Organiser un afterwork : la bonne méthode, étape par étape

Un afterwork se prépare comme un rendez-vous court, mais très rythmé : les invités arrivent souvent en même temps et le service doit être prêt dès la première minute. Commence par réserver le lieu, confirmer les fournisseurs et envoyer une invitation avec une date limite d’inscription. Ensuite, ajuste les boissons, les en-cas, le mobilier et l’accueil au nombre de participants confirmés. Le jour J, prévois une installation suffisamment tôt pour refroidir les boissons, tester la musique et faire un briefing rapide de l’équipe.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Valider les fournisseurs
3
Rédiger les invitations
4
Envoyer les invitations
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Confirmer les inscriptions
8
Envoyer le programme
9
Vérifier la liste des courses
10
Faire les courses
2 personnes
11
Récupérer le matériel
2 personnes
12
Refroidir les boissons
2 personnes
13
Préparer les en-cas
3 personnes
14
Créer des badges nominatifs
15
Vérifier le lieu
2 personnes
16
Installer le mobilier
4 personnes
17
Installer les tables
3 personnes
18
Brancher l’éclairage
2 personnes
19
Installer la décoration
2 personnes
20
Installer la table d'inscription
2 personnes
21
Installer le bar et le buffet
3 personnes
22
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
23
Tester la musique
24
Briefing de l’équipe d’accueil
4 personnes

Événement

25
Accueillir les invités
3 personnes
26
Enregistrer la présence
2 personnes
27
Servir les boissons
3 personnes
28
Servir des amuse-bouches
3 personnes
29
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
30
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
31
Rassembler la vaisselle utilisée
2 personnes
32
Vider les poubelles
33
Accompagner le départ des invités
2 personnes

Suivi

34
Réfrigérer les restes
2 personnes
35
Ranger le lieu
4 personnes
36
Faire la vaisselle
2 personnes
37
Nettoyer le lieu
3 personnes
38
Retourner les matériels
2 personnes
39
Informer les fournisseurs
40
Conserver les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Tables hautesqté 8
Chaises pliantesqté 40
Porte-manteauxqté 2
Nappesqté 8

Vaisselle

Verres à vinqté 80
Verres à bièreqté 70
Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8

Cuisine

Glacièresqté 4
Conteneurs à glaceqté 3
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux de cuisineqté 3
Bouteilles verseusesqté 6

Équipement

Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Multiprisesqté 4
Rallongesqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 80
Porte-badgesqté 80
Stylosqté 20
Panneaux d'informationqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seaux de nettoyageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite d’inscription au moins 7 jours avant l’afterwork. Utilise le nombre confirmé pour prévoir les badges, les places assises, les verres et les besoins alimentaires plutôt que de travailler sur une estimation vague.
Organise l’arrivée avant le début officiel : installe la table d’inscription, les badges et les panneaux d’information au même endroit. Une personne dédiée à l’accueil pendant les 30 premières minutes évite les files et les invités qui cherchent où aller.
Refroidis les boissons plusieurs heures à l’avance et garde une réserve accessible. Vérifie aussi que les glacières et les conteneurs à glace sont assez nombreux pour maintenir le bar au frais pendant toute la durée de l’afterwork.
Prépare le buffet avant l’arrivée des invités, mais dispose les amuse-bouches au dernier moment. Compte au minimum deux à trois portions par personne pour la première heure et prévois des ustensiles de service séparés pour chaque plat.
Fais un test technique avant l’ouverture des portes : enceintes Bluetooth, éclairage, multiprises et rallonges. Laisse les câbles hors des passages et installe les tables hautes, les chaises et les porte-manteaux avant de commencer la décoration.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un afterwork ?: Prévois idéalement 3 à 4 semaines. Réserve le lieu et valide les fournisseurs pendant la première semaine, puis envoie les invitations au moins 14 jours avant la date prévue.
Quand envoyer les invitations pour un afterwork ?: Envoie-les 10 à 14 jours à l’avance et indique une date limite d’inscription située 7 jours avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de confirmer les participants, les besoins alimentaires et les quantités à acheter.
Combien de boissons prévoir pour un afterwork ?: Pour la première heure, compte environ 2 à 3 boissons par personne, puis 1 à 2 boissons par personne et par heure supplémentaire. Ajoute de l’eau et garde une partie des boissons en réserve plutôt que de tout placer au bar dès le début.
À quelle heure commencer l’installation d’un afterwork ?: Commence au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Ce délai permet d’installer le mobilier, le buffet, la table d’inscription et l’éclairage, puis de tester la musique et de corriger un oubli avant l’ouverture.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.