen
29
Jacken entgegennehmen
2 Personen
30
Kaffee und Tee servieren
4 Personen
31
Gebäck servieren
3 Personen
32
Getränke nachfüllen
2 Personen
33
Programm begleiten
2 Personen
34
Snacks verteilen
3 Personen
35
Pause vorbereiten
2 Personen
36
Pausengetränke servieren
3 Personen
37
Tische abräumen
3 Personen
38
Dinnerbuffet vorbereiten
4 Personen
39
Abendbuffet servieren
5 Personen
40
Kaffee nach dem Abendessen servieren
3 Personen
41
Musik und Programm begleiten
2 Personen
42
Letzte Getränkerunde servieren
2 Personen
43
Gäste verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

44
Geschirr sammeln
4 Personen
45
Abfall sammeln
2 Personen
46
Geschirr abwaschen
4 Personen
47
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
48
Dekoration entfernen
2 Personen
49
Raum reinigen
3 Personen
50
Geräte ausschalten
2 Personen
51
Übrig gebliebenes Essen kühlen
2 Personen
52
Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Geliehene Sachen zurückbringen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 8
StühleAnz. 60
KleiderständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 4

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 65
KuchenplattenAnz. 65
KaffeetassenAnz. 65
WassergläserAnz. 65
WeingläserAnz. 65
MesserAnz. 65
GabelnAnz. 65
LöffelAnz. 65
TeelöffelAnz. 65
ServierlöffelAnz. 12
ServierbretterAnz. 6
ServierschalenAnz. 10
WasserkaraffenAnz. 8

Küche

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 2
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 4
Koch- und BrotmesserAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
ThermoskannenAnz. 6
MessbecherAnz. 3

Ausstattung

LautsprecherAnz. 2
Mikrofon
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
NamensschilderAnz. 60
BlumenarrangementsAnz. 8
Willkommensschild
SpeisekartenAnz. 8

Beleuchtung

TischlampenAnz. 8

Reinigung

EimerAnz. 3
WischmopsAnz. 3
Besen und KehrblechAnz. 2
ReinigungshandschuheAnz. 6

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege die Anmeldefrist etwa drei Wochen vor dem Seniorennachmittag fest. Frage nicht nur nach der Teilnahme, sondern auch nach Ernährungswünschen und Transportbedarf; bestätige offene Rückmeldungen spätestens eine Woche vorher.
Plane die Sitzordnung erst, wenn die Gästeliste endgültig ist. Berücksichtige kurze Wege, gut erreichbare Plätze und ausreichend Abstand für Gehhilfen oder Rollstühle, statt Tische erst am Veranstaltungstag umzustellen.
Rechne für Kaffee, Tee und Wasser mit mindestens zwei Tassen beziehungsweise Gläsern pro Person. Stelle Diätmahlzeiten getrennt bereit und kennzeichne sie eindeutig, damit sie beim Buffet nicht verwechselt werden.
Kontrolliere den Raum am Vortag und räume alle barrierefreien Wege frei. Prüfe dabei auch Stromanschlüsse für Kaffeemaschinen, Lautsprecher und Mikrofon; Verlängerungskabel sollten nicht quer über Laufwege liegen.
Hole frische Produkte möglichst am Veranstaltungstag ab und bereite Buffet, Snacks und Getränke in einer festen Reihenfolge vor. Namensschilder, Programm und Tischordnung gehören spätestens vor dem Eintreffen der Gäste auf die Plätze.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man zu einem Seniorennachmittag einladen?: Verschicke die Einladungen etwa sechs bis acht Wochen vorher. Setze die Anmeldefrist ungefähr drei Wochen vor dem Termin und bestätige die endgültige Teilnahme spätestens sieben Tage vorher.
Was muss man bei einem Seniorennachmittag für den Transport planen?: Erfrage den Transportbedarf direkt mit der Anmeldung und kläre Abholzeiten spätestens zwei Wochen vor der Veranstaltung. Eine aktualisierte Liste mit Namen, Adresse und benötigter Unterstützung sollte eine Woche vorher feststehen.
Wie viele Sitzplätze und Tische braucht man für einen Seniorennachmittag?: Plane pro angemeldeter Person einen Sitzplatz und zusätzlich zwei bis drei Reserveplätze ein. Ordne die Tische so an, dass Hauptwege mindestens etwa 1,20 Meter breit bleiben und Gehhilfen nicht zwischen den Stühlen stehen müssen.
Wann sollte man den Raum für den Seniorennachmittag vorbereiten?: Stelle Tische und Stühle möglichst am Vortag auf und kontrolliere dann auch Wege, Beleuchtung und Stromanschlüsse. Am Veranstaltungstag bleiben damit vor allem frische Speisen, Kaffee, Getränke und die letzte Platzkontrolle übrig.

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